項目管理碎碎念系列之二：採購管理

對於作技術研發的人來講，不多有機會從事嚴格、規範、較大規模的項目採購和合同管理工做，並且人們依靠平時的直覺和經驗積累起來的採購和合同知識，頗有多是錯誤的。筆者就所以踩過一個大坑，直到學習了採購管理，才恍然大悟。

什麼是採購管理？

項目採購管理是指項目的執行組織從外部獲取產品、服務或成果來最優知足項目需求。不少時候由於項目的複雜性，執行組織每每不能徹底依靠本身的力量完成所有項目工做，這個時候就須要將一些項目工做「外包」出去，而「外包」一般是以合同的形式進行的。

 從上面的定義能夠知道，採購，離不開合同。

什麼是合同？

合同是用來明確當事人雙方權利義務關係的，對雙方都具備法律約束力的協議。在項目的全部文件中，合同是最正式的。合同的各類變動都應該獲得雙方贊成並以書面形式進行，合同當事人處於徹底平等的地位。

不少人對合同有一個誤區，就是雙方在合同文件上簽字以後，合同就生效了。然而合同是否生效，其實取決因而否已經完成了要約和承諾。那麼什麼又是要約和承諾呢？

• 要約（Offer）：又稱發盤或報價，是一方當事人向另外一方所作的、邀請訂立合同的意思表示；

• 承諾（Accepance）：是被要約人無條件、徹底贊成要約人的要約，願意按此成立合同的意思表示。

單看上面的概念有些是否是有些糊塗，咱們拿常見的招投標來舉個例子。

某公司須要開發一套CRM系統，發佈了招標說明書，邀請有能力的廠商來投標。這個過程是否是要約呢？答案是否認的。招標的過程，只是要約邀請，也就是邀請各開發商訂立要約的過程，各開發商的投標過程，纔是要約。

合同類型

按照PMBOK指南，有三種基本的合同類型：

• 總價合同

• 成本補償合同

• 工料合同

總價合同

總價合同很好理解，就是一口價的意思。既然是一口價，那麼業主的成本風險最低，由於不過項目執行過程當中遇到什麼問題增長了多少成本，業主是不用考慮的。因此要籤總價合同，買方必須準肯定義工做的範圍，若是工做範圍發生變化，就會容許調整總價。總價合同又能夠衍生出三種類型的合同：

• 固定總價合同（FFP）：即價格是絕對固定的。

• 總價加經濟價格調整合同（FPEPA）：即在總價的基礎上考慮了通貨膨脹的因素，一般用於項目週期較長的合同。

• 總價加激勵費用合同（FPIF）：即在總價的基礎上規定相應的激勵費用。

筆者多年前由於不懂合同知識，接了個外包使用了固定總價合同，後來賠的秋褲都沒了，就是由於工做範圍不肯定，無限蔓延，全部的成本增長都由我承擔了（哭死）

成本補償合同

成本補償合同的意思就是實報實銷，是以賣方從事項目工做的實際成本做爲付款的基礎。這種合同下，買方的風險最大。若是買方僅知道要一個什麼產品但不知道具體工做範圍，通常就選則這種合同。按照不一樣的利潤計算方法，成本補償合同又可分爲：

• 成本加固定費用（CPFF）：即成本實報實銷，再給一筆固定金額的利潤。

• 成本加激勵費用（CPIF）：相比成本加固定費用，又增長了一項：對固定費用的調整數。即成本超支則扣款，成本節約則獎勵。

• 成本加獎勵費用（CPAF）：成本實報實銷，利潤憑買方自我感受，想給你多少給多少，賣方無權申訴。

如今回想起來，當初接的外包若是選擇成本補償合同，或許筆者早就不用在這裏寫公衆號了（YY），不管選擇哪種，最起碼不會賠。

有人會問了，CPFF和CPIF能理解，CPAF是什麼鬼，哪一個賣方願意選擇這個合同？舉個例子你們就明白了。

蒙牛掌門人牛根生在企業發展過程當中也遇到過瓶頸，他沒有選擇專業的諮詢公司幫助本身來分析企業情況，而是邀請了一位臺灣的企業管理專家陪本身聊天。若是經過聊天我能有所啓發，我會給你相應的報酬，若是沒有，那就當交個朋友。兩天以後，教授收到了一張18萬元的支票。這其實就是典型的陳本加獎勵費用合同，你的吃、住、行陳本我都包了，我以爲你給個人幫助值18萬，那我就給你這個數。

工料合同

工料合同簡單來講就是實現定好工時、材料的單價，最後乘以實際發生的工時數和材料數。工料合同通常用在金額小、工期短、不復雜的項目上，好比聘請諮詢專家，緊急招聘人員填補空缺等。若是剛纔例子中的專家事先就跟牛根生談好，我一天諮詢的費用是10萬，那麼這就成了工料合同了。

項目採購管理過程

說完了合同，又要說回項目採購管理的過程：

• 規劃採購管理。

• 實施採購。

• 控制採購。

• 結束採購。

下面對上面四個過程當中的重點進行一下介紹：

規劃採購管理

規劃採購管理要作的事情就是編制採購計劃，作出自制或外購決策，編制採購工做說明書，採購文件和供方選擇標準。

其中採購工做說明書至關於即將外包出去的工做的範圍說明書。

採購文件用於邀請潛在賣方提交投標書、建議書或報價。

採購文件根據賣方選擇的標準不一樣可分爲如下三類：

• 建議邀請書：主要根據技術方案來選擇賣方

• 報價邀請書：主要依據價格來選擇賣方

• 投標邀請書：同時考慮技術方案和報價

實施採購

實施採購就是按採購管理計劃進行實際的採購過程，至關於招標、投標、評標、授標這四個環節。

採購方法包含以下幾類：

• 直接採購，沒有競爭性。

• 邀請招標，有必定競爭性。

• 競爭招標，具備很大的競爭性。

應該儘量採用競爭招標的方式。

控制採購

簡單來講，控制採購就是隨合同執行進行合同管理。

在合同管理的過程當中，合同解釋是合同管理的重點和難點之一。

主要遵循如下幾個原則：

• 主導語言原則。若是合同存在兩種語言的版本，必須肯定以哪一種語言爲主導。舉個不恰當的例子，PM考試中若是中文和英文題目出現不符，以英文爲標準。

• 適用法律原則。合同遵循哪一個國家的法律。

• 總體解釋原則。合同是一個總體，不能斷章取義。

• 公平誠信原則。讓我想起《那年花開月正圓》的一句臺詞：」一個是誠，一個是信！「合同管理，也有集中合同管理和分散合同管理之分。公司經過合同開展的業務越多，就越須要採用集中合同管理的方式。

結束採購

結束採購有兩種常見的收尾：

• 行政收尾：不只整個項目須要，每一個項目階段結束也須要，是項目發起人簽發

• 合同收尾：每一個合同須要且只須要一次合同收尾，是買方向賣方簽發

合同收尾在行政收尾以前進行。