PMP備考指南之第二章：項目運做環境

時間 2019-12-06

標籤 pmp 備考指南第二項目環境简体版

原文原文鏈接

本文已同步至 GitHub/Gitee/公衆號，感興趣的同窗幫忙點波關注~git

第二章：項目運做環境

1. 事業環境因素、組織過程資產

事業環境因素 Enterprise Environmental Factors:是項目團隊不能控制的，將對項目產生影響、限制或指令做用的各類條件。可能提升或限制項目管理的靈活性，也可能對項目結果產生積極或消極影響。包括：github

1）組織文化、結構和治理； 2）設施和資源的地理分佈； 3）基礎設施：現有設施、設備、組織通信渠道、IT 硬件、可用性和性能等 4）信息技術軟件：進度計劃軟件工具、配置管理系統、其餘在線自動化系統的網絡接口、工做受權系統等 5）資源可用性：合同和採購制約因素、已批准的供應商、分包商和合做協議等） 6）員工能力：現有人力資源的專業知識、技能、能力和特定知識面試

（以上6條來自組織內部）數據庫

7）市場條件：競爭者、市場份額、品牌認知、商標等 8）社會和文化影響與問題：政治氛圍、行爲規範、道德、觀念等 9）法律限制：與安全、數據保護、商業行爲、僱傭與採購等有關的國家和地方法律法規 10）商業數據庫：標杆對照結果、標準化的成本估算數據、行業風險研究信息、風險數據庫等 11）學術研究：行業研究、出版物、標杆對照結果等 12）政府或行業標準：與產品、生產、環境、質量、工藝等有關的監管機構法規和標準 13）財務考慮因素：貨幣匯率、利率、通貨膨脹率、關稅、地理位置等 14）物理環境因素：工做條件、天氣、制約因素等編程

（以上 8 條來自組織外部）安全

2. 組織文化與風格（內部的事業環境因素）

文化與風格是通過長期積澱而造成的羣體現象，組織文化由組織成員的共同經驗積澱而成。
共同的願景、使命、價值觀、信念和指望；
規章、政策、方法和程序；
對領導力、層級體系和職權關係的見解；
行爲準則、職業道德；
風險承受力；
運營環境等等。

事業環境因素：有來自組織內的、也有組織外的，都是項目團隊不能控制、沒法避免的。微信

3. 組織過程資產

必定是組織內部的。組織過程資產是執行組織所特有並使用的計劃、流程、政策、程序和知識庫，包括來自任何項目參與組織的，可用於執行或治理項目的任何產物、實踐或知識。網絡

包括兩大類：架構

過程、政策與程序（一般由 PMO 更新）
組織知識庫（一般由項目更新）。

3.1 過程、政策與程序

組織用於執行工做的流程與程序。工具

3.1.1 啓動和規劃：

1）指南和標準，用於裁剪的標準流程和程序以知足項目的特定要求 2）特定的組織標準，例如各類政策（如 HR、HSE、安保與保密、質量、採購和環境等政策） 3）產品和項目生命週期、方法與程序（如項目管理方法、評估指標、過程審計、改進目標、覈對單、組織內使用的標準化的過程定義等） 4）模板（如項目管理計劃、項目文件、項目登記冊、報告格式、合同模板、風險分類、風險描述模板、機率與影響定義、機率和影響矩陣、以及干係人登記冊模板等） 5）預先批准的供應商清單和各類合同協議類型（如總價合同、成本補償合同和工料合同）

3.1.2 執行和監控：

1）變動控制程序 2）風險控制程序 3）跟蹤矩陣 4）財務控制程序 5）問題與缺陷管理程序 6）資源的可用性控制和分配管理 7）組織對溝通的要求 8）肯定工做優先順序、批准工做與簽發工做受權的程序 9）模板（如風險登記冊、問題日誌和變動日誌） 10）標準化的指南、工做指示、建議書評價準則和績效測量準 11）產品、服務或成果的核實和確認程序

3.1.3 收尾

項目收尾指南和要求（如項目終期審計、項目評價、可交付成果驗收、合同收尾、資源分配，以及向生產和（或）運營部門轉移知識等）

3.2 組織知識庫

組織用來存取信息的知識庫。

包括： 1）配置管理知識庫； 2）財務數據庫； 3）歷史信息與經驗教訓知識庫；（項目收尾時，要總結經驗教訓、更新組織過程資產，供未來的項目參考。這是考點） 4）問題與缺陷管理數據庫； 5）測量指標數據庫； 6）以往項目的項目檔案；

