碼農如何寫好一封郵件/0

作技術管理作了7年，和不一樣的team、不一樣的客戶打交道也是很是多的，在寫郵件這件事情上， 從當時不太懂到不停的總結，自認如今在這件事情上仍是作的還算能夠。相反，我發現不少朋友或同行在寫郵件上不得要領，或是想寫好可是不知道怎麼寫。今天這篇文章分享個人一些經驗，概要的寫一下，怕寫多了部分讀者看不下。

在我看來，郵件其實文檔的一種，因此郵件一個最主要的目的是用來溝通。既然是溝通，那麼咱們要達到讓對方以最快的速度知道你想要表達的意思，這就是中心點，後面這些都是圍繞這個主題進行。

固然，郵件是有不少技巧的，熟練使用這些技巧，會讓你事半功倍。

郵件種類

先說郵件的種類，通常來講有四種：

1. 無需回覆的郵件。

   這種郵件主要是想告訴收件者一些信息，例如咱們日常收到一些報表郵件，部分監控郵件等，這些郵件咱們無需回覆，知道這些便可。

2. 查詢郵件。

   這種郵件比較多，你寫郵件是想從收件人那裏知道一些事情，好比建議，意見或者動做等，但願收件人可以回覆你。

3. 開放式結尾的郵件。

   主要是一些開放式結尾的郵件，例如保持聯繫。固然這也是爲了未來之後的聯繫方便，獲取進一步的結果或者便利。舉個例子，咱們想問某個公司的HR有沒有職位招聘，HR說暫時沒有，你能夠說保持聯繫，之後有的話再發郵件去問，並且最好是基於該郵件去問，這樣HR看到郵件的承前啓後，知道你是誰，問什麼事，不至於太突兀。

4. 須要採起動做的郵件。

   這種郵件不只僅是指望獲得你的答覆，而是須要獲得你的動做。例如，老闆發郵件給小明，讓他預約一個會議。小明須要將預約好的會議信息回覆給老闆，包括時間、地點（會議室）、邀請的人物。若是須要電話會議，電話會議的URL、撥入的電話號碼和方式。 

郵件組成

那麼怎麼寫好一封郵件呢？

首先咱們得弄清楚郵件的組成：

1. To(收件人)

2. CC

3. BCC

4. 郵件主體

通常郵件主體又分爲

1. 郵件標題（Subject Line）

2. 開場白（Opening Sentence）

3. 消息體

4. 結束語

 

如何寫郵件

收件人

收件人是你要發送給誰的，是郵件的直接接收者。可能收件人會有多個，由於他們這幾我的都是直接的接收者。

CC

CC通常是指抄送，FYI的目的，讓CC的人知道就好了，可是不建議把不太相關的人放到這裏，由於絕大部分人只關心和本身有關的事情和郵件。把一些不相關的郵件發送給不相關的人，可能會對方起到騷擾做用。

BCC

密送，既然是密送，在To,CC裏的人不知道BCC裏的人列表。這個某些狀況下很是有用，能夠保護一些隱私。舉個例子，我收到過不少離職郵件，通常人可能這麼寫。

發件人：David Cook
收件人：David Cook
主題：Cook's Farwell

我收到這封郵件，說明我是接收人，可是我並不在收件人裏，爲何？由於我在BCC裏。那麼爲何我會在BCC裏？多是發件人爲了不尷尬，省去一些不別要的麻煩。

 

郵件標題

郵件標題很是重要，這是可以快速瞭解郵件目的的最直接的信息。試想，通常來講郵件進入咱們的收件箱裏，都是郵件列表裏的一條記錄而已，若是你想看具體內容，還得單擊或者雙擊一下該郵件記錄。因此，爲了讓收件人快速理解郵件的主題，郵件標題是最好的入門。

合理的郵件標題會讓人省時間，以爲你很是專業。

通常來講，郵件標題沒有固定的格式，把事情說清楚就行了。

先看看下面一個例子：

Subject：Meeting
Hi David,I just wanted to remind you about the meeting we scheduled in last Friday, do let me know if you can attend it on time.Thanks.

