應用P3E進行IT項目管理初探

1、項目及項目管理

依據PMBOK的定義，項目是爲創造獨特的產品或服務而進行的一次性努力。項目管理是指在項目中運用專門的知識、技能、工具和方法，使項目可以實現或者超過項目干係人的須要和指望。

與傳統的工程建設項目相比，IT項目有其特殊的地方。軟件開發甚至被認爲是完成一項不可能的使命，「沒有銀彈」。究其緣由，主要在於：

1）軟件開發牽涉到極大的複雜性，大多數大軟件產品由幾百萬行源代碼組成，各個模塊間還存在大量的互相影響；有人曾經說，大型軟件系統是那些人類曾建造過的最複雜的事物之一[來自麥肯錫公司的調查]。

2）從一開始就有高度的不肯定性，包括不清晰的用戶需求，設計不徹底能夠預測，不斷變化的需求，不斷變化的技術等等。因爲客戶的須要很難肯定，必須保持構架的開放性，以迎合接下來的變化，否則，昂貴的返工會接踵至。軟件產品也高度依賴於它工做的技術環境，好比開發工具從VB三、VB4一直髮展到今天VB.Net;數據庫系統從原來的FoxBase發展到現在的Oracle、Ms Sql Server,其餘新技術更加層出不窮，UML、MDA、JAVA等技術讓人應接不暇。

若是在混沌中保持清醒的頭腦，如何在混沌中抓住IT項目管理的通常規律？筆者認爲，利用通過實踐檢驗的的項目管理的知識與技能， 創建企業的IT項目管理平臺是必然的選擇。

2、項目管理平臺

對於項目驅動型的IT企業來講，經過創建企業的項目管理平臺，由項目管理平臺來保證項目的成功，進而達到商業上的成功，這是條必由之路。能夠經過下面的圖表說明：

 

在《最佳IT項目管理歷程》一書中，給項目管理平臺作了以下定義：項目管理平臺指一個企業或組織若是決定要採用項目管理方法管理其業務時，必須在組織中創建的一整套管理體系。包含以下4個部分的內容：

1）項目管理組織：公司中專門指定的負責項目實施及項目管理流程創建和維護的部門，好比項目管理辦公室（PMO）；

2）項目管理流程：項目經理和項目團隊成員在執行項目時能夠聽從的一種做業流程，其中定義了在項目實施過程當中各個階段的主要項目管理活動，同時還會提供一些能夠參考和選擇的工具及模板。好比咱們的變動管理程序、版本發佈制度、實施服務指南等等。

3）項目管理培訓：項目經理、團隊成員的培訓是保證項目流程有效，提升項目經理、團隊成員能力的重要手段之一。

4）項目管理信息系統：在21世紀，信息技術是現代社會任何企業發發展的基礎技術，應用信息技術是提升項目管理水平最爲有效的手段。項目管理信息系統，包含以企業級項目管理軟件P3E爲核心，涵蓋版本管理（如VSS）、BUG管理（如BugFree）、內容及溝通管理工具（如SharePoint）等一系列IT工具。這些IT工具，把項目管理的理論和方法演繹爲具體能夠操做的步驟，是最富有應用價值的應用系統和解決方案。

3.P3E軟件簡介

P3E是美國Primavera公司推出的企業級的項目管理工具，已被NOKIA ，Motorola，波音公司等大型企業廣泛採用。軟件由5個部分組成，以下圖所示：

 

Project Manager-項目管理器（核心模塊）：多項目管理和進度計劃安排, 具備強有力的資源、問題跟蹤和團隊協做特色。同時包括項目構造嚮導，能夠 基於企業/行業經驗知識庫快速創建項目計劃。以及網站發佈嚮導，可自動創建企業項目信息查詢WEB站點。

Primavision-網絡查詢分析工具：基於web的、企業/項目領導層適用的項目管理和協做工具，能夠快速分析項目執行情況、編制高層計劃、進行計劃調整、 項目信息更新。

Methodology Manager-方法論管理器：完備的項目實現過程/方法管理套件，能夠建立和再利用企業項目管理經驗/知識庫，共享項目成功經驗。在MM中，軟件提供以下現成的IT項目管理模板：ISO1220七、CMM三、CMM三、MSF、RUP等。以下圖：

 

Portfolio Analyst -項目組合分析工具：方便快捷直觀的多項目、實時的企業級項目進度、資源、費用報告、圖表分析工具。

Progress Reporter-進度彙報工具 (基於瀏覽器):多項目任務分派, 工時單採集, 項目經理和項目組員協做， 組員在接收分配任務的同時，也能夠查看隨任務攜帶的相關技術文檔和任務實施步驟方法、標準。

P3E推薦的項目管理流程以下圖：

 

