「樣板參照法」——項目管理團隊建設的有效工具

一、項目管理團隊建設的概念和重要意義

1）項目管理團隊及其建設的基本概念

項目管理團隊是指本着共同的目標、爲了保障項目的有效協調實施而創建起來的管理組織，通常由項目經理和團隊成員組成。

項目管理團隊建設就是指將肩負項目管理使命的團隊成員按照特定的模式組織起來，協調一致，以實現預期項目目標的持續不斷的過程。項目管理團隊建設通常要依次經歷初創期、磨合期、規範期、成熟期和解散期等5個階段，基本上與項目的生命週期相同步。

項目管理團隊建設是項目經理和項目管理團隊成員的共同職責，團隊建設過程當中應創造一種開放和自信的氣氛，使全體團隊成員有統一感和使命感。實踐證實，團隊成員的社會化將會促進團隊建設，並且團隊成員之間相互瞭解越深刻，團隊建設就越出色。項目經理要確保團隊成員間保持相互交流溝通，併爲促進團隊成員間的社會化創造條件。團隊成員也要主動地創造條件增強溝通和融合。

2）項目管理團隊的基本行動準則

項目管理團隊應堅持如下基本行動準則，實踐證實，這些都是保證項目成功的關鍵，即：

（1）以客戶爲中心；（2）具備明確的目標；（3）增強指導訓誡；（4）創建公認的約束條件；（5）造成相互交流溝通和召開有效會議的習慣；（6）保證職責分明、分工明確、責任清晰；（7）強化決策機制；（8）健全問題處理機制；（9）及時高效地反饋信息；（10）注重工做流程重塑；（11）增強學習、與時俱進、持續發展。

3）項目管理團隊建設的重要意義

經過項目管理團隊建設就是要創造一個良好的氛圍與環境，使整個項目管理團隊都爲實現共同的項目目標而努力奮鬥。經過項目管理團隊建設可以：

（1）使團隊成員確立起明確的共同目標，加強吸引力、感召力和戰鬥力；

（2）作到合理分工與協做，使每一個成員明確本身的角色、權力、任務和職責，以及與其餘成員之間的相互關係；

（3）創建高度的凝聚力，使團隊成員積極熱情地爲項目成功付出必要的時間和努力；

（4）增強團隊成員之間的相互信任，促使成員間相互關心，彼此認同；

（5）實現成員間有效的溝通，造成開放、坦誠的溝通氣氛。

二、「樣板參照法（BenchmarkingMethod）」的基本原理

1）「樣板參照法（BenchmarkingMethod）」的基本概念

「樣板參照法」的概念可溯源至20世紀70年代末至80年代初，當時美國的施樂複印機公司發現日本理光、佳能等新興辦公自動化產品公司所出產的同功能產品的價格遠低於施樂產品，迫使施樂原先在全球近85％的市場佔有率驟降至30％如下。在行業競爭調研中，施樂公司沒有簡單地以壓低原材料及產品價格來解決問題，而是派出精幹的考察團去日本探訪取經，試圖經過對日本廠商從原材料供應到生產製造的全過程的瞭解，找到一個「參照點」，以明確本身的差距，進而制定切實有效的整改方案。施樂經過「樣板參照」活動，使質量問題減小了2／3，制形成本下降了l／2，生產週期縮短了2／3，勞動生產率提升了近50%。從根本上改變了被動的局面。這種由施樂公司率先採用並迅速風靡全球的績效改善優化活動就是「樣板參照法（BenchmarkingMethod）」。

所以，「樣板參照法（BenchmarkingMethod）」就是企業經過對本行業中的領先團隊的最佳績效和最優經營管理進行探究，並以之爲仿效的標準或參照，經過資料收集、分析比較、跟蹤學習等一系列的規範化的程序，改進績效，最終趕超競爭對手，成爲市場中的領先者的一種系統化的學習方法與流程。運用「樣本參照法」進行的活動稱爲「樣本參照」。

2）「樣板參照法」是適用於項目管理團隊建設的最佳學習方法

在世界進入知識經濟時代的今天，建立學習型組織已成爲組織生存和持續發展的迫切須要。對於項目管理團隊組織來說，也一樣須要與時俱進，增強理論和實踐雙方面的學習。

團隊學習是提升團隊成員互相配合、總體搭配與實現共同目標的能力的學習活動及其過程。經過不斷學習使團隊總體產生出色的成果，個別成員成長的速度也比其餘的學習方式更快。當須要深思複雜的問題時，團隊必須學習如何濃縮出高於我的智慧的團隊智慧；當須要具備創新性而又協調一致的行動時，團隊能創造出一種「運做上的默契」。使團隊成員既有自我發揮的空間，又能互相配合、協調一致。在理論學習方面，團隊經常使用「真誠交談」與「討論」這兩種不一樣的團隊交談方式。

