Outlook應用指南(5)——日程安排技巧

Outlook 不只能收發電子郵件，還能夠幫助咱們安排平常的工做和生活。在「日曆」窗口中，咱們能夠記錄天天的日程安排和工做中的大事小情，Outlook「日曆」就像是一位貼身祕書，會自動提醒咱們接下來將有哪些事要作！如下給你們介紹一些Outlook「日曆」的相關功能和操做技巧。

1.  如何安排好天天的工做

「約會」就是咱們在「日曆」中安排的一項活動，工做和生活中的每一件事均可以看做是一個約會。

在Outlook中打開「日曆」視圖，單擊鼠標右鍵執行【新建約會】命令，或者直接單擊工具欄上的「新建」按鈕，便可建立一個「約會」事件。

在「約會」對話框中輸入約會事件的主題、地點和時間等信息。當全部的資料都已輸入完畢後，單擊工具欄上的「保存並關閉」按鈕，新的約會事件就創建好了。

若是你想在約會事件發生前獲得Outlook的提醒，能夠在對話框中選中「提醒」複選框，並能設定多久前發出提醒聲音和信息。

針對週期性發生的約會事件，咱們可使用Outlook中的「按期約會」功能，創建一個週期性重複的約會。單擊工具欄上的【重複週期】按鈕，在「約會週期」對話框裏，能夠自定義按期模式。你須要確認約會事件發生的時間，並設定約會事件按期循環的週期和循環的起止日期。

2.  建立和發送會議邀請

Outlook「日曆」中的一個重要功能就是建立「會議要求」，咱們不只能夠定義會議的時間和相關信息，還能邀請相關同事參加此會議。

在Outlook中打開「日曆」視圖，單擊鼠標右鍵執行【新會議要求】命令，或者單擊工具欄上的「新建」按鈕，選擇【會議要求】這一項，便可建立一個「會議」。

建立會議要求的一個重要環節是肯定參會者，咱們能夠點擊【收件人】按鈕，從Outlook「聯繫人」中選擇多個參會者和相關資源，也能夠直接寫參會者的電子郵件地址，多人之間仍用分號分隔開。另外，若是你公司的後臺有Office SharePoint做爲協做平臺，還能夠點擊【會議工做區】按鈕，建立一個用於會議團隊協做的會議工做區。

咱們在安排會議的時候，常常很難確認各位參會者是否都有時間參加會議。打開「會議」對話框中的「計劃」標籤，裏面會以圖形的形式爲你展示每一位參會者的時間安排。要注意的是，實現此功能的前提是每一位員工須要將本身的工做日曆共享出來，才能供項目組成員隨時查看。

最後，咱們點擊工具欄上的【發送】按鈕，這封會議邀請就會以Email的形式發送到每一位參會者的郵箱中了。

3.  接受會議邀請

在收到會議邀請的郵件之後，單擊界面上方的【接受】按鈕便可接受此會議。另外，咱們還能夠根據實際狀況選擇【暫定】或【謝絕】，向會議組織者說明緣由並回復，甚至還能建議新的會議時間。

不管接受、暫定或拒絕會議邀請，咱們均可以選擇將響應發送給會議組織者。以下圖所示，會議組織者會收到系統自動發送的郵件，將說明我已經接受了邀請，參加此會議。

一旦咱們接受了會議邀請，邀請郵件就會自動刪除，而且在Outlook「日曆」中能夠看到此會議的條目已經自動添加進去了。

4.  如何標識重要日程？

方法一：  用顏色區分約會或會議的類別及重要程度

在「日曆」視圖中右擊約會或會議的條目，在【標籤】子菜單中能夠選擇某一類顏色。

在Outlook中，不一樣的標籤顏色能夠表明不一樣類型的內容，你能夠把它理解爲是一種針對內容的虛擬分類方式。Outlook中一共有10種不一樣的顏色類別，你能夠在剛纔用到的菜單中執行【編輯標籤】命令，按照你的意願，對不一樣的類型進行重命名。

方法二：  自動爲特定的會議添加顏色標籤

Outlook容許咱們設定規則，爲知足條件的約會或會議自動套用相應的顏色和格式。首先須要在「日曆」視圖中單擊鼠標右鍵，選擇【自動設置格式】命令。

在「自動設置格式」對話框中單擊【添加】按鈕，鍵入名稱，而後單擊【條件】按鈕，指定套用指定標籤顏色的條件。

5.  我想使用不一樣時區的時間

外企的同事經常須要協調和安排世界多地的工做和會議，因爲可能會處於不一樣的時區，真是很麻煩！Outlook支持附加時區的添加，咱們能夠在保持當前主時區不變的前提下，使用不一樣時區的世界。

執行【工具】菜單中的【選項】命令，單擊【日曆選項】按鈕，打開「日曆選項」對話框。

單擊右下角的【時區】按鈕，打開「時區」對話框。

在「當前時區」選項區域中的「標籤」文本框中可輸入「北京」，在「時區」下拉列表框中選擇相應的選項內容，選中【顯示附加時區】複選框，並在該選項區域中分別設定須要的標籤名稱和時區，便可爲你的Outlook添加第二個時區。

OK! 搞定! 新添加的時區將顯示在Outlook的「日曆」視圖中。須要注意的是，只有「天」視圖和「工做周」視圖支持雙日曆的顯示。