溝通技巧系列 - 給予和接受反饋的正確姿式

給予反饋

「績效評估」 - 每每是不論普通員工仍是管理者都不肯意作的事情。

世界各地的員工和管理人員都對這種儀式感到恐懼，其中存在的主要問題是：咱們已經將反饋的給予和接受程序化了。咱們暗中觀察員工的平常表現，而且記錄下來。而後，經理把一個倒黴的員工帶到辦公室，給他或她一個年度的「建設性的批評」。

毫無疑問，這個過程使人不安和和充滿恐懼的挑釁。而咱們每每都是在這樣的情緒環境下，提出改進的建議，並談論將來的目標。這是一個恥辱，由於給予和接受反饋是你能夠與你的團隊成員進行的最重要的溝通。

經過正確的方式和正確的意圖反饋溝通，是表現偉大的途徑。員工必須知道他們什麼作得很好，什麼須要改進。可是，要讓他們真正聽到你的想法和建議，以便改善，必須經過頻繁並且細心安排的反饋溝通才能實現。

給予反饋是一項技能。就像全部的技能同樣，須要練習才能作到。所以，在下文中將提供一些關於如何建設性和有效地提供反饋的提示。

有效給予反饋

第一條規則：努力使其成爲一個積極的過程和體驗

在提供反饋以前，請確保您提醒本身爲何要這樣作。給予反饋的目的是爲了改善狀況或表現。苛責，批評或攻擊對方是不能達到效果的。

這並非說你必定是積極的。若是有人對你所說的話沒有足夠的重視，那麼消極性甚至憤怒就會起做用。可是，這應該謹慎使用。當你的方法是積極的，而且專一於改進時，你一般會從更多的人那裏得到更多。

及時

你處理這個問題越及時越好。反饋並非讓對方感到驚訝，因此你越早作這件事，人就越會期待。

貼士：

若是涉及的狀況是高度情緒化的，則是例外。在這裏，等到你們平靜下來，而後再進行反饋。你不能冒險讓本身陷入困境，冒險說一些你會後悔的事情。

按期

反饋是一個須要不斷關注的過程。何時須要說，說出來。人們知道他們老是站在哪裏，並且幾乎沒有什麼驚喜。並且，問題不會失控。這不是每一年一次或每三個月一次。雖然這多是正式反饋的時機，可是非正式的，簡單的反饋應該比這更頻繁地給予 - 可能每一個星期甚至每一天，視狀況而定。

隨着這種頻繁的非正式反饋，正式的反饋會議每每就不會出現無話可說了。

認真準備

你不想讀一個腳本，但你須要清楚你要說的。這有助於您保持正軌並堅持這些問題。

具體明確

告訴人們他們須要改進的地方。這樣能夠確保你堅持事實，減小歧義的空間。若是你告訴某人他們行事不當，那到底是什麼意思？他們是否太大聲，太友善，太隨意，太翻身或穿得太差？

記住堅持你所知道的第一手：若是你開始根據別人的觀點提供反饋，你很快就會發現本身處於風雨飄搖的地步。

貼士：

儘可能不要誇大其詞。避免使用「永不」，「所有」和「永遠」這樣的詞，由於這我的會主動防護。老是討論行爲的直接影響，不要針對我的進行責難。

私下批評

雖然公衆的承認，但公衆監督不是。

創建一個安全的地方談話你不會被打擾或偷聽的地方。

使用「我」語句

從你的角度給出反饋。這樣你能夠避免給人貼標籤。

說「我在老闆面前批評個人報告時，我很生氣和受傷」，而不是「你昨天不敏感」。

聚焦

反饋會議應討論不超過兩個問題。除此以外，你冒着被攻擊和士氣低落的風險。

你還應該堅持這我的實際上能夠改變或影響的行爲。

談論積極

一個好的規則是從一些積極的事情開始。這有助於讓人放心。這也讓他們「看到」成功的樣子，這有助於他們下一步採起正確的步驟。

只要不是強迫，也能夠在反饋會議結束時給予積極的反饋。不然，人們會感到沮喪，毫無價值。

貼士：

許多人可能傾向於過分這一點，他們最終夾心太多積極之間的建設性的反饋。而後外帶的信息就變成了「我真的作得很好」，而不是「我很善於和顧客溝通，可是我須要把個人同事們的人際交往能力提升到同一水平」。

