Outlook應用指南(4)——聯繫人管理技巧

咱們在平常生活中，會將一些經常使用的電話記在電話本中，以便在須要時可以當即查閱。Outlook的「聯繫人」列表也具備類似的做用，你能夠創建一些同事和親朋好友的通信簿，不只能記錄他們的電子郵件地址，還能夠包括電話號碼、聯繫地址和生日等各種資料。如下給你們介紹一些Outlook「聯繫人」的相關功能和操做技巧。

1.  如何快速添加聯繫人?

在郵件的瀏覽區裏，將鼠標移至發件人名稱上，點擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【添加到Outlook聯繫人】命令，便可快速建立一個新的聯繫人。

你能夠在「聯繫人」對話框裏面填寫各種資料，甚至能夠將聯繫人的頭像導入進來。

爲了能讓「聯繫人」列表發揮強大的功能，建議你填寫的越詳細越好，例如聯繫人的生日、頭銜和綽號等。打開「聯繫人」窗口中的「細節」選項卡，這些信息均可以在裏面記錄下來。

2.  每次都要給固定的幾我的發郵件，如何快速的添加聯繫人？

咱們能夠將相關的幾個聯繫人加入到一個「通信組」中，這樣在之後發信時，只要咱們選擇這個通信組，就至關於選擇了這個組中的全部人，如此就方便多了。

 (1)、打開「聯繫人」視圖，單擊工具欄上【新建】按鈕右側的下拉箭頭，選擇【通信組列表】命令。

(2)、首先爲新建的通信組起一個名字，而後單擊【選擇成員】按鈕，選擇當前Outlook「聯繫人」中已有的人做爲組成員；或者單擊【添加新成員】按鈕直接添加新的聯繫人做爲組成員。

(3)、在發送郵件時，只須要在選擇聯繫人的時候，選擇相應的組就能夠了。

3.  聯繫人太多，如何快速找到須要的人？

方法一：用字母定位

「聯繫人」列表中的聯繫人是按照姓氏拼音的開頭字母的先後順序排列的。因此，使用「拼音索引」按鈕能夠很快尋找到聯繫人。在聯繫人區域的最右邊單擊聯繫人名字的第一個字母，能夠快速定位聯繫人。

                                        

方法二：按單位排列

在聯繫人的項目預覽區將「當前視圖」由「地址卡」改成「按單位」，能夠按照聯繫人所在的單位不一樣進行快速查找。

方法三：按類別分類

爲了方便識別和查找，Outlook還容許咱們爲衆多的聯繫人分類。

在「聯繫人」窗口中右擊聯繫人條目，執行快捷菜單中的【類別】命令，便可彈出「類別」對話框，在這裏，你能夠爲這位聯繫人設定屬於哪一種類別。聯繫人的分類不是惟一的，你能夠爲一個聯繫人指定屬於多個不一樣的類別。

這樣，咱們從此在進行聯繫人查找時，就能夠按照不一樣的類別進行分類了。

方法四：用「查找聯繫人」輸入框

在工具欄上的「請輸入要查找的聯繫人」框中鍵入要查找的聯繫人的姓名，能夠直接進行搜索。

方法五：用「查找」按鈕

單擊工具欄上的「查找」按鈕，鍵入要查找的聯繫人的姓名。在「搜索範圍」中選中【選擇文件夾】，在「選擇文件夾中」選擇「聯繫人」。單擊【肯定】再單擊【當即查找】按鈕。

 

4.  怎樣作好聯繫人信息的備份，防止重要信息丟失？

(1)、執行【文件】菜單下的【導入和導出】命令。

(2)、選擇「導出到一個文件」，單擊【下一步】。

(3)、文件類型選擇「我的文件夾.pst」，單擊【下一步】。

(4)、在選出導出文件夾的位置中，選擇「聯繫人」，單擊【下一步】。

(5)、自定義保存位置。單擊【完成】。

生成的pst文件能夠妥善保存起來，一旦須要還原Outlook聯繫人的信息，咱們能夠再次一樣執行【導入和導出】功能，選擇「從另外一程序或文件導入」操做便可進行數據的還原。

5.  如何查看與聯繫人的各類信息往來？

在「聯繫人」視圖中，雙擊想要查看的聯繫人信息，打開聯繫人對話框中的「活動」標籤。這裏會羅列出曾經與此聯繫人相關的全部活動信息，包括郵件往來、約會事件等，你能夠直接雙擊這些條目查看詳細狀況。

6.  如何製做和發送本身的電子名片？

爲了方便與客戶的業務往來，你能夠爲本身建立一個電子名片，並將其轉發給相關聯繫人，以便往後進行聯繫。

首先爲新建「聯繫人」，把本身的信息詳細填寫好，而後執行【動做】菜單下的【做爲vCard轉發】命令，Outlook就將會自動新建一封電子郵件，並將此聯繫人的信息以附件的形式附加在此郵件中（vcf文件），指定收件人，發送便可！

對方收到你的vCard後，既能夠打開進行查看，也能夠點擊【保存並關閉】按鈕將你直接保存爲他的一個聯繫人。固然，別忘了前提是對方的電腦裏也安裝了Outlook~~~