毋庸置疑，除了理論學習以外，經過實踐進行學習也是一項極其重要的團隊素質修煉，從某種意義上來說甚至重於理論學習，而「樣板參照法」正是一種適合於項目管理團隊建設的經過實踐進行學習的最佳方法，從前述可知，雖然該法最先應用於企業組織的學習，可是實踐證實項目管理團隊採用此法也一樣會極大地提升其競爭力，有助於項目的順利完成。

3）「樣板參照」的基本分類

按「樣板參照」對象所處的領域將其劃分爲內部、競爭、行業以及最優等4種類型：

（1）內部「樣板參照」：是以本項目管理團隊內部某樣板做爲「樣板參照」的對象。是最簡單且最基本的「樣板參照」。一方面在項目管理團隊內部尋找效果最佳的職能或操做爲參照「樣板」，其餘職能或操做可經過向「樣板」學習進而改進自身的績效。另外一方面也可明確項目管理團隊自身優點及缺陷；明確的優點將會吸引更多的外部項目管理團隊相互進行「樣板參照」，對於無任何優勢的無名團隊絕對難以找到外部「樣板參照」夥伴。

（2）競爭「樣板參照」：是以競爭對手爲「樣板參照」對象。將自身的業務過程與那些與本身有一樣市場，具備競爭性產品、服務或過程的優點項目管理團隊相比較，從而學習競爭對手的優勢。競爭「樣板參照」的情報很難得到，通常可經過公共信息渠道或者利用內部「樣板參照」將本身的優點與競爭對手共享從而享有對手的優點過程。好比同行企業共建「樣板參照」俱樂部，成員間便可共享信息。也有利用商業間諜方法非法謀取「樣板參照」的。

（3）行業「樣板參照」：是以與本項目管理團隊相關的行業中的優點項目管理團隊爲「樣板參照」對象。因爲行業「樣板參照」削減了競爭性因素，所以較容易實現信息共享。

（4）最優「樣板參照」：是指在選擇「樣板參照」對象時，無論對象間在業務、產品等方面的相同或類似，而將「樣板參照」的注意力聚焦於工做過程，只要其處理業務過程類似且具備優點地位就能夠做爲學習的對象。

項目管理團隊在進行「樣板參照」時，每每內部「樣板參照」是首先要作的，這也是其餘「樣板參照」的先行基礎，但只進行內部「樣板參照」易致使「內視」而變成「井中之蛙」，所以還必須進行「外向型」的其餘三種「樣板參照」，以確保項目管理團隊建設的最優化。

4）採用「樣板參照法」增強項目管理團隊建設的現實意義

在激烈的市場競爭中，項目管理團隊採用「樣板參照法」的現實意義是：

（1）「樣板參照」能科學地評價項目管理績效：「樣板參照」是一個科學地辨別最優項目實踐並仿效學習的過程。經過評價，使本團隊明瞭與其餘項目管理團隊相比所處的位置，處於優點的其餘項目管理團隊能夠顯現出本項目管理團隊存在的問題以及相應的解決方法。

（2）「樣板參照」創建了項目管理團隊趕超的對象：「樣板參照」的一個核心就是在現實中找出優於本身或局部佔有優點的項目管理團隊，並參照其進行本項目管理團隊的優化活動並爭取趕超這些優秀團隊。

（3）「樣板參照」促進品質提升、成本下降和績效改善：「樣板參照」不僅是明確本身位置，肯定趕超對象的過程，更主要是經過將本身的業務流程與趕超對象的相比較，經過取長補短，從新優化本身的業務流程，促使品質、成本和績效改善，以處於競爭領先的過程。

（4）「樣板參照」是一種學習的方法：要使項目管理團隊不斷髮展壯大，創建學習型的團隊是很是重要的。項目管理團隊的學習方法多種多樣，而「樣板參照」就是其中之一。「樣板參照」的程序實際上引導項目管理團隊明瞭「向誰學」和「怎樣學」等問題。

（5）「樣板參照」有利於造成外向型的項目管理團隊文化：「樣板參照」是在市場中尋找那些最佳的知足用戶的項目管理團隊並以之爲榜樣的過程，堅持「樣板參照」，有利於克服視野狹窄的內向型文化，逐步造成面向市場和將來的外向型項目管理團隊文化。

