論項目採購管理

論項目採購管理

摘要：

　　2011年1月，深圳市交警局交通科研所開展了交通訊息採集與信息共用平臺項目如下簡稱」平臺項目的開發工做，該平臺項目是在多個現有交通監控系統的信息數據整合及彙總的基礎上，按照業務要求，以必定的算法對交通曆史數據做出融洽、加工及統計分析等操做。爲用戶提供實時、準確的市區內總體交通情況，實現智能化交通管理及監控。我有幸參與瞭解這個項目的建設，主要負責其中的項目採購管理和合同管理工做。

     項目採購是從項目組織外部購買項目所需的產品和服務的過程，經過採購外單位的產品或服務，以知足自身業務的需求，提升自身業務能力水平和效益。合同管理則是確保供方的執行符合合同的要求的過程。本文經過描述了本平臺項目的項目採購管理過程，詳細論述了項目中的採購管理和合同管理，以及採起的策越和步驟。同時，就本項目的採購管理和合同管理出現的問題和相應措施進行了一下反思。

正文：

　　2011年1月，我參與了深圳市交警局交通科技研究所的平臺項目的建設工做。在本平臺項目建設以前，該交警局就已有多個交通應用系統，如：ATC及SMOOTH交通監控系統、網絡化車牌識別系統、交通誘導系統及OCTV人工錄入系統等。儘管這些系統在各自的領域裏都能各司其職，但系統間彼此孤立，其交通訊息數據的共享性和整合性較差，建設之初而且有考慮對市區總體交通訊息數據的分析和利用。所以，就有必要建設一個可以充分整合現有交通應用系統各種交通訊息的綜合信息平臺，以便實現各種交通訊息的開發和共享。同時，經過平臺的數據統計分析工做，把更完整、可靠的數據發送給外部發布系統，作到更加準確和及時的交通監控，從而實現智能化交通管理。

　　交通科技研究所是交警局一附屬企業，主要負責交警局新建系統項目的開發管理及對現有系統的維護。本所具備必定的開發能力，也有一些項目管理的經驗，但人手較少，現有技術骨幹人員手頭上都有相關的項目在管理和維護中。更爲關鍵的是：本市8月中旬將舉行世界大學生運動會，根據交警局領導的批示，本平臺項目必須在6月底上線，試運行一個月後，就要正式投入大運會交通監控管理的工做中。鑑於項目工期較緊迫，並且項目很是強調系統的穩定性和成熟性，我所通過幾回研討會議，決定經過向外單位採購方式解決項目需求。

　　採購策略可分爲招標採購和非招標採購，招標採購就是由我方提出招標條件和要求，由多方供應商參與投標。經過招標的方式，我方能得到比較合理的價格和優質的產品和服務，同時也能夠促進供應商之間的公平競爭。非招標方式多用於標識規格的產品採購，經過市場多方詢價的方式，選擇供應商，相對比較簡單方便。而對於項目的採購管理過程而言，則可分爲6個過程：

　　採購計劃編制：肯定是否採購，採購什麼，如何採購、什麼時候採購等問題；合同編制：包括準備招標、詢價所須要的文件和肯定合同簽定的評估標準。記錄項目對於產品和服務的需求，而且尋找潛在的供應商；招標：依法公平、公正、公開地進行招標工做，發佈項目採購招標書，接受供應商的投標書；供方選擇：按照科學、合理的評估標準，組織相關專家進行評標活動，審查、比較全部投標書，選擇綜合能力及性價比較高的供應商與之談判並簽定最終合同；合同千米：合同管理是依據簽署的協議，確保供方的項目建設活動符合合同要求的一系列過程；合同收尾：包括確認產品或服務是否符合合同要求，以及對項目管理過程的收尾。

　　採購工做說明書，是根據項目範圍說明書、WBS和WBS字典制定而成。說明書詳細地規定了採購項目，以便潛在的供方肯定他們是否有能力提供項目。項目合同就是定義買賣雙方各自義務的協議，對於供應商而言，就是定義其提供的指定產品或服務，項目驗收標準、款項交付等事項的協議。項目合同是項目的採購管理計劃得以瞎利實施的保證。

　　綜合項目的複雜程度和專業性，我所決定經過招標方式，選擇實力及規模較大的行業領先軟件企業做爲項目的軟件供應商。對於硬件設備，其價格比較透明，技術參數標準化程度較高，購買及維護也比較方便。所以，咱們決定自行經過國內代理商訂購所需產品。

