項目經理人如何成功推進項目

你受指派負責一個項目，過去你沒有這樣的經驗，你的專業知識也和項目內容沒有太大的關係。究竟如何才能確保這個項目成功推進？

    你被指派負責一項具高度挑戰的項目，多是負責一宗購併案、推出新產品，或執行新的績效評估系統等。不論你負責的是哪一類項目，都得在有限的時間與預算下，扛起爲企業節省成本、創造利潤的目標。

     然而，身爲一名項目經理人，過去你可能沒有任何相似的經驗，而你的專業知識也與所負責的項目相去甚遠。在這樣的狀況下，你如何成功推進項目？

     在去年出版的「項目管理ΜＢＡ」（The Project Managers MBA）一書中，做者科漢（Dennis J. Cohen）與葛拉漢（Robert J. Graham）指出，成功的項目經理人須要具有幾項重要的知識與技能，其中包含了解企業策略、如何提高項目成效、瞭解顧客等；另外，項目經理應將項目視爲一個新創事業，將本身的角色轉換成一名創業家，瞭解企業如何爲股東、顧客與企業自己創造價值。

    首先，在推進項目以前，項目經理必須先了解企業策略，讓項目和企業策略結合。

   企業策略如同方向盤，讓項目的推行有焦點，不致偏離軌道。舉例來講，若是企業的策略着重在強化產品龍頭地位，新產品研發的項目就不會把焦點集中於顧客服務，而會把目標放在產品的創新與速度上。若是項目經理人不瞭解企業策略，很容易就會將項目導入與企業策略相反的方向，最後徒勞無功。

企業策略大體有三類：創建顧客親密關係、卓越營運，與產品領導。企業應特別強化其中一類，可是在其他兩類也要達到產業通常水準。例如，以卓越營運爲企業目標的企業，講求的是效率與數量。麥當勞就是其中的範例。全球麥當勞幾乎都如出一轍，顧客不論走到哪裏，均可以有相同的期待；着重於產品領導的企業，它的目標顧客則是創新的擁護者，所以他們會要求，產品要最好、最新的。當項目經理人清楚公司的策略，在推進項目的過程纔不會偏離軌道，追求和公司不同的方向，致使事倍功半。

     其次，如何提高項目的成效？在回答這個問題以前，先要從評估的標準着手。通常而言，項目成效評估的重點有三：項目推行的速度、品質，以及它所產生的價值。

一般，一個項目從概念造成到項目結束，稱爲項目循環時間（project cycle time），這個時間愈短，企業就愈快享有項目產生的價值，投資也愈快獲得回收。所以，縮短項目循環時間，能夠爲企業增長現金流量、減小項目投資，同時增長經濟價值。然而，如何在控制成本的同時，又兼顧品質及縮短項目循環時間？如下有六個原則可供參考：

1、 選派訓練有素的項目經理人。
選擇項目經理人時，不能夠由於他是技術背景出身，就委派他爲項目經理人。項目經理人必須充滿熱忱，受過訓練，由於他要爲項目成敗負責。

2、 迅速創建標準程序。
 創建項目標準程序的速度要快，但不須要完善。不完善的標準程序可讓問題凸顯出來，進而加速造成解決問題的方案。

3、 組織核心團隊。
項目團隊應該由跨部門的人員組成。因爲團隊成員來自不一樣的部門，所以當問題發生時，能夠得到不一樣部門的意見和奧援，有效解決問題。同時應該注意的是，項目成員還應該包含終端使用者或顧客。核心成員必須善始善終地參與。

4、 確保團隊成員全職負責項目。
爲了加速項目的完成，團隊成員應該一次只負責一項項目，避免同時負責多項項目，削弱力量。

5、 團隊成員最好避免分處各地。
團隊成員應該在同一個區域工做，彼此的溝通協調較容易。

6、 高階主管的支持。
項目失敗一般是由於高階主管沒有參與。項目一旦開始推行，高階主管負有全程參與的責任。

此外，在必要的時候，爲了準時達成項目目標，企業應增長額外投資。麥肯錫顧問公司曾經分析，推出新產品時，若是項目時間拖延至關於產品生命週期百分之十，潛在利潤的損失可能就高達三○％；可是，若項目超出百分之五十的預算，產品能準時上市，則潛在利潤的損失可能只有三％。

另外，在推進項目的過程當中，必須時時刻刻謹記顧客的需求。舉例來講，新產品研發的項目是爲了知足外在顧客的需求；但某些科技項目的推行，則是爲了提高內部員工的工做效率。不論項目對內或對外，項目經理人都得先了解目標顧客是誰，他們有什麼需求，纔可能達成項目的成效。

   然而在瞭解顧客以前，先得掌握市場趨勢。不少項目經理人都有一個錯誤的認知，認爲「新品一推出，就會有人買。」事實證實，這是錯誤的觀念。摩托羅拉的銥計劃就是典型的例子，這項透過衛星提供通信的服務，最後證實沒有市場。爲了不相似事件的發生，項目團隊必需歸入行銷人員，以便掌握市場。

此外，項目經理人必須區分顧客及使用者的個別需求。所謂顧客，是指實際付錢購物的人，使用者則是實際從商品受惠的人。舉例來講，母親爲嬰兒購買濃縮湯，則母親是顧客，嬰兒是使用者。所以，使用者會直接影響產品的銷售。