Outlook應用指南(6)——數據備份還原技巧

Outlook中存儲了平常工做所需的重要數據，所以，Outlook數據的及時備份也就顯得尤其重要。通常狀況下，Outlook中的數據都是經過PST文件進行存儲和備份的。

PST文件（Personal Folder File我的文件夾）在實質上是一組Outlook信息的集合，如：收件箱、發件箱、草稿、日曆、任務、地址簿，但不包含郵件帳戶及規則。Outlook爲每一個用戶都創建獨立的PST文件。若是你使用的是Windows XP，那麼，你會在「X:\Documents and Settings\用戶名\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook」目錄下面找到名爲「Outlook.pst」的文件，這就是屬於你的PST文件，默認狀態下，這個文件中存儲了Outlook中與你的帳戶相關的全部信息。

1.  備份Outlook數據文件

執行【文件】菜單下的【導入和導出】命令，在彈出的「導入和導出嚮導」對話框中，選擇「導出到一個文件」一項，單擊【下一步】按鈕。

接下來，在「建立文件的類型」中選擇「我的文件夾文件(.pst)」一項，單擊【下一步】按鈕。

在「選定導出的文件夾」 中，咱們能夠選擇須要備份的內容，好比收件箱、聯繫人、日曆等。若是想要將收件箱中全部的郵件都備份，記得要選擇下面的「包括子文件夾」項。若是想要將當前Outlook中全部的信息全都備份在一個pst文件裏，能夠直接選擇文件夾樹形結構的最頂端——「我的文件夾」一項。

最後，指定好我的文件夾的保存位置，單擊【完成】按鈕，便可開始進行備份。

2.  Outlook數據的還原

一旦Outlook數據有損失，或者須要對Outlook數據進行遷移，咱們均可以將曾經備份好的Outlook數據文件還原回來。還原過程與備份是相逆的操做，其方法與備份是基本相同的。

咱們一樣要執行【文件】菜單下的【導入和導出】命令，在對話框中則要選擇「從另外一個程序或文件導入」這一項，單擊【下一步】按鈕。

選擇導入文件的類型是「我的文件夾文件(.pst)」。

指定須要導入的pst文件的位置。

程序將對此pst文件進行解析，將其中包含的文件夾內容羅列出來，咱們能夠選擇須要進行還原的文件夾，最後單擊【完成】按鈕，便可將數據還原到原來的位置。

3.  Outlook數據的自動存檔

須要你們注意的是，Outlook要求單個pst文件的最大容量是2GB，超過這個限制，你的Outlook數據將不能正常讀取。因此，隨着Outlook郵箱的不斷增大，爲了更便於管理，咱們能夠將那些重要但又不常使用的舊的郵件和其餘信息轉移到另外一個位置進行存儲，或者乾脆刪除這些已經到期再也不有效的內容，這些過程均可以經過Outlook中的「自動存檔」功能來完成。

默認狀況下，「自動存檔」功能將按默認的時間間隔（14天）自動運行，它會從文件夾中清除舊的和到期的項目。舊項目是指那些達到指定存檔時間的項目（默認早於6個月的項目是舊項目），到期項目指那些過了某個固定日期內容就再也不有效的郵件和會議項目，例如幾個月前開過的會議。「自動存檔」可將舊項目刪除或存檔到一個指定的存檔文件中。Outlook默認的存檔文件的位置是：「X:\Documents and Settings\用戶名 \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst」。

實際上，Outlook中有兩套「自動存檔」設置：全局設置和單個文件夾設置。全局設置決定「自動存檔」在默認狀況下如何處理Outlook文件夾中的各個項目；單個文件夾設置會覆蓋默認設置，可對不一樣文件夾進行不一樣的「自動存檔」操做。

固然，Outlook默認的「全局設置」是能夠更改的：執行【工具】菜單下的【選項】命令，打開【其餘】標籤，點擊對話框中的【自動存檔】按鈕。

在「自動存檔」對話框中，咱們能夠調整Outlook自動存檔的時間間隔，並能更改舊項目的存檔規則和存檔位置。

若是須要的話，你也能夠進行單個文件夾的存檔設置，爲指定的單個文件夾使用單獨的存檔文件，建立單獨的存檔規則。方法是右擊相應的項目，在快捷菜單中選擇【屬性】命令，打開【自動存檔】標籤，便可進行詳細的設置。

除了「自動存檔」功能之外，Outlook還支持手動存檔：執行【文件】菜單下的【存檔】命令，便可將相應的文件夾當即進行存檔，存檔前不只能夠指定存檔文件的位置，還能夠設置存檔規則。

4.  郵件分揀規則的導入與導出

以前咱們介紹過如何建立電子郵件的路由規則，讓Outlook自動分揀收件箱中的新郵件。Outlook爲咱們提供了郵件規則的導入導出工具，當咱們遷移Outlook郵箱時，利用這個工具就沒必要再從新設定郵件規則了，免去了不少麻煩！

導入或導出Outlook郵件規則的方法很簡單：執行【工具】菜單下的【規則和通知】命令，在對話框中單擊【選項】按鈕。

接下來便可進行規則的導出或導入。Outlook會建立「規則嚮導」規則類型的文件（.rwz）來存儲當前Outlook中的全部郵件規則。

5.  爲Outlook數據上鎖加密

不少用戶使用的是共有計算機，每每不但願其餘人隨意查看本身的郵件。最好的辦法就是給你的我的文件夾上鎖加密！

執行【文件】菜單下的【數據文件管理】命令。

在彈出的「Outlook數據文件」對話框中，選擇須要進行加密的文件夾（以下圖中的「我的文件夾」），而後單擊【設置】按鈕。

接下來，在「我的文件夾」對話框中能夠單擊【更改密碼】按鈕，分別輸入舊密碼（默認爲空）、新密碼和驗證密碼，便可爲你的pst文件加密。另外，爲了不pst文件過大，你還能夠單擊【開始壓縮】按鈕，縮減當前pst文件的大小。

設置完畢！從此當咱們每次啓動Outlook時，程序都會要求用戶輸入我的文件夾的密碼，只有正確輸入密碼，才能打開並讀取郵件和聯繫人等數據信息。

《Outlook應用指南》系列寫到這裏就算告一段落了，但願個人這幾篇文章可以有助於提升你們的平常辦公效率。感謝你們的支持和關注，大家的熱情給了我很大的動力！若有未盡的內容或問題，歡迎給我留言~~~