【2021】PMP：八個常見的項目管理挑戰，如何克服？

 

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儘管項目管理歷史悠久，而且在現代組織中的做用愈來愈重要，但項目失敗仍然天天都會發生。

項目管理研究所的最新研究發現，每9.9％的資金因項目績效不佳而被浪費了，至關於每投資10億美圓，就浪費了9,900萬美圓。

項目管理一般艱苦且累人，具備多重挑戰，其中一些與項目管理規程有關，而另外一些則隨着技術和業務環境的發展而出現。

爲了理解項目團隊面臨的一些障礙，咱們先從五個常見的約束條件講起：

五個常見的項目約束

一、範圍

範圍是指客戶的需求和要求。範圍的更改，也稱爲範圍漸變，可能會嚴重影響項目的時間表和預算。

可是，許多項目經理很難拒絕高級管理人員的要求，或者不跟蹤這些「小」變化。

二、時間

一般，一個項目是由客戶在固定的時間和期限內要求完成的。在某些狀況下，截止日期根本不現實。

在其餘狀況下，項目進行過程當中的時間表可能會意外更改。

三、質量

第三個約束是項目所需的工做質量。根據項目目標，團隊可能須要犧牲質量才能按時完成。

四、成本/資源

團隊可用的預算和資源將幫助或阻礙結果。

五、價值

另外一個約束是項目或項目迭代所提供的價值量。

在項目開始時，不可能對這五個約束進行修復和達成共識，這就是爲何它們被稱爲衝突約束。

例如，當你開始一個新項目時，你不可能贊成在一個團隊中由一我的在一年內爲你的項目交付40個新需求達到完美的質量標準，並實現全部預期的業務價值。

你不會對需求的細節有足夠的瞭解，你還不知道一年中還會發生什麼。

例如，團隊成員跳槽到另外一家公司或經濟不景氣，這時作出承諾的質量標準可能沒有共識。

項目前進的一種方法是時間-範圍-成本三角。你須要肯定哪一個元素最重要，例如，肯定範圍並根據須要調整其餘元素。

在這種狀況下，你能夠選擇增長預算或延長交付所需範圍的最後期限。

若是項目經理都能解決這些約束條件就行了，但一般在項目交付以前、期間和以後都有許多障礙須要注意。

八個常見的項目管理挑戰

01缺少最佳實踐模板

項目管理缺少最佳實踐模板，所以新項目能夠利用早期團隊在相似項目中的寶貴現實經驗。

項目管理還缺少可使人們保持誠實的實時交易項目管理工具——相似於自動櫃員機（ATM）那樣可以使人們保持誠實的實時交易功能，所以「90％完成的神話」經常發生。

缺乏此類工具會形成嚴重的項目數據完整性和人員完整性問題。

02戰略調整不力

戰略是「旨在長期實現組織相對於另外一個組織的競爭優點的分析過程」。

項目僅在項目結果與業務策略相匹配時纔有助於交付商定的策略。不然會浪費資源，致使與利益相關者的衝突，並使團隊成員失去動力。

隨着組織在錯誤的項目上花費時間，長期的成功和競爭優點也會受到損害。

03可見度差

當項目經理試圖評估當前工做的狀態時，會強烈感受到缺乏框架或工具。缺少對項目的可見性是最多見的客戶抱怨之一。

若是沒有人知道項目的進展狀況、下一步應作的工做以及風險的影響，那麼挽救失敗的項目幾乎無濟於事。

04高級管理人員

正如Michael B. Bender在《項目管理人員指南》中指出的那樣，高級管理人員對項目的成功具備重大影響。

許多項目問題都是從領導層開始的，一些值得注意的問題包括：

▪  將項目管理視爲開銷；
▪  戰略調整不力；
▪  「週轉計劃」（優先級不斷變化）；
▪  僅僅由於他們有空就選擇某人來管理一個項目。

05贊助商

四分之一的組織（佔26％）報告稱讚助商支持不足是致使項目失敗的主要緣由。

一般，發起人都是些沒有項目管理經驗的大忙人，他們也可能缺少克服界限的必要影響。

有時，贊助商沒有像他們分配給項目那樣參與其中，對結果幾乎不感興趣。

06文化

文化是項目經理面臨的最嚴峻挑戰之一。

文化爲項目經理提供了一個環境，由於他們必須學會在組織的願景、使命、價值觀，信念和指望中開展工做。

文化驅動組織的動力和風險偏好，進而影響批准的項目。

對於某些組織來講，項目管理被認爲是一項間接費用，沒法提供真正的業務價值。 

反過來，項目也以一種「隨時完成」的態度來看待。

管理層和團隊甚至可能抵制引入項目管理，由於他們擔憂失去對本身的工做風格和過程的控制。

07溝通不順暢

研究代表，有55％的項目經理認爲溝通是項目成功的最關鍵因素。可是，只有四分之一的組織能夠說是有效的溝通者。

因爲項目經理最多將90％的時間花在溝通上，溝通不順暢會影響項目的各個方面。

08人們不肯一塊兒工做

從表面上看，分佈式項目團隊存在溝通不便的問題。

可是對組織動力學的研究代表，人們是否願意一塊兒工做實際上對分佈式團隊問題的影響遠大於物理距離。

 例如，若是一羣人在一塊兒工做了好幾年，即便如今他們中的一些人處於不一樣時區的不一樣地點，他們仍然能夠在遠程工做得很好。

相反，若是將兩組人（每一個組都有本身的產品）合併到一個組織中，而且因爲新組織只須要一個產品，則一組人的產品被「殺死」，於是將兩組人放在在同一樓層，也不會令他們自動一塊兒工做。

若是是新組建的分佈式團隊，雖然沒有利益衝突的歷史記錄，可是團隊負責人必須處理缺少凝聚力、難以跟蹤完成的工做、時區和動機的問題。

缺乏人際交往也使創建信任變得困難，這反過來又會阻礙溝通和協做。可是與利益衝突相比，全部這些都是次要的。

最後的話

項目計劃和跟蹤涉及大量動態和相互關聯的數據。 

因爲信息的豐富性、動態性、互連性和細節性質，其信息複雜性將很容易超出人類記憶、大型白板或諸如Excel之類的靜態電子工具的能力。

可是，經過現代項目管理軟件來利用團隊的項目生產力是明智的。

例如 8Manage敏捷大項目管理軟件，能夠用於項目計劃、時間管理、資源分配、預算以及實際成本跟蹤和變動管理等。

— 同時支持傳統的大型項目和敏捷項目
— 面向實時交易，擁有當前計劃和狀態單一事實版本
— 任什麼時候間能實時自動準確計算最終目標的完成率
— 自動及不可被催毀的審計跟蹤

在項目開展過程當中，8Manage敏捷大項目軟件的實時交易性優點將獲得很好的發揮，有助促進溝通，快速響應客戶需求，不斷適應變化，從而提升了項目成功率。

 

 

 

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