項目微管理23 - 會議

對於開會，留在四代心中是截然相反的兩種印象：一種是能幫助解決問題，而另一種是浪費時間。

 

之因此出現這種狀況，是由於四代經歷過的一部分會議組織合理，議題明確，步驟清晰，能起到會議所能起到的溝通做用，因此能快速的理清問題，統一思想，得出結論。

 

 

而另外一部分會議組織混亂，議題也沒有一個明確的中心，一大堆問題雜糅在一塊兒，烏七八糟，不只無助於問題的解決，反而會引入了更多的分歧和誤解，甚至長時間無心義的討論還能引發與會者的強烈反感和厭惡。

 

 

如何組織一場低效的會議

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關於高效會議，其實有不少的文章和書籍在論述。不過，在討論如何組織高效會議以前，咱們先來看看如何組織一場低效的會議。

 

結合身邊實際的例子，四代以爲組織一次低效的會議必定要注意如下事項：

1. 任何事情只要能開會解決的，必定要開會解決，這多威風，多熱鬧啊。
2. 會前千萬不要準備什麼議程，這樣開會就會驚喜多多，會議必定低效。
3. 會前千萬不要提早通知你們會議的有關內容，這樣你們開會臨時知道內容的時候纔會頭腦發昏，容易低效。
4. 會議必定要通知七大姑家八表妹的同窗的奶奶，無論她與這個會議有沒有關係，也無論她老人家來了是睡覺，仍是聽戲，都無所謂啦。
5. 會議必定不要有什麼中心議題，一切話題隨緣，就像嘮家常同樣，隨便聊，這樣纔會真正的低效。
6. 會議必定不要完成任何決議，這樣之後纔有機會繼續舉行低效的會議。
7. 會議必定要遲到和拖堂，要不怎麼才能顯示這個會有多低效呢？

好了，差很少低效的會議都是這樣的了。

 

 

固然了，你們都知道這是一個笑話，不過這種事情常常在四代身邊發生，既然知道了如何組織一場低效的會議了，那麼相反的，如何組織一場高效的會議就不言而喻了。

 

如何組織一場高效的會議

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在四代看來，組織一個高效的會議基本步驟是差很少的：

 

第一步，發起人思考要不要組織會議。

 

不客氣的說，會議組織的很差，絕對會是摧殘生產力的大殺器，要知道會議上每一分鐘的付出，都不是一我的的，而是與會每一個人的一分鐘，因此要是浪費一分鐘，就是那麼多人的一分鐘，難怪不少人稱呼這種沒有必要的會議叫「謀殺」了，名符其實！

 

 

其實組織會議是一個很是精細的技術活，須要那麼多的步驟，任何一個步驟作很差，均可能會將會議的正面做用抵消乾淨。因此思考是否須要開會就像思考發動一場小型的戰鬥同樣，須要特別的慎重。

 

沒那個必要的時候就別開會，採用其它的方式若是能夠的話，就不要考慮開會。說老實話，程序員最討厭開會了！

 

第二步，發起人思考組織哪些人蔘加會議。

 

若是一件事確實須要開會來討論和解決，那麼下一步就是要考慮要邀請哪些人來參加會議，其實除了極少數的幾種會議，好比動員大會，政策調整的會議，例會等外，大部分會議只須要事件的當事人蔘加便可。

 

第三步，發起人提早預約好時間和地點。

 

這一步不須要多說，臨時的或者突發的討論會議也有，不過大部分狀況下都應該詢問參會者的安排，根據他們的狀況預留必定的時間，提早肯定時間和地點。

 

第四步，發起人肯定議題和流程，提早發出來。

 

預留時間的目的就在於要讓參會者預習會議議題，作好準備，這一點看似簡單，倒是高效會議必不可少的一步。因此，議題和流程要提早發出來。

 

 

四代有時候還作不到這一點，這是四代在這個方面須要改善的一點。

 

第五步，準時開始會議。

 

好吧，四代歷來都是以爲這就是理所固然的事情嘛，不過現實狀況真的是不如人意，有的會議如培訓還好，有人遲到了也不怕，準時開始就好。但是有些會議缺乏一些人可能就開始不了，這就有些尷尬了。

 

對於遲到，四代以爲一部分緣由是一些人不在乎別人的時間，這種狀況不討論了，沒什麼意義，還有一部分人就是一忙就忘了，對於這些同窗，能夠藉助一些日程安排的工具，網上不少，四代就是使用Outlook來管理這些會議和計劃，效果很是好。

 

 

如今的狀況是，遲到幾乎已經成爲不少公司的陋習了，固然這裏大部分不是組織者的責任，更多的是參會者的緣由，這個時候，一種廣泛的懲罰性措施就是遲到者捐助個小紅包，或者給全部參會者買個冰淇淋，這個主意不錯，四代一直想試試。

 

第六步，發起人控制會議進程，處理確立的議題。

 

組織一個高效會議最爲關鍵的一步就是可否控制會議不跑題。

 

 

大多數拖沓冗長的會議失敗就失敗在這一環，這些會議前面作的都挺好，可就是到這一環就卡殼了。參會者聊着聊着，一旦興起，只要每人隨意發揮一下，組織者再不加控制，會議基本上當即就會跑偏。常常性的狀況就是時間到了，既定的目標卻沒有達到，不得不延遲會議或者再訂一次會議繼續。

 

第七步，發起人思考是否須要進行後續的會議。

 

預估會議時間比預估任務的完成時間要輕鬆的多，由於影響因素比較少，因此突發狀況比較少，一般的規劃好的會議都能提早結束。

 

可是在極少數的狀況下，仍是會出如今當前會議時間已快到，卻還不能決定或肯定的東西。這種狀況下，四代以爲不該該隨意延遲會議時間，而是組織者要衡量一下當前的情況，若是覺的不能如期結束，而又不能經過其它方式完成的話，就果斷決定進行下次會議接着討論，並在當次會議說明狀況。

 

第八步，準時結束會議。

 

這個沒必要要多說了，守時實際上是一我的誠信的最直接的表現，最起碼四代是這麼覺的的，也一直堅守的一種習慣。每次因爲特殊狀況不能按時結束會議的，四代內心會以爲很是忐忑，也都會覺的特別慚愧。

 

 

 

要不要定基調

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說到會議，四代想起了曾經接觸過的一類管理者，這一類管理者特色很是鮮明，就如開會的時候，會議一開始，他就會亮出本身的觀點，好比「我以爲須要怎麼怎麼樣？大家認爲怎麼樣？」，一旦別人有不一樣的意見，他會當即拋出一大堆牽強的緣由來否認別人的想法，搞到最後，你們無話可說。

 

 

因而沉寂一陣以後，管理者滿意的說：「既然你們都不反對，那就這樣了」。貌似很民主，其實都是在走形式。四代時刻都在提醒本身，千萬不要嘗試這種風格。

 

在團隊會議中，四代通常都最後一個亮明觀點，這樣既剋制了上面那樣作的衝動，又能夠綜合你們的意見，何樂而不爲呢。

 

對於PC的會議來講，不少時候須要多個團隊共同參與，由於一個產品須要這些團隊協同工做，而「合做」也就涉及多個團隊之間的溝通和交流，而多個團隊之間合做不像在紅細胞內部那樣便捷，溝通的不及時和不通暢必然會致使合做上的不滿意，四代就遇到了這個問題。