Taiguo Zhang

若是看到這個郵件標題，咱們只知道郵件是關於會議的，可是是其餘什麼事情就不知道。咱們能夠改一下

Subject:  Reminder of 10:30AM meeting on next Mon(3/18) about Visiting Japan

這樣改了以後，一看到郵件就知道是提醒禮拜一的關於訪問日本的會議了。

再來一個例子，咱們常常作Performance Review，可能要提醒每一個員工去作，怎麼寫呢？較好的例子以下：

Subject：[ACTION REQUIRED] Finish your PR's last step before this Friday(3/20)

我在這裏加了一個ACTION REQUIRED, 爲何？由於提醒這個是須要你作ACTION，並且大寫，說明很是重要。並且必須在禮拜五作完。

 

開場白

通常狀況下，開場白仍是直接說事兒，讓對方明白郵件的意圖，由於Subject line已經簡單說了，咱們能夠再說的詳細一些。接上面的例子，例如能夠以下：

Hi David,

I would like to know if you can join the meeting about the visiting Japan at 10:30AM in next Monday, as it is very important for us to make a decision. 
Then the procedure can move forward，that is helpful to be behind the schedule. If you can't, please DO let us know, then we can make another meeting.

這樣咱們就把事情說清楚了。

可是若是由一些不太好的消息或者其餘，能夠先用一些軟和點的話作鋪墊，而後再把很差的事情說出來，這樣在人的感情上會容易接受點。

消息體

主要仍是對郵件的主題詳細描述，做爲主題的支撐，講事實，講道理，將爲何要寫這封郵件。

同時，郵件的topic最好不要超過一個，這樣易於閱讀和專一。若是是多個的話，一是分心，二是處理起來略微麻煩一些。

同時，由於消息體可能會很長，爲了便於閱讀，咱們能夠作到：

1. 儘可能使用短句，讀起來不費勁。

2. 儘可能使用段落

3. 對於關鍵點能夠加粗

4. 對於某些句子和詞語，能夠用顏色，可是慎用。好比紅色，紅色通常指警告，因此慎用。

5. 用List，好比：1,2,3..., a,b,c...這種。

6. 注意使用空格和空行，若是文字堆積到一塊，對人有壓迫感。若是給出適當空白，會讓人放鬆不少。這有點相似寫代碼的風格。 

結束語

 結束語很重要，主要用來：

1. 總結你的觀點

2. 若是有ACTION，指出對方須要作的ACTION。

3. 若是有deadline，須要指出Deadline。

4. 若是不須要Action，寫出適合的結束語便可。例如「Thanks for your help on solving this problem."

 

簽名

上面沒說到簽名，其實仍是要作的。分爲2種狀況：

公司內部

是指郵件發給公司內部的，你們可能都知道你，寫出名字、分機，手機便可。若是大點的公司，須要帶上職位，所在部門。

 

公司外部

若是收件人是客戶或者其餘人，須要如下信息：

1. 名字（中文名+英文名）

2. 職位

3. 部門

4. 分機

5. 手機

6. 郵箱

7. 公司的logo，網址，甚至是slogan。

8. Skpye或QQ或微信，若是須要的話

 

Disclaimer

在一些公司法律作的比較完善，在郵件最後面會加上一些Disclaimer，主要是爲了保護一些相關信息吧。

 

暫時先寫到這裏，今天只是大概要領的寫了一些，也算是一個梳理，其實還有好多細節上的技巧問題。例如，

1. to,cc的聯繫人怎麼加，聯繫人順序的問題？

2. 郵件的語調

3. 郵件的稱呼

4. 郵件的專業性

5. 郵件編輯的技巧

6. ...

後面會慢慢補上（哈哈，給本身挖坑了），若是您以爲想繼續看，請繼續支持我。