提供具體建議

確保大家都知道須要作些什麼來改善這種狀況。主要的信息應該是你的關心，並但願幫助這我的的成長和發展。設定目標並制定計劃來監督和評估進展。

貼士：

你可能不一樣意全部的事情，因此最好讓他提出本身的觀點。使用短語，如「你對此有什麼反應？」或者「這是發生了什麼事情的公平表明？」積極傾聽他或她要說的話，並試着讓他或她提出一些改進建議。這樣他們就有機會擁有解決方案，而且更有可能遵循這個解決方案。爲了不聽起來像你在講道，遠離「好」，「壞」，「必須」，「須要」等詞語。

跟進

反饋的所有目的是提升績效。您須要測量是否發生這種狀況，而後隨時進行調整。必定要記錄你的談話，討論什麼是工做，什麼須要修改。

貼士：

積極徵求老闆，同事和客戶的意見也很重要。

要點

反饋是一條雙向的街道。你須要知道如何有效地給予它，同時如何建設性地接受它。

當你有意識地選擇按期給予和接受反饋時，你會證實反饋是我的發展的強大手段。正確地作，反饋不須要痛苦，士氣低落，或者艱鉅，越多的練習你將會變得越好。它可能永遠不是你最喜歡的與員工，同事或老闆交流的方式，但它確實有可能使你的工做場所成爲一個更有效率和更和諧的地方。

接受反饋

過去的領導是一個知道如何說的人。將來的領導者將是知道如何問的人。
-Peter Drucker

反饋的好處

爲了提升您的技能和專業成長，重要的是要得到您所作工做的反饋意見。畢竟，你不能修理任何東西當你不知道的東西壞了！反過來，你的改善可能會致使晉升或其餘機會。這也會提升你的自信心，並向你的老闆代表你真的關心你的工做。