　　對於項目的採購過來工做而言，其成敗的關鍵在於採購計劃編制活動、招標活動的科學合理的安排以及對項目採購合同的完善管理：

　　1、充分了解項目情況和項目實際需求，作好採購計劃編制。

　　在編制採購計劃前，咱們組織相關行業特別是有同類型項目經驗的專家，對平臺項目的開發成本作了估算。一方面，估算平臺大體成本，以便檢查是否有直接預算支持；另外一方面，也

能夠做爲合同的一個約束條件，控制項目成本。通過屢次商討，定出成本估算值，並決定採用固定總價合同類型。

　　編制項目採購計劃最忌「關起門來，自食其果」，詳細、科學、合理的採購計劃是以項目實際狀況做爲立足點的。特別是對本平臺項目，涉及多個不一樣的應用系統，用戶類型和交涉的部門都比較多。所以，在制定採購計劃前，咱們屢次走訪各部門業務人員，並特別就業務關鍵崗位進行了全方位的學習和深刻了解。這大大方便了咱們界定清楚項目範圍，製做出初步的項目範圍說明書，並以其爲基礎製做項目採購工做說明書及採購管理計劃。

　　2、科學、合理的招標過程，是爲了經過公平、公開的競爭，讓優秀的供應商脫穎而出，這也是得到優質的項目成果的關鍵。

　　在招標過程當中，咱們先在本市的政府採購中心網站登記相關招標信息，並舉行了最初的供應商碰頭會，以便咱們就參與投標的各個供應商一個初步瞭解，也有利於潛在供應商對咱們的項目有一個清晰、共同的理解。投標以前，咱們同行業專家就相關競標企業進行了摸底排查，大體對其規模和實力有必定的瞭解。同時，就平臺項目的實際狀況，制定了評標的標準及策略。招標過程當中，咱們先根據本行業信息系統的要求，設置篩選系統要求競標企業必須擁有計算機信息系統集成二級（或以上）資質和國家涉密計算機系統集成乙級或以上資質。而後依據前期研討會肯定的項目技術參數及驗收標準，按照重要程度對每個評價標準設定一個權重，按照供方所得項目技術標準綜合分，結合項目建設價格做爲選擇供方的依據。

　　通過幾輪評選活動後，咱們選擇了一家規模和實力較大，技術綜合得分及性價比都比較高的A公司做爲本平臺項目的供方。A公司做爲本行業的領先者，擁有多個相似項目的成功案例，並且以前也和本市警局作過其餘業務項目，用戶口碑和行業評價都比較好。由於以前與交警局有過合做項目，也比較熟悉我方的採購管理流程。

　　3、合同管理是確保供方的執行符合合同要求的過程，是規範供方項目建設行爲的標準。

　　鑑於本平臺項目的特殊狀況，在本合同中，咱們特別強調平臺項目的交付期和質量。平臺項目開發期從2011年1月中旬開始，計劃6月底交付系統並進行試運行。合同的付款方式，咱們按照這一的模式進行：附有首付款，按照項目關鍵里程碑設置多個進度款，每一個里程碑能如期完成的支付特定額度的款項通常爲合同的20%-30%。未能定期完成的，按照進度狀況處於相應罰款。平臺項目能如期充工，並順利經過試運行及驗收，按合同說明共支付90%的合同額。項目建設完成後，留10%做爲尾款，在供方免費維護期事後一年付清。系統開發過程當中涉及交警局的機密信息和部分執法信息，對此，咱們也作了信息保密的要求。在多方共同合做努力下，平臺項目在2011年6月底順利經過驗收，基本實現了合同協議和項目範圍說明書的要求。通過一個月的試運行後，正式投入使用，並在大運會期間得到良好的實用效果，獲得了相關領導和國外來賓的高度評價。

　　我也就項目採購管理過程的一些不足之處進行了反思，例如：合同管理中，咱們就A公司一些不符合合同要求的現象，在未經溝通狀況下，對其進行了處罰。A公司認爲是雙方溝通不到位形成的，因此對單方面的處罰多有微詞。通過此次項目建設，我體會到，項目合同不該該成爲甲方的「棒子」，而是做爲雙方共同爲項目目標努力的標尺，這也是項目採購管理的成功保障。