項目範圍管理學習（五）：項目範圍定義與分解

5.1 項目範圍管理規劃

    就是肯定項目範圍並編寫項目說明書的過程。項目範圍說明書說明了爲何要進行這個項目，等同於項目說明書。項目和子項目都要編寫範圍說明書，通常來講，項目範圍說明書由項目班子來寫。項目範圍說明書是項目班子和任務委託者之間簽定協議的基礎。

項目範圍管理規劃的依據：項目管理計劃、項目章程、項目許可證、成果說明書、環境因素、組織過程資產

項目範圍管理規劃的工具與技術：專家判斷、成果分析、成本效益分析、項目方案識別技術、樣板表格標準

項目範圍管理規劃的結果：項目範圍說明書（初步），輔助性細節，項目範圍管理規劃

 

5.1.1 項目範圍管理規劃的依據

    一、項目管理計劃：項目管理計劃是說明項目將如何執行、監督和控制的一份文件。是最宏觀的總計劃

    二、項目章程，提供了高層級的項目表述和產品特徵

    三、項目許可證：正式認可項目存在的文件。

    四、成果說明書

    五、環境因素

    六、組織過程資產：各類規章制度，指導方針，規範，工具方法等。

 

5.1.2 項目範圍管理規劃的工具與技術

    一、專家判斷：外界力量，具備承上啓下的做用。優勢：專業，缺點：片面性

    二、成果分析：企業自身的內部力量，參考歷史成功案例

    三、成本效益分析：企業自身的內部力量，根據成本收益比較來選擇項目

    四、項目方案識別技術：團隊力量，如頭腦風暴（屬專家判斷），側面思考等

    五、樣板，表格，標準

5.1.3 項目範圍管理規劃的結果

    一、項目範圍說明書（初步）

        （1）項目的合理性說明

        （2）項目的可交付成果

        （3）項目目標

        （4）項目成果的簡要描述

    二、輔助性細節

    三、項目範圍管理規劃：主要是描述如何管理和控制項目的範圍，以及如何對項目範圍的變動進行管理的一種計劃文件。主要包括：

            如何管理項目範圍，對項目範圍穩定性的評價，說明如何識別範圍變動以及如何對其進行分類。

 

5.2 項目範圍定義

項目範圍定義就是把項目的主要可交付成果劃分爲較小的，更易管理的許多組成部分，最終定義和界定項目產出物範圍的項目管理活動。項目範圍定義的目的在於明確界定項目產出物和項目可交付成果及其各類約束條件等。

    項目範圍定義是經過任務分解實現的，任務分解就是把籠統的，不能具體操做的任務細分紅較小的且易執行和控制的，包含具體細節的可操做任務。任務分解有助於提升項目成本估算、進度和資源估算的準確性，有利於對項目的執行狀況進行評價，便於明確項目團隊成員的職責和進行資源分配。

5.2.1 項目範圍定義的依據

    範圍管理規劃、項目章程、初步範圍說明書、需求建議書、組織過程資產

5.2.2 項目範圍定義的工具與技術

    專家判斷、利益相關者分析、成果分析、成本效益分析、項目方案識別技術、工做分解結構（WBS）

5.2.3 項目範圍定義的結果

    一、項目範圍說明書：在初步項目範圍說明書基礎上進一步細化和制定的。項目範圍說明書主要包括如下事項：

        （1）項目目標  （2）產品範圍說明書  （3）項目要求說明 （4）項目邊界 （5）項目可交付成果  （6）產品驗收準則

        （7）項目制約因素  （8）項目假設  （9）項目初步組織  （10）項目里程碑  （11）資金限制 （12）費用估算

        （13）項目配置管理要求 （14）項目技術規定說明書  （15）批准要求

 