另外一方面，沒有獲得任何反饋可使你認爲你的貢獻沒有被重視或注意到。這可讓你質疑你正在作的工做和你的總體能力的重要性。這也會損害你的士氣和自信心。

這就是爲何你主動要求反饋，尤爲是若是你須要的人沒有按期提供這些信息，這一點很重要。 （例如，一些管理者可能只會在年度績效評估中提供詳細的反饋。）

另一個好處是，當你要求反饋的時候，你要按照你的條件來作。你在精神上已經準備好聽到好的和壞的東西，並且你願意努力改善。

克服「反饋恐懼」

詢問反饋可能有點嚇人 - 畢竟，你要接受本身可能受到的批評。起初這可能很困難。

你能夠經過調整你的思惟來克服這種恐懼。請記住，沒有人是完美的 - 咱們全部人都犯錯誤，每一個人都有改善的餘地。在這方面，你和團隊中的其餘人同樣。

可是，須要勇氣認可本身不夠完美，而且積極接受建設性意見。所以，若是您要求反饋，那麼您已經把本身放在了同事和競爭對手之上。

向誰要求反饋

要求反饋的最明顯的人是你的老闆。可是，他/她不是惟一能給你有用的反饋的人。

你的同事可能會對你的表現有一些很好的看法。他們可能會注意到你和你的老闆可能忽視的有關你的工做的事情。 （您也能夠提供給他們的反饋。）

您也能夠要求您的客戶提供反饋。這代表他們關心你的關係和你爲他們所作的工做。這也讓你有機會在他們失去信心以前解決任何問題，並把他們的業務帶到別處。

此外，您能夠要求供應商提供反饋 - 任何改善您工做關係的看法都是有價值的。

注意：

其餘人可能很難給你反饋，特別是若是是建設性的批評。他們極可能想幫忙，但他們可能也不想傷害你的感情！因此盡你所能讓他們放心，這樣他們能夠誠實地對待你。

如何要求反饋

如今咱們來看看如何有效地要求反饋：

1.考慮時機

首先，考慮爲何你須要反饋意見，以便你能夠適時地處理你的請求。例如，您是否但願得到關於您的整體業績或特定項目，任務或事件的反饋？

若是你須要通常性能的反饋，那麼你能夠在任何合理的時間要求。可是，若是您須要關於某個特定事項的反饋，例如您剛纔提交的會議或剛剛提交的報告，那麼在事件發生後當即要求提供最有幫助的信息。這種直接性將確保您得到最準確的性能表現。

2.具體

每當你要求反饋，儘量具體。

通常問題，如「我好嗎？極可能會收到通常的答案。經過詢問具體的問題，你會獲得更好的反饋，好比「個人週報是否像你想要的那樣完全？」

您也能夠要求採起具體行動。例如，你能夠問：「你認爲我能作些什麼改進？」

若是你不肯定對方爲何給你一個特定類型的反饋，或者若是你以爲那我的可能跳到了錯誤的結論，那麼就問更多的問題。在我的給予的時候澄清任何反饋是很重要的。若是你不這樣作，你稍後就能夠熬過去，也許你本身就能夠跳出一些不正確的結論。

3.優雅面對

若是你收到負面的反饋，很容易爲你的行爲提供一個藉口，或者指責別人。

所以，學會如何處理好批評是很重要的。請記住，你要求這個機會來改善！在你的回答中保持開放和外交的態度，並感謝對方的時間和精力。

不要將反饋意見變成針對我的性的攻擊，在面對建設性的批評中學習如何保持你的信心和樂觀。

4.認真的聽取

當你收到反饋意見時，你可能會當即開始考慮藉口來解釋你的行爲，或者你可能開始計劃當對方說完話後你要說什麼。

所以，在收到反饋意見時，要努力傾聽對方的細節。使用主動聆聽，這樣就能夠全面衡量這我的在說些什麼。

如何有效地使用反饋

反饋只有在你採起下一步，實際上作了一些事情的時候纔有用。

在對此採起行動以前，請探索收到的反饋意見。這將幫助你理解爲何你的行爲須要改變。

一旦你更好地理解了反饋，拿出一個使用它的計劃。問問本身如何改進，並寫出你須要採起的步驟。

這能夠成爲一個重要的我的目標。例如，假設你的老闆在最後一次演講結束時給了你一些有用的反饋，她說你須要按照你的表達方式，尤爲是你的神經。你能夠作到這一點，並承諾花一些時間，以便提升你的演講技巧。

反饋不公平時

您收到的一些反饋將是有用的，並會激勵您更好地執行。然而，有些多是相反的 - 不可用或者不正當或者不公平。

不公平的反饋每每是苛刻的，我的化的，廣義的，並且可能更多的是我的的攻擊，而不是真誠的渴望幫助你改進。

注意：

若是您擔任管理角色，請確保您爲團隊提供須要改進的反饋。要學習如何提供有效的反饋，幫助團隊成員成長。

關鍵點

若是你想在我的和專業上成長，反饋能夠是很是有用的。意識到你常常須要詢問反饋是很重要的。

當你要求反饋時要具體說明你想知道的內容。提出問題來澄清你不肯定的任何事情，並在收到反饋時保持優雅。請記住，提供反饋信息一般與聽到信息同樣困難。考慮到這一點，確保你說「謝謝」！

收到反饋意見後，花點時間瞭解他人的意見，而後提出改善計劃。您經過反饋收到的信息能夠變成您能夠用來改善職業生涯的目標。