Outlook應用指南(3)——郵件管理技巧

你的郵箱正在被愈來愈多的電子郵件所充斥，面對大量的郵件，怎樣才能實現高效的管理呢？如何才能快速找到所需的郵件呢？如下給你們介紹一些Outlook的相關功能和操做技巧。

1.  爲郵件添加後續標誌

後續標記功能能夠幫助你用不一樣的顏色來標記不一樣類型的郵件。

1、在收件箱的郵件列表區裏，對郵件單擊後面灰色的小旗子。

2、單擊鼠標右鍵能夠選擇所需的顏色標誌。

在「搜索文件夾」中，標有後續標記的郵件能夠按照顏色的不一樣分門別類的顯示出來，供你快速瀏覽和查找。

2. 爲重要郵件添加提醒

利用郵件標誌，咱們還能夠對重要的郵件或須要在指定時間處理的郵件添加「定時提醒」。

右擊郵件標誌，選擇【添加提醒】命令，彈出「後續標誌」窗口。

在「標誌」後選擇對郵件進行標誌的理由（默認爲「需後續工做」，選擇該標誌後，郵件會出如今「標有後續標誌的郵件」的郵箱中），在「標誌顏色」後選擇適當的顏色，在「到期時間」後的兩個下拉列表中分別設置提醒的日期和時間。

這樣，當指定的郵件到期時，Outlook會自動彈出提示框幫你提醒。

 

3.  使用「搜索文件夾」查找郵件

在文件夾視圖中，單擊「搜索文件夾」，選擇「標有後續標誌的郵件」，利用它能夠方便的找到標有後續標誌的郵件。

1、右鍵單擊「搜索文件夾」，選擇【新建搜索文件夾】。

2、在「新建搜索文件夾」對話框中，雙擊「特定人員發來的郵件」，在聯繫人列表中選擇特定的聯繫人。若是在聯繫人中沒有的話，能夠直接在下面「收件人」裏手工填寫。

4.  使用「查找」按鈕搜索郵件

方法一：

1、單擊經常使用工具欄上【查找】按鈕。

2、在「查找」欄中，填寫發件人的信息（好比：E-mail地址、姓名）。在【搜索範圍】裏選擇要搜索的位置。單擊【當即查找】。

3、查找條件能夠保存爲搜索文件夾，單擊查找工具欄上的【選項】按鈕，選擇「將搜索另存爲搜索文件夾」。

方法二：

在郵件標題上單擊右鍵，「查找所有」，選擇【來自發件人的郵件】。

5.  新建電子郵件文件夾

隨着時間的推移，收件箱裏的郵件會愈來愈多，雖然能夠用查找功能來整理這些郵件，但每次都這樣作依然很麻煩。建議你們創建新的文件夾來存放同類的郵件。好比你能夠將好朋友發來的郵件全都存放在名爲「朋友的來信」的文件夾中，這樣，你就能夠很快從自定義的文件夾中找到這一類郵件了。

執行【文件】→【新建】→【文件夾】命令，打開「新建文件夾」對話框，輸入新文件夾的名稱，並指定新文件夾要放在哪裏。

創建好本身定義的文件夾後，我就能夠將郵件分類保存了。

打開收件箱，先選擇郵件，而後按住鼠標左鍵不放並拖曳至相應的文件夾圖標上，釋放鼠標便可。

6. 實現郵件的自動分揀

現實生活中寄出的信件，是通過郵局的揀信和分信處理，才投遞到咱們的信箱中。Outlook也提供了「自動分揀郵件」的功能，它能夠幫助咱們執行郵件的分類。

執行【工具】→【組織】命令，打開「組織」窗口。

接下來你就能夠在「組織」窗口中設置分揀郵件的規則了。

單擊【規則和通知】按鈕，或直接執行【工具】→【規則和通知】命令，能夠建立更復雜的電子郵件自動分揀規則。

你能夠直接選擇某一種規則嚮導，經過模板快速建立分揀規則，也能夠直接由空白規則開始進行建立。

例如在此咱們選擇「將某人發來的郵件移至文件夾」這一模板，指定將發件人爲「老陳」的郵件轉移到名爲「老陳」的文件夾中。

最後，你能夠選擇「當即對已在‘收件箱’中的郵件運行此規則」一項，對收件箱中的曾經收到的全部郵件運行此規則進行分揀。

最後要說明的是，Outlook容許咱們設置多條分揀郵件的規則，這些規則都列在「規則和通知」對話框中的列表裏，優先級由上到下依次排列。咱們能夠對某條規則的內容進行修改，只要點擊選中這條規則，而後單擊【更改規則】按鈕便可。

今天先寫到這兒，下次咱們接着聊有關Outlook聯繫人的管理方法和操做技巧~~