[分享] 淺談項目需求變動管理

 「項目一旦啓動，變動也就隨之而來。」

 變動是沒法避免的，做爲一個合格的項目經理，咱們應該有有效的方法來管理項目變動。

 

 先來看一個小案例：

 

 A公司正在實施一個業務系統項目，該項目包括人事行政部、信息部、業務部、財務部、生產部等多個部門人員。

 系統採起外包的形式，僱傭了某知名軟件B公司的10名開發人員。

 系統實施時，出現了下述狀況：A公司一個系統的用戶向他所認識的B公司一個項目開發人員抱怨系統軟件中的一項功能問題，而且表示但願可以進行修改。因而，該開發人員就直接對系統軟件進行了修改，並告訴A已經解決了該項功能問題。

 

 在分析案例的問題前，咱們先看看，什麼是項目變動。

 

 當項目的某些基準發生變化時，項目的質量、成本和範圍等隨之發生變化，爲了保證項目目標實現，就必須對項目發生的各類變化採起必要的應變措施，這種行爲就是項目變動。

 

 項目變動產生的緣由是多樣的。如下是一些常見緣由：

 

（1）項目外部環境發生變化；

（2）項目整體設計，項目需求分析不夠周密詳細；

（3）新技術的出現、設計人員提出新的設計方案或者新的實現手段；

（4）建設單位因爲業務變化、機構重組等緣由形成業務流程變化。

（5）其它緣由

 

 咱們再來仔細分析一下，上面的案例中的作法，會出現怎麼樣的問題

 

 開發人員在聽到用戶的口頭抱怨後，就直接對系統軟件進行了修改，解決用戶的問題，顯然是不符合流程的。下面列舉三條不合理的地方：

 

 首先，開發人員沒有書面記錄用戶的變動需求，可能會致使對系統軟件變動的歷史沒法追溯；

 其次，沒有認真評估用戶的變動需求是否合理，這樣可能會致使與項目現有的工做可能不一致，致使影響成本、進度或者項目質量；

 再次，進行變動時，沒有與其餘項目相關成員進行溝通，可能會致使其餘項目成員的工做不一致。

 

 那麼咱們應該怎樣來處理項目中出現的變動需求呢？最好的辦法是創建一套正規的程序對項目的變動進行有效的控制。

 

簡單地說，管理變動的程序包括如下幾個步驟：

　（1）識別變動：分析項目中出現的問題是否屬於變動需求，區分是否爲變動需求的標準就是，某項工做是否不在項目工做基準中；

　（2）評價變動對項目的影響：若是屬於變動需求，進行分析，變動會對項目成本、進度、質量等因素產生哪些影響；

　（3）設計變動的備選方案：列出幾種可能的變動處理方案，好比說很是緊急的變動需求立刻批准，而對項目影響較少的變動能夠稍後再處理；

　（4）提出變動申請：正式提出書面的變動申請需求；

　（5）徵求項目干係人的意見:全部與變動有關的項目干係人（注：項目干係人指全部與項目有正面與負責利益的人之和）都應該參與項目變動；

　（6）批准或否決變動:提交相關項目管理人員，批准或者不然項目變動；

　（7）追蹤變動的實施狀況:變動批准後，咱們需求跟蹤變動的執行狀況，而且要記錄在案。