Excel應該這麼玩——五、三種數據：Excel也是系統

時間 2019-11-11

標籤 excel 應該三種數據系統欄目 Microsoft Office 简体版

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Excel最經常使用的功能就是記錄數據，把數據按照行列記錄下來。這部分數據是源數據，是業務活動中最原始的流水帳，做爲後續操做的依據。爲了從源數據中得出必定的結論，須要對源數據進行分析得出報表數據。在分析數據的過程當中，除了用到根據實際狀況變化的源數據，還存在不變的數據，例如各類比例、基數、基礎信息，這裏把這一類數據叫作基礎數據。其實在業務系統中的數據也能夠按這三種數據分類，只不過業務系統能提供友好的用戶界面，Excel則徹底面向數據。雖然Excel在用戶界面上無法和業務系統相比，但對於數據的分類和處理方式和業務系統是一致的，遵循相同的規範會讓數據處理起來更高效。

一、基礎數據

基礎數據是指最基礎的配置數據和基本信息數據，通常建立以後不會常常改動。例如組織架構、員工信息、產品分類、產品信息這些都屬於基礎數據。

基礎數據又能夠分爲兩類，單個基礎數據和列表基礎數據。單個基礎數據通常是獨立存在的單個值，例如各類基數。這種數據可使用命名單元格的方式使用，後面作報表的時候只須要經過名稱引用便可。列表基礎數據是一類數據的集合，有多行或多列，例如組織架構信息、產品信息。對於列表基礎數據能夠用命名錶格的方式使用。

在命名錶格中介紹了COLUMN函數，指定某個表格的列名，COLUMN函數就會返回該列的從1開始對應的序號。可是這個序號是從A列開始計算的，而VLOOKUP函數中第三個函數是指定從當前表格中的第1列開始計算的。若是在一行中存在多個表格，那麼對於第二個表格使用COLUMN函數就會獲得錯誤的列序號。因此建議基礎數據縱向排列，不要在一行中存在多個表格。縱向排列還有一個好處，能夠隨意的添加和刪除行，而不用擔憂刪除其餘表格的數據。縱向排列有一個弊端，定位數據會比較麻煩，須要較大幅度操做滾動條。可是這個弊端能夠很容易避免，能夠經過添加連接的方式。添加連接的方式會在後面的文章中介紹。

實際維護基礎數據時，建議對於較少許基礎數據，能夠把多個表格放在一個Sheet中。若是某一類基礎數據的行數很是多，建議放到單獨的Sheet中。

二、源數據

源數據一般是手工輸入，或者是從其餘業務系統中導出的。若是是手工輸入的，儘可能減小錄入的數據量，能夠經過引用基礎數據來實現自動填充一部分數據。另外爲了不手工輸入數據發生錯誤，對於有必定限制的數據，建議使用設定數據類型和設定數據有效性（下拉列表）的方式進行限制。

在設定源數據表格的列時，須要注意不要在一列中包含複合信息。服裝有尺碼和版型之分，例如襯衫36A表示36碼A版。若是混合在一塊兒，要分析出ABCY這四種版型中哪個賣的最多，就無法直接用數據透視表分析出來了。爲了給數據透視表提供正確的數據，源數據必須有列標題，不能有合併單元格，不能有空行。

在設計源數據結構的時候，最須要注意的是不要使用維度項做爲列，特別是把多個維度作成多表頭的形式，以下圖：

這個是我看過的一個真實例子的縮減版（真實狀況更復雜），把多個尺碼和顏色作成列，致使後續分析的時候根本無法使用數據透視表。例如須要統計產品A的每一個尺碼各賣了多少件，或者按顏色統計，這個格式只能手工計算。正確的作法應該是這樣：

雖然這樣致使數據行增多了，但後續分析起來更方便。

三、報表數據

Excel提供了很強大的數據分析工具——數據透視表。如下面的數據做爲源數據進行分析（使用命名錶格，名稱爲銷售源數據），要求得出每種產品按尺碼統計的銷售數量：

切換到插入菜單，點擊數據透視表。

在彈出的對話框中輸入命名錶格的名稱，若是沒有使用命名錶格，則使用鼠標選擇要分析的數據區域，注意須要包含列標題。數據透視表的位置通常建議放在新工做表，避免對源數據所在的Sheet作修改。