碼農如何寫好一封郵件/2

編寫一封專業的郵件，郵件的內容是很是關鍵的一部分。

拼寫

不管是中文仍是英文，儘可能避免錯別字。先說郵件若是出現錯別字，會帶來哪些影響？

影響我的形象。收件人會認爲你不太仔細，不太嚴謹，爲何發出來的郵件會有錯別字呢。這對於嚴謹的商業合做或多或少形成一些負面影響。在一樣的條件下，選擇可信賴的人確定是你們的習慣。

甚至影響公司形象。我的是在公司這個組織下的，雖然說不能徹底影響到公司，可是在某些狀況下，你的失誤會形成收件人對公司的見解。

 

那麼怎麼去避免呢？能夠先看看幾個方面：

語法儘可能正確，尤爲是在寫英文時，例如時態，單複數等。

對於一些專有名詞，也須要寫對。例如這兩個詞Android、iOS，常常看到寫成android、IOS，或者其餘形式的，例如Python，也有人寫成python，專有詞有專有詞的寫法，這都是一些細節問題，加以注意。

 

幸運的是，如今的郵件系統都有拼寫檢查的功能，雖然說不能檢查出特別高級的問題，可是一些基本問題例如拼寫仍是能夠解決的。

 

格式

格式也是很是重要的。郵件寫的好很差，是否易於閱讀，好的格式會幫助很多。

 

空格，空行，列表等表達形式可以將郵件格式化，提升閱讀效率。

 

空格，通常多處於英文裏，標點符號後須要跟一個空格。

例如：Hello Tim, thank you for supporting this project. 咱們能夠看到Tim後面的逗號後有一個空格，這是一種書寫習慣。

 

空行，也是很是重要，通常用在斷語段之間，這樣顯得每段所表達的內容不同。清晰易讀，尤爲是每段內容不少的狀況下。

列表有不少，例如數字開頭的，radio開頭的。不管用哪個，都會讓人讀起來特別清晰。我舉個例子，爲了描述某手機，咱們能夠這麼作，該手機內存8G，ROM128G，配置3000萬攝像頭，防水等。若是咱們改爲以下

1. 內存8G， ROM 128G

2. 攝像頭：3000萬

3. 防水

先後一比較，發現後者看起清晰，閱讀起來舒服不少。

 

須要說明的是，英文和中文頂頭不同。英文時頂格寫，中文能夠後退2個。我看到好多人寫英文和寫中文同樣，退後2個去寫的，這很差。

 

陳述你的目的

寫郵件確定是有某個目的纔去寫的，因此要把本身的目的陳述清楚，這樣閱讀者一看就知道這封郵件的目的。有時候，看見過不少郵件，不把目的描述清楚，讓閱讀者去猜，去總結，這會下降郵件的溝通效率，前面說過，郵件是爲了溝通，若是郵件表述得清楚，是有助於提升效率的。

 

多用If-then

通常來講，某件事情有多種選擇，咱們儘可能在郵件裏提出來。好比下面這段描述：

I would like to confirm if you have time to join the meeting at 15:00 tommorrow. If yes, I will book the meeting today, if no, 17:00 is OK to you? or what is your available timeslot? 

這樣，能在一封郵件裏把各類狀況都考慮到那最好了，給對方多一個選擇，並且是一個明確的選擇。對方至少知道你的態度，若是他認爲不合適的，他會主動告訴你他的時間的。

 

保持郵件專業   

例如，在正式商務郵件裏，不要開玩笑，不要表達本身的消極情緒，甚至不要使用表情包。

同時，也不要使用一些縮寫，例如tmr -> tommorrow. PLZ ->Please等。

有些時候不要用大寫，由於這顯得有點不友好。例如，CAN YOU REPLY TO ME BY TODAY?。這有點強迫對方似的。