項目計劃過程包括：1）清晰的定義項目目標；2）把項目工做範圍詳細劃分爲大的「部件」或工做包（Work Packages）；3)爲實現項目目標，必須界定對應每一個工做包必須執行的具體活動；4）以網絡圖的形式描繪活動，代表爲實現項目各類活動之間的必要次序和互相依賴性；5）作一個時間估計，預計完成每項活動需花的時間（肯定須要用到的資源，投入的數量）；6）爲每項活動作一個成本預算；7）估算項目進度計劃及預算，以肯定項目是否能在預算時間內，在既定的資金和可利用的資源條件下完成。具體以下圖：

 

項目控制過程以下圖所示：

 

下面，咱們將結合軟件來具體講述使用P3E進行IT項目管理的基本步驟和方法。

四、應用P3E進行IT項目管理實踐

這裏把應用P3E進行IT項目管理劃分爲13個步驟，其中1~4步爲企業基礎信息編碼工做。5~13步是針對單個項目的管理步驟。

4.1創建企業項目分解結構 Enterprise Project Structure

P3E是一個企業項目管理平臺，具備集中式結構，多用戶體系，統一平臺，縱深管理等特色。下圖顯示的爲P3E實現多項目統一管理的框架：

 

因此實現企業級的多項目統一管理，創建企業項目分解結構（EPS）是首要任務。IT公司存在的項目通常包括新產品研發項目、實施服務項目、重大市場活動、諮詢項目等等。下圖是一個典型的IT公司項目分解結構：

 

4.2創建企業組織分解結構Organizational Breakdown Structure

OBS反映的是企業的管理層次與架構，經過OBS與EPS、Project、WBS、做業的對應實現嚴謹的責任分解體系，作到事事有人負責，無管理盲區。以下圖所表示：

 

P3E中，一個OBS節點能夠對應多個系統用戶，因此OBS能夠基於管理角色或崗位來設置，也能夠按具體管理人員設置，爲了達到責任清晰、分工明確的目的，須要結合EPS和WBS的設置綜合考慮。下圖是某公司的OBS分解結構。

 

4.3創建企業人力資源庫Resource Breakdown Structure

資源分解結構是對企業內全部資源的一種層次化排列的組織方式，對於IT行業，最重要就是人力資源。定義資源的時候，除了員工的基本信息外，須要設定資源對應的系統用戶，設定資源是否使用工時單，及工時單的批准經理。也能夠對資源的角色進行指定。以下圖：

 

4.4創建企業人力資源角色庫

角色是對企業中某一類資源的總稱。角色的做用包括：1）編制計劃時，當不能肯定給做業分配具體的資源時，暫時分配給做業相應的資源。2）計劃編制階段，當資源需求被批准後，能夠依據角色來分配資源。3） 能夠分析企業內某一角色的資源的需求與使用的彙總狀況。好比開發人員能夠細分爲系統分析員、高級程序員、程序員、測試工程師。IT公司典型的角色分類以下圖：

 

4.5在EPS下建立新項目（Project）

IT項目一旦確立，項目啓動工做即開始，包括任命項目經理、組建項目團隊，採用一套結構化的方法來肯定工做的範圍和進行工做安排等工做。在P3E中，能夠在EPS下新建一個項目，命名項目，指定項目的責任人（OBS）、戰略優先級，及輸入項目的預算，時間約束等信息。

在下圖中，產品PowerOn2.3版本開發是項目，XX公司實施服務項目也是一個項目，爲每一個項目指定項目經理，肯定項目的指望完工時間。

 

在下圖的界面輸入該項目信息。

 

4.6在Project下建立項目的工做分解結構（WBS)

項目經理在Project下對項目的工做範圍進行肯定，也就是建立項目的WBS。WBS劃分的原則能夠歸結爲：1）能夠管理的、可以分配專門的職權和職責；2）同其餘進行的工做有最小的搭接或依賴關係，以減小後面計劃編制的複雜度；3）可以根據進展進行度量。WBS劃分主要依據是項目的交付物（project deliverables）。

與工程建設項目不一樣的是，IT研發項目因爲採用不一樣的開發方法體系，其WBS劃分有明顯的不一樣。據統計，各類開發方法體系有近20種，好比常見的瀑布模型法、螺旋法、V模型法、Crystal方法、Scrum方法、極限編程法、微軟的MSF框架、IBM Rational的RUP方法等等。各類方法的優劣，本文不作評判，須要指出的是，爲了走出軟件開發的混沌泥潭，針對研發項目，必須依據企業實際肯定項目的開發過程管理方法，有，總比沒有好（現今還有一些IT企業的軟件開發過程嚴格上講仍是沒有辦法可循）。不少開發方法體系都提供了計劃模板，很是值得咱們學習研究。下圖是微軟MSF的WBS框圖。

 

下圖是IBM Rational RUP(統一軟件開發過程)的計劃模板。

 

