項目經理如何管理團隊(下)

1.       團隊會議：要領導一個有效率的團隊，項目經理必須組織，準備並執行一個嚴格的時間表，當與你的團隊成員開會時，他們會但願你以一種有組織，有效率的方式引導着會議進程，不須要將議題轉移到不相關的項目和問題討論上，簡單的開始，維持會議秩序，陳述會議目的而後結束會議。會議的時間不該該算做項目的時間。

a)         會議的頻率，會議不宜過於頻繁，也不能過於懶散。在項目的開始就應當決定多長時間舉行一次會議來進行討論。根據項目狀況，每週會議多是必須的，對另外的狀況，兩週一次會議也能夠接受。關鍵是要決定多長時間團隊須要做爲一個團隊聚會來討論整個項目，而後按照日程表進行，項目的會議進度安排已經包含在溝通計劃中。若是回憶議程只涉及到個別人，那麼只要與部分紅員舉行會議就能夠了，這是能夠的，項目經理常常會感到須要全部的團隊成員參加每一次的項目討論，可是這實在浪費時間，雖然應該努力使得團隊見多識廣並做爲一個總體前進，但若是會議的目的只與幾我的有關，這些會議應該安排在會議的日程表以外。

b)        會議的目的，一旦決定了項目按期舉行的會議，也應當決定爲何要舉行會議，換句話說，舉行會議的目的，除了要按期與你的團隊成員開會討論工做的事情，關心他們的進展狀況，其餘的還要作的事情包括：

                                       i.              任務完成狀況的檢查，

                                     ii.              預約任務的檢查

                                    iii.              風險檢查，

                                   iv.              對團隊成員工做的確定

                                     v.              項目中突出問題的檢查

                                   vi.              有關項目的新聞。

      項目經理應該創建一個須要討論的會議的主題議程，編入時間表，這些由職員參加的常規會議一般有相同的會議規則，相同的時間長度和相同的參加人員。地理位置分散的項目採用分組會議，或者視頻會議是一種理想的選擇。

c)        使用會議協調人，會議協調人擔負保持會議計劃議題，按照會議議程進行的職責，項目經理不必定須要有一個會議的協調人，若是有一個熱心的團隊成員，他醉心於技術而且雄心勃勃，他可能就是一個優秀的會議協調人，這我的應當像項目經理同樣被及時的組織起來，可以領導團隊會議的召開，會議協調人與項目經理一塊兒工做，肯定會議的關鍵議題，制定會議議程。當談論到敏感話題時，項目經理能夠干預會議協調人的工做，若是你決定使用會議協調人，必須確保他具備幾種特定的品質：贊成在整個項目中承擔這個職位，在項目團隊面前積極主動的學習以及發言，組織技能，時間管理能力，承擔收集會議所需資源的工做。會議協調人對於項目經理有很大的幫助，相應的職責使得所指派的會議協調人取得組織召開會議的經驗，而你一個該尊重他，在他主持會議活着接管會議時不要打斷他，若是會議協調人須要幫助，那麼須要你進入角色，或者在會外與他碰頭提出你的建議。

d)        會議記錄.IT項目要求全部的文檔都有記錄文檔，會議也不例外，會議以前必須肯定由誰來進行記錄，每次會議沒必要是同一我的，可是若是有人可以將會議記錄打印出來並散發給團隊，那是頗有幫助的。你須要會議記錄，由於他提供了會議的記錄，所討論的問題以及形勢，以及項目進程的報告。會議記錄能夠幫助團隊成員清楚地認識到會議上討論了些什麼，決定了些什麼，找出了那些問題的方法。

2.       維護團隊領導的地位。一旦項目開始進行，會議時間表已經制定，並且項目團隊已經制定了執行、彙報以及完成項目任務的程序，項目就開始進入正常運做階段。在表面上看起來很平靜，可是都會有成堆的問題，方案，滯後的任務，而且技術的挑戰潛伏在這個表面之下，項目經理必須帶領團隊避免失誤，克服障礙取得成功，這就要求項目經理有很高的智慧，卓越的才能以及豐富的經驗。在信息技術中，經驗意味着實踐的能力，IT項目經理能夠把項目管理當作是公司管理邏輯的延續。可是對於優秀的IT項目經理，還須要技術經驗。根據我的的技術水平，不只會贏的項目團隊並且會贏的管理層不一樣程度的尊重。你在IT領域的經驗會使得你領導部下將項目推向其預約的目標。然而一些IT專業人士，缺少與人溝通的技能，手段，有時須要的激勵以及與領導團隊成員的魅力。對於其餘IT專業人士，給項目團隊分配任務也許很困難，他們會發現，堅持權威而由別人來完成任務是很是困難的。最好的項目經理，他們是一些既有幾年技術經驗，又有傑出的管理與領導項目團隊能力的少數人。不管你之前的職業是什麼，你均可以變成專業的認識，祕密就是找出你職業欠缺的東西，再從技術或者管理的角度尋找方案和機會。

