技術人員如何寫好一封郵件

郵件對於一個專業的職場人來講愈來愈重要，在目前的數字時代，在公司中同事之間的第一面多是經過郵件認識的。

你是否在工做中經常會碰到如下的狀況，如：發來的郵件沒有標題、發來的郵件沒有附件，發來的郵件囉嗦了一大堆還不知道要說什麼事情，或者郵件抄送了一大堆不相關的人。若是你是收件人，收到這樣的郵件你會想到什麼，會不會一下對這我的產生很差的印象，作事隨意不經思考呢？

因爲技術人員長期和計算機進行交流，在寫郵件的時候經常帶有技術人員的一些「脾氣」，表現的隨意，咱們應該怎樣寫好一封郵件，下面來一塊兒來聊聊吧。

發送人名稱和郵件標題

使用外部郵箱對外發送郵件時會使用網上的暱稱，若是朋友之間發送沒有什麼，可是若是是正式的郵件建議先改成本身的真名（有些公司會要求名字後加上你的部門），會讓對方認爲你比較的正式。若是你如今找工做中，是否是能夠先考慮將你的名字改一改，別發過去是一個二次元的名字，先嚇退HR的MM呢。

有時候會收到沒有標題的郵件，對於這樣的郵件我通常不會點開或者放到最後去處理。

郵件的標題建議用盡可能短的內容，總結這個郵件的核心內容是什麼，最好控制在20字內。這樣便於別人查看郵件的時候根據標題肯定是否優先處理你的郵件。

若是緊急的郵件，能夠在郵件的前面加上緊急字樣，可是切記不要幾個「緊急」一塊兒出現或是幾個感嘆號，反而會給別人形成很差的印象。若是實在緊急的事情能夠先經過電話或者當面溝通。例如某個事項的審批等，能夠先經過電話進行溝通，讓收件人儘快處理回覆。

郵件正文

郵件的開頭，最好的是帶上一個問候語，如簡單的「你好」、或者Dear xxx、尊敬的xx總。

有時候打開郵件正文，看到的是一大堆的不相關的內容，看了半天也不知道這封郵件要說什麼，浪費了收件人寶貴時間。個人建議是在郵件的第一部分歸納的說明你要說的事情，讓收到郵件的人決定是否是要看你下面的詳細內容，對此事作一個初步的判斷。若是是領導收到這樣的郵件，能夠快速的作出決策回覆你的郵件。

郵件的正文必定要對文章進行分段，每個段落關注一個問題，段落中描述要作到簡單、直接。須要進行說明觀點的時候能夠按照列表的形式列出，作到結構清晰，對於重要或須要注意的地方能夠加粗，可是切記將郵件正文中出現超過2個顏色的字或者用藝術字體。

不要在郵件的正文中插入圖片和表格，要知道有些內容在手機中查看是種什麼樣的體驗，建議圖片、表格等以附件的形式發送，讓收件者決定是否須要下載附件查看。

郵件中避免出現錯別字和語句不通順問題，在發送前進行檢查。想一想你這封郵件發給外部的客戶或者你的老闆，他們會怎麼想你？可能由於你的這封郵件錯過了一個合做或者升職。

郵件的結尾部分，若是必要對內容進行歸納的總結，如但願此事但願誰、什麼時間能夠給到答覆，接下來此事如何推動，須要誰、什麼資源。

郵件的發送

一封郵件儘可能只交代一件事情，便於提升事情的處理效率，集中處理一個問題。

發送郵件切記抄送一堆人，沒有必要的人沒必要抄送。以前見過有一個下屬將與本身上司不想關的每封郵件抄送給他的上司的狀況，其實對於這樣的狀況，下屬只要作到在事情處理完成後，能夠單獨的將處理結果發送給上司便可。

還有就是切記越級發送，這個在公司中是比較忌諱的，若是須要抄送，事先建議先找你的上司進行溝通。

還有一點是切記在郵件中進行爭論，我碰到過一次，兩個下屬將郵件變成了及時通信軟件，你來我往，儼然成了吵架的戰場，建議這種事情在私下溝通，統一意見後將結果發送給相關人員。

正文的最後附上本身的簽名，簽名能夠包括你的名字（中文、英文），聯繫方式，公司地址等。在以前的公司中經常會碰到簽名中用各式各樣的花式字體的，還有的將簽名加上各類花紋的，個人傾向是簽名簡單、清晰。目前有的公司會作的比較好，對簽名會有統一的格式要求。

發送的最後必須再對郵件的附件、標題、正文、抄送人進行檢查覈實。

郵件的回覆

收到郵件後要儘快的回覆，對於緊急的郵件作到優先處理，如目前沒法處理或者決定的事，能夠回覆收件人什麼時候會進行處理給予答覆。

有時咱們會休假，在這段時間，咱們能夠設置郵箱的自動回覆，自動回覆中寫明你休假的結束時間，以及緊急的聯繫方式。

回覆時默認是所有回覆，而不只僅回覆發件人。有時候會碰到此件事情和抄送的人無關，能夠在郵件中寫明下次抄送將不抄送給某某。

寫郵件的順序

寫新郵件的最佳順序應該是：附件、正文、標題、收件人。 記着必定要附上附件，附件，附件！（重要的事情寫三遍）

總結

對於每個技術人員，如何發送一封合格的郵件是必需要學習的，儘可能學習讓本身在職場上更專業。

總結以上內容就是：

1. 清晰的標題
2. 良好的排版
3. 肯定的發送對象
4. 及時的郵件回覆

有什麼想法或不對的地方，歡迎留下你的想法和老梁一塊兒聊聊。