4. 如何區分組織過程資產和事業環境因素？

第 1，是組織內部的仍是外部的，若是是外部的，必定是事業環境因素；若是是組織內部，多是組織過程資產，也多是事業環境因素。第 2，項目經理是否能夠選擇，組織過程資產是能夠選擇用或不用；事業環境因素是不容項目經理選擇的。第 3，以「程序」結尾的詞大可能是組織過程資產；以「系統」結尾的詞大可能是事業環境因素

5.組織結構

組織結構/組織形式定義：人員的職責、權限和相互關係的安排；是一種事業環境因素。可能影響人力資源的可用性和項目的執行方式。三大類：職能型、矩陣型（弱矩陣、平衡矩陣、強矩陣）、項目導向型，因此一共是五種組織結構。五種組織結構咱們一個個介紹：

5.1 職能型組織

職能經理就是部門經理角色，職能經理掌握人員績效、徹底掌握項目預算。pm 是兼職，pm極小或沒有權力。

職能型組織優勢：員工只有一個上級、單線溝通、職責分工明確。職能型組織缺點：跨部門溝通困難，部門利益高於項目，員工以本身的本職工做爲重點，妨礙客戶參與項目，所以對項目的反應速度特別慢。

5.2 弱矩陣型組織

pm 權力小於職能經理比起職能型組織，弱矩陣的優勢：增強了部門間溝通.pm 是項目聯絡員或協調員。

項目聯絡員和協調員有區別：項目聯絡員：聯絡溝通做用，沒有權力，須要職能經理作決定。項目協調員：有必定的決策權、能夠向高層經理彙報,打小報告。因此二者最大的區別在於：是否可以作決策。職能經理徹底掌握預算，pm 是兼職

5.3 平衡矩陣組織

PM 權力幾乎等於職能經理

優勢：資源使用效率高

缺點：員工要聽 2 個領導 pm 和職能經理共同掌握預算，pm 兼職。平衡矩陣能夠叫項目經理了，弱矩陣和職能型裏叫項目協調員或項目聯絡員。缺省組織架構：若是 pmp 考試中，題目沒有特別聲明是什麼組織類型，就默認是平衡矩陣。

5.4 強矩陣組織

pm 擁有中到高的權力。強矩陣型組織中，PM 和項目管理行政人員都是全職，而且擁有全權管理項目預算的權力。這是強矩陣組織和職能型、弱矩陣、平衡矩陣最大的不一樣。

PM 的彙報上級再也不是職能經理，而是項目經理的經理。

矩陣式組織：優勢：兼顧項目與職能工做，資源使用率更高，比職能型組織部門間溝通更好缺點：一個員工有 2 個彙報對象（pm 和職能經理），溝通複雜。

5.5 項目型組織

Pm 擁有高到幾乎所有的職權，對預算徹底掌握，pm 和項目管理行政人員都是全職。優勢：pm 權力充分，團隊職責清晰，溝通容易，對項目的反應速度很是快。缺點：員工缺少歸屬感、缺少事業的連續性和保障，資源配置重複使用效率低。

三大類組織結構總結以下：

1）職能型：適合專業技能單1、在部門內開展簡單項目活動； 2）矩陣型：適合跨部門、跨專業的項目，提升資源的使用效率； 3）項目型：適合項目難度高、風險大，須要團隊全身心投入，pm 最大限度的掌握項目資源。

項目管理辦公室（ Project Management Office ， PMO ）一、定義：是對與項目相關的治理過程進行標準化，並促進資源、方法論、工具和技術共享的一個組織部門。二、按照對項目控制權力的大小來分，支持型、控制型、指令型。PMO的職責範圍可大可小，從提供項目管理支持服務，到直接管理一個或多個項目。 1）支持型：擔當顧問角色，爲各位項目經理提供項目模板、最佳實踐、培訓、經驗教訓等資源支持，權力很小，打打醬油玩的 PMO。 2）控制型：PMO 權力居中 3）指令型：直接管理和控制項目，控制權力最大的是指令型。

三、PM 和 PMO 角色差別： PM——Project Manager 項目經理 PMO——Project Management Office 項目管理辦公室 1）項目經理關注特定的項目目標（單個項目），PMO 關注項目集（多個項目）範圍的變動； 2）項目經理控制分配給本項目資源，PMO 優化利用全部項目所共享的組織資源； 3）項目經理管理單個項目的制約因素（範圍、進度、成本、質量等），PMO 站在企業的高度對方法論、標準、總體風險/機會、測量指標和項目間的依賴關係進行管理。從以上總結的三點咱們能感受出來 PMO 是 PM 的上級領導。