3.       爲完成項目而工做：一個項目須要不少的東西，資金，硬件，時間以及其餘的資源，所須要的資源中最主要的是項目涉及人員對項目的承諾，包括項目經理，管理人員，項目發起人以及項目團隊。你應當創建並維護與每一個人的聯繫，確保他們對項目的支持，以及履行他們對整個項目的職責。若是項目經理與其餘人員隔絕，不積極的參與執行，這對於項目來講都是一種傷害。管理人員，項目發起人，以及參與技術實施的部門要常常聽取項目經理的彙報。做爲項目經理，你的主要目標就是按照計劃按時在預算內完成項目，從一開始，當你給團隊成員分配任務時就有一個重大的問題要克服。團隊成員們但願你可以分配給他們一個使其可以成長並學到新技能的任務，而在另外一個方面，你面臨着項目的交付，但願可以利用可用的資源最快最好的完成項目，你但願將強大的資源分配到關鍵路徑上的關鍵問題上，而團隊成員但願學習新的技能，提升能力，矛盾就產生了，這是一個團隊建設的可接受風險。團隊成員的管理者會要求你按照僱員技能公平地分配任務，但也要提升他們的能力，團隊成員也但願完成項目中最核心的部分，從而爲他們的職業成長贏得寶貴的經驗。固然你但願從一開始就能平穩的準確的完成項目。不容許團隊成員爭取超出他們能力以外的任務的項目經理，不會贏得團隊成員的歡迎，項目經理必須給團隊成員一個從中學習，蒐集新技能的機會，若是你老是吧關鍵路徑的任務分配給團隊中那些高手，他們也許會厭煩統一類型的工做，就像技術差的團隊成員厭煩他們所感到乏味的工做同樣。這時你應當採起的解決辦法是將此進行，在關鍵問題的處理時容許沒有經驗的團隊成員與技術好的團隊成員一塊兒工做，經過對兩組隊員在關鍵問題上的結合使用，你能夠達到如下的目的：使缺少經驗的新手增加了經驗，分享了團隊的知識，提供了必定程度的在職培訓，保證了關鍵問題可以被準確解決，知足了管理人員使其團隊成員成長的須要，使你更加了解未來的項目。

4.       激勵團隊：團隊不僅在將要完成任務，關鍵問題的解決以及項目更新上指望獲得你更多的指導，他們也在期待你的激勵，再項目管理中，激勵是一種將你的熱情傳遞給團隊成員，使他們激動起來的能力。不管你的微笑多麼迷人，對項目的熱情有多麼高漲，並不會感動全部的人，許多項目的動力甚至不是來與於項目經理，動力與刺激的程度來自於公司自己，工做氣氛以及每一個項目團隊成員組織的全體承諾。團隊成員能夠根據激勵保健理論分爲兩種：激勵需求者和保健尋求者。激勵尋求者類型的成員會再工做，成長機會以及責任感中尋求安慰，而保健尋求着會在組織的安全與穩定中尋求安慰。成員會受到無形的稱爲積極因素和稱爲消極因素的保健因素的影響，消極因素包括公司提供的利益如薪金，保險，安全的工做環境，假期和社會歸宿感，積極因素包括學習新技能的機會，提高，辛勤勞動的回報。消極因素對激勵尋求者沒有影響，他們只受積極因素的影響，然而消極因素的欠缺只會帶來負面的影響。保健尋求者對如下因素比較感興趣：公司的政策與管理，監督，薪水，人際關係，工做條件。激勵尋求者比較感興趣的有:成就，讚譽，工做自己，責任，進步等。對於保健尋求者，給與他們假期，空閒時間，旅行的機會等均可以做爲項目的獎勵，對於激勵尋求者，，則從他們的工做所取得成就，進步的機會，以及公衆的讚揚中獲得激勵。做爲項目經理，要努力區分團隊成員屬於哪一類人，從而採起不一樣的措施。