Outlook應用指南(2)——電子郵件收發技巧

1. 設置Outlook郵箱自動收發郵件

執行【工具】|【選項】命令，打開【郵件設置】選項卡。

單擊【發送/接收】按鈕。

選擇【安排自動/發送的時間間隔爲】一項，在後面能夠設定你想要自動收發郵件的時間間隔。例如：5分鐘。（默認是15分鐘）

2. 選擇本身喜歡的信紙

Outlook提供了三種郵件格式供咱們選擇：HTML格式、RTF格式和純文本格式。採用HTML格式的郵件種能夠進行插入圖片、修飾文字和設置段落等各類操做，而採用純文本格式則沒法作出任何文字變化，只保留最單純的郵件格式。只有採用HTML格式，才能使用Outlook提供的信紙寫信。一般狀況下，系統默認新建郵件都採用HTML格式。

咱們一樣執行【工具】|【選項】命令，打開【郵件格式】選項卡，在「信紙與字體」一欄中，單擊【信紙選取器】按鈕。

在彈出的「信紙選取器」對話框中，咱們就能夠選擇本身所喜歡的信紙模版了。固然咱們也能夠新建一個本身設計的信紙模板。

3. 建立個性化簽名

咱們在寫完一封郵件以後，總免不了要在結尾處署上本身的名字、E-mail地址等一串信息，很是麻煩。Outlook具備「自動簽名」功能，能夠將你的簽名自動添加到新郵件中，省去了不少重複的操做。

執行【工具】|【選項】命令，打開【郵件格式】選項卡，在「簽名」一欄中，單擊【簽名】按鈕。

在「建立簽名」對話框中，單擊【新建】按鈕。

輸入新的簽名名稱，選擇【由空白簽名開始】，單擊【下一步】按鈕。

在窗口裏編輯本身的簽名。也能夠單擊【高級編輯】，使用Word或者FrontPage來編輯你的簽名。

3. 發給別人的重要郵件急待處理，如何提醒對方？

1、給郵件添加劇要性標記

新建一封電子郵件。單擊【發送】按鈕右邊的一個紅色感嘆號。這就是重要性標誌。當收件人收到你標有重要性標誌的郵件後，收件人就能夠看到你的郵件後面有一個紅色的感嘆號。

2、添加後續標誌和提醒

若是你在郵件中提到的任務須要後續工做，能夠在郵件編輯界面上單擊工具欄上的【後續標誌】按鈕。在「標誌」列表中選擇所需文本，或鍵入說明的文本。在「標誌顏色」列表中，選擇所需的顏色標誌。在「到期時間」框中，你能夠選擇與此郵件內容相關的後續任務的到期日期和時間。

4. 不知道對方是否收到個人郵件？

在新建郵件的窗口中，單擊【選項】按鈕。

在彈出的對話框中，選中【請在閱讀此郵件後給出‘已讀’回執】一項，這樣只要收件人打開並閱讀了你的郵件，對方的Outlook就會自動發一個「回執」郵件給你。另外，若是選中【請在送達此郵件後給出‘送達’回執】的話，那麼當你發出的郵件到達後，你會收到「送達」回執。

5. 寫好的郵件如何在指定的時間自動發送？

在「郵件選項」對話框中，若是選中【傳遞不早於】一項，就可在後面的下拉菜單中指定想要發送此郵件的具體的日期和時間，Outlook將會按時自動發送此郵件。