（6）「樣板參照」可提升團隊成員的工做知足感：在「樣板參照」過程當中，項目管理團隊內部的「樣板參照」對象及其外部的「樣板參照」夥伴造成同盟，共享「樣板參照」得到的方法以及成功和失敗經驗，從而使團隊成員視野開闊併產生較高的工做知足感。

三、「樣板參照法」的實施步驟、阻力以及成功因素

1）「樣板參照」的步驟或流程

項目管理團隊建設中實施「樣板參照」的通常步驟以下：

（1）制定「樣板參照」計劃：主要包括①明確項目管理團隊實施「樣板參照」的目的；②選擇「樣板參照」對象；③明確「樣板參照」夥伴生產的各類產品；④測算預期效益；⑤以客戶爲導向，明確顧客的指望；⑥最後詳列出與「樣板參照」成功有關的諸因素。

（2）成立「樣板參照」小組：由來自項目管理團隊各個小組的人員組成「樣板參照」小組，小組人員之間應相互協做以保證「樣板參照」的成功。該小組包括三類人員，即①組長——負責「樣板參照」活動有始有終進行；②預備人員——完成細緻的分析工做；③訪問人員——完成到「樣板參照」夥伴處的訪問。

（3）進行信息收集：該階段包括對與優點項目管理團隊即「樣板參照」夥伴的最優實踐及效果相關的信息的收集工做。但必須創建在對本身項目管理團隊內的情報先進行分析整理的基礎之上，以確保有目的地選擇優點項目管理團隊。另外，在信息收集中實地訪問是不可忽視的一環，只有實地訪問纔有可能對優點項目管理團隊做一個透徹的瞭解。

（4）分析自身差距：明確本身項目管理團隊與優點項目管理團隊的相對差距，一方面明確兩個項目管理團隊在運行上的差距，另外一方面明確形成差距的根本緣由。

（5）制定整改措施：這一過程決定項目管理團隊應作哪些改進活動以便超越優點項目管理團隊，制定詳細的措施和計劃方案。通常包括如下幾項工做，即①對於與項目管理團隊績效有關的變量如成本、質量、工期等等的測量；②決定「樣板參照」活動要達到的績效水平及如何達到此水平；③制定並實施改進績效計劃。

（6）採起改進行動：在組長或項目經理帶領下，齊心合力將整改措施付諸行動。

2）「樣板參照法」實施的阻力

項目管理團隊建設中，實施「樣板參照」活動過程當中常遇的各類阻力以下：

（1）心態上：驕傲自大不認可本身存在缺陷，不向他人學習，視「樣板參照」多餘。

（2）心理上：怕暴露本身的缺陷。爲了掩蓋本身的不足而拒絕「樣板參照」活動。

（3）習慣上：害怕對不合理但順手的工做過程或方法的改變，表現出消極抵觸。

（4）行動上：「難」字當頭，縮手束腳，畏葸不前。

（5）成本上：項目經理認識不清，要麼不肯投資，要麼投資失控，走向兩個極端。

3）「樣板參照法」實施的成功要素分析

項目管理團隊建設中保證「樣板參照」實施成功的要素以下：

（1）以客戶爲中心：自始至終堅持「知足顧客須要至上」的宗旨，以顧客的須要做爲「樣板參照」的導向，用「是否令顧客滿意」做爲衡量過程優化的惟一標準。

（2）以過程爲導向：儘管經過測量使項目管理團隊明確了自身與優點項目管理團隊的績效差距，但進行「樣板參照」主要是要分析致使績效差距的操做過程使兩個項目管理團隊之間有何不一樣，經過過程的優化達到在績效方面超越對手。

（3）確保總體利益至上：實踐證實「樣板參照」對項目管理團隊總體利益有貢獻，各部門及人員必須積極實施服務於團隊總體利益的「樣板參照」。

（4）樹立開放思想：項目管理團隊中的每個成員要拋棄惟我獨尊的觀點，不固步自封；採起「外向型」思惟，積極吸收本團隊外部的先進操做過程與方法。

（5）實現信息共享：與「樣板參照」夥伴共享信息使得參加「樣板參照」的夥伴項目管理團隊能互相受益，這對於項目管理團隊及國家都是有益的。

（6）保證全員參與：「樣板參照」活動涉及項目管理團隊整個業務流程的改進，所以要使全體隊員都參加到「樣板參照」活動之中，瞭解「樣板參照」的概念、程序、重要性及具體參與「樣板參照」活動，也即「樣板參照」要全員化。

（7）堅持「樣板參照」：市場在不斷髮展變化，要想在市場中常勝不敗，就必須使「樣板參照」活動程序化、制度化、平常化、規範化、持久化，避免走過場式的學習方式。