對於應用實施服務項目的工做分解，也有一些咱們能夠參考的業界標準。好比SAP、Oracle都有本身的應用實施方法論，Primavera公司對於P3E的應用服務，也有能夠參照的標準過程。下圖是某實施服務項目的WBS分解：

 

在P3E中，針對每一個WBS節點，須要指定責任人，同時能夠記錄預算記事等其餘信息。以下圖：

 

4.7在WBS下建立任務清單、編制時間進度計劃

儘管進度計劃不是項目管理的所有，但工做的時間安排及項目完工日期倒是大多數項目最受關注和最敏感的兩個方面。使用P3E，能夠定義任務、任務的工期和它們之間的邏輯關係，並由程序完成進度計劃。項目經理把編制好的計劃報公司高層或者甲方單位批准，做爲整個項目的行動指南，同時也做爲從此對比跟蹤的基準計劃（BaseLine）。

進度超期是IT項目的老大難問題，詳細的時間進度計劃是解決問題的第一步，沒有時間進度計劃，項目進度控制無從談起。

下圖是某個實施服務項目的進度計劃（局部）。從圖中能夠看出，物資採購模塊的實施從9月30日開始，10月12日結束（採用7天工做制）。須要13天時間。其中調研、基礎資料收集5天，數據輸入、創建初步運行模型5天，評審試運行3天。

 

4.8指派完成任務須要的資源

在P3E中，經過任務上的資源加載，指定完成任務的具體人員。當一個任務須要多人蔘與完成的時候，須要指定誰是「主要資源」，在P3E中，由主要資源反饋任務的進度，非主要資源反饋消耗的人工時。以下圖:PowerOn軟件界面修改美工和三位程序員協做完成。其中，主要資源是「鍾易飛」。

 

4.9建立、派發工時單

建立和派發工時單的工做能夠由公司人力資源主管或者項目經理完成。首先肯定工時單的反饋週期，IT公司通常每週便可。P3E支持批量生成工時單。以下圖，是批量生成下週全部員工的工時單。

 

4.10進度反饋－直接更新任務或者填寫提交工時單

對於進度的反饋，P3E提供了多種方式，一個是登陸PM主模塊反饋任務的開完工時間、完成百分比，反饋資源的本期完成量。另外一個方式是登陸Progress Reporter，推薦採用這個方式，由於是B/S結構，很是適合遠程外地的員工及時反饋工做進展。

在P3E的工時單反饋界面，軟件自動列出本期須要用戶參與的任務。用戶能夠1）記錄任務的實際開完工時間；2）能夠獲取來自項目經理的信息，也能夠就當前任務向項目經理反饋意見；3）使用記事本記錄完成該任務的工做日誌；4）掛接與該任務相關的文檔；5）反饋做業步驟完成狀況；6）填寫針對單個任務，天天或者每星期實際工做小時數。填寫完畢，選擇提交，該表單即不可編輯，等候工時單批准人審批。

推薦在項目管理辦法中規定，每週末下班前爲員工填寫、提交工時單時間。

 

4.11資源經理批准工時單

對於下屬提交上來的工時單，項目經理或者資源經理須要及時審批，有問題，經過P3E「駁回」，讓員工從新填寫。沒有問題，則「批准」，表示對完成工做的承認。一旦批准，則員工反饋的進度自動更新P3E的進度計劃，項目經理依據最新的項目進展狀況，對項目計劃進行分析調整，經過與目標計劃對比，排出新一個版本的進度計劃，重複4.八、4.9的步驟，進行滾動計劃控制。

以下圖：

 

4.12工做量分析

P3E提供了強大的資源分析視角，能夠對資源的預算數量、實際數量、贏得值進行分析、統計、彙總。以下圖顯示的是「康河水」每週的工做負荷。能夠做爲企業人力資源考評的參考。

 

4.13工做質量考評

利用P3E強大的自定義字段功能，咱們能夠極大的擴展P3E的應用。好比，能夠經過增長任務的自定義字段，來對員工完成工做的質量進行考評，打分，以此做爲業績考覈的參考。定義的評價參數能夠是：超期扣分，工做紀律，工做難度，工做強度，工做態度，難度係數等等，經過必定的計算公式，獲得一個綜合分。

    利用P3E的贏得值管理，也能夠對工做業績進行考覈，經過對工期預算值、實際值及贏得值的對比分析，能夠得出進度是否拖期，人工時消耗與預算相比，是節約仍是透支等等。

 

本文簡要介紹了使用P3E進行IT項目的規劃、計劃編制、進度反饋、控制的過程。正如前面所說，IT企業須要提升項目管理水平，藉助信息化手段，創建企業級的項目管理信息系統是必然的選擇。做爲一個世界領先的企業級項目管理軟件，P3E包含強大的功能，是咱們理想的選擇。