如何判斷項目在項目範圍管理方面是否合理？

（1）項目決策選擇階段，是否運用科學的決策方法

（2）啓動階段，是否造成了正式文本，如項目章程，受權書等

（3）範圍規劃階段，是否造成了說明文檔，如範圍說明書

（4）項目執行階段，是否嚴格按照規定的程序實施項目，是否有效監督

（5）收尾階段，是否有效審計項目，完成項目驗收

肯定項目範圍的做用：

（1）提升實踐，費用，資源估算的準確性

（2）肯定了進度測量和進度控制的標準

（3）有助於清楚的分配責任

5.3 項目範圍分解

   5.3.1 項目範圍分解的依據

項目範圍說明書，項目範圍管理計劃，組織過程資產

    5.3.2 項目範圍分解的工具與技術

        （1）WBS樣板：主要應用於項目範圍管理，是一種在項目全範圍分解和定義各層次工做包的方法。

        （2）工做分解技術：結構化分解方法，過程化方法，

   5.3.3 項目範圍分解的結果

在項目範圍說明的基礎上，WBS有助於加深對項目範圍的理解。項目範圍分解的主要結果以下：

    （1）項目範圍說明書（新）

    （2）項目WBS圖及其相關文件。最主要的內容有：項目工做包，工做包之間的關係，工做包與交付物之間的關係，是下一步開展項目成本和資源配置的依據之一。

    （3）WBS字典：製做WBS過程生成的並與WBS配合使用的文件叫作WBS詞典。WBS字典主要包括編碼，工做包描述，成本預算，時間安排，適量要求，責任人，資源配置狀況，其餘屬性。

    （4）範圍基準

    （5）項目範圍管理計劃（更新）

    （6）請求的變動

5.4 WBS的制定

 5.4.1 WBS概述及其相關術語

    一、WBS：WBS一般是一種面向成果的樹，其最底層是細化後的「可交付成果」。它是將項目的各項內容按其相關關係逐層進行分解，指導工做內容單1、便於組織管理的工做單元爲止。

 

制定WBS的意義：

WBS是在整個項目的設計和範圍計劃的管理過程當中產生的最主要的管理成果之一，也是最爲複雜的。項目的WBS應該可以直接反映項目所在組織的戰略設計和項目環境對項目的影響，若是沒有一個良好的WBS，就不可能實現項目爲戰略提供支持和服務的目標。一樣，在對項目管理進行的階段，沒有WBS，後來全部的項目計劃和管理工做也都不可能取得良好的效果。能夠說，WBS是整個項目管理系統中的骨架和樞紐，沒有這個骨架和樞紐，就沒有項目管理。

 

    二、工做包：相關工做活動的集合，它位於WBS的最底層，也是WBS最低層次的可交付成果。創建有效工做包的原則以下：

        （1）是可交付的獨立單元

        （2）應落實到具體的單位或我的

        （3）適用於大多數人員

        （4）與特定的WBS單元直接相關

        （5）應是最短週期

        （6）明確工做包之間的關係

        （7）肯定實際預算和資源需求

    三、WBS的編碼：特色：惟一性。

    四、WBS的字典。

5.4.2 WBS建立原則

    （1）按活動性質分類

    （2）沒必要考慮工做順序

    （3）沒必要強求工做對稱

    （4）分解到以可靠的工做量估計爲止

    （5）一個單位工做任務只能在WBS中的一個地方出現

    （6）一個WBS項的工做內容是其下一級各項工做之和

    （7）每一項工做只有一個負責任

    （8）工做任務與實際執行過程一致

    （9）必須全員參與制定

    （10）必須歸檔

    （11）必須具備靈活性

    （12）遵循80h或40h規則，將工做項細分到兩週或一週就能夠完成，以便檢查和控制。

 

5.4.3 工做分解的方法

類比法，自上而下，自下而上法。

5.4.5 運用WBS進行工做分解的步驟（自上而下法）

    （1）瞭解項目環境，明確項目目標

    （2）明確項目的主要可交付成果

    （3）根據項目的可交付成果選擇構建WBS方法（核心步驟）

    （4）覈實工做分解的充分性

    （5）覈實工做分解的正確性

    （6）制定WBS詞典，進行工做單元編碼

    （7）讓項目利益相關者審閱和評估WBS

    （8）根據WBS開始項目的各項計劃工做

 

5.4.6 WBS的做用

    （1）讓相關人清楚瞭解項目狀況，確保不漏掉任何重要事情

    （2）有助於制定完整的項目計劃

    （3）質量和數量方面提供基準

    （4）明確我的的責任和權力

    （5）保證項目結構的系統和完整性（最基本要求）

    （6）方便觀察，瞭解和控制整個項目的過程

    （7）對資源進行分配和預估

    （8）用於創建項目目標保證體系

    （9）對完成情況進行評價

    （10）協調各專業各部門。

5.5 工做分配矩陣

是一種將WBS與項目組織結構創建起關聯關係的結構。明確我的或部門在項目工做中的關係，責任和地位的工具。