我與時間管理的故事

這是上家公司，在團隊作的分享，仍是挺有意思的，特此分享。

初識樹狀文檔

記得剛來團隊那會, 天天早上有個站會, 站會的任務就是把今天要作的事情寫到樹狀文檔裏面, 剛開始這樣作我是不太認同的, 由於在之前的公司並無這麼作過, 在以前的公司最多也就是寫寫週報, 然而對於週報而言,當時我也是比較反感的, 由於那時以爲寫這些東西根本沒有多少意義,寫這個就是爲了給領導看的, 然而以前寫了也沒人給反饋, 因此致使那時我對寫這些東西是十分的不認同

然而無論認不認同吧, 既然團隊有這個要求,也只好按照要求去寫了, 記錄的方式卻是很簡單, 就是把要作的事情寫到文檔裏面, 而後記錄下這件事的狀態, 通常用的狀態是todo,done和cancel

在我按照團隊的要求記錄了一段時間後就感到如今的記錄方式和以前公司寫週報的方式是很不同的, 以前是每週五下班前把本週作的工做和下週的工做計劃用微信發送給咱們的Leader, 而後Leader彙總後發送給管理層, 而如今咱們團隊的作法讓我以爲記錄這些並非爲了給誰看而寫, 而是爲了幫我更好的理清我要作的事, 以及不會把要作的事情忘記

固然, 讓我可以在短期內認同這一點, 還要感謝團隊和亮哥開發的樹狀文檔工具, 由於它的記錄方式讓我以爲是很是友好和方便的

這樣作的時間越久, 我就越堅信天天把要作的事情記錄下來是頗有意義的, 由於有了這些記錄的內容,咱們之後就能夠很方便的進行查看, 儘管如今可能沒有什麼用, 但之後就說不定了

好比: 前段時間亮哥code view了我半年前的一個項目代碼, 裏面有一段很難理解的代碼, 而後亮哥問我那段代碼是怎麼回事, 然而因爲時間過久, 致使如今讓我去想我也想不出當時爲何那樣寫的, 而後我只好去查git, 可是當時git一次提交的內容太多了, 致使提交的信息也沒能很好的解釋清楚那段代碼究竟是作什麼的, 後來經過拿git的提交時間, 在當時的任務列表裏面找到了那段代碼相關的解釋, 不過惋惜的是, 當時寫的信息比較少, 因此也只是知道那段代碼是爲了解決某個bug才那樣去寫的

因此說記錄是頗有必要的, 不過把內容記錄的詳細點也是很重要的, 否則就有可能發生像我前面說的那樣

另外由於天天記錄了當天作的事情, 所以當團隊須要寫週報的話, 那基本上就不須要花多少時間去回憶作過的事情了,只須要把以前記錄下來的整理和修改一下就能夠了

Todo與四象限

當你有過一段時間這樣的記錄後, 你會發現其實記錄不只僅是爲了防止忘記還有什麼事情沒作, 更是爲了讓你知道你如今作到了哪

想起某次分享會上, 亮哥對GTD也就是任務管理作了一次分享, 在那次分享以後, 我對記錄和知識管理更加着迷, 那以後不久, 很偶然的, 我學了四象限, 它是用來區分任務的緊急程度的

記得當時我作過一次關於四象限的分享, 那時我覺得我會將四象限用上很長一段時間, 但那以後的一段時間裏, 我發如今實際的工做中,我更多的是在自我挑選任務, 而不是根據任務的緊急程度去作事,所以我在使用四象限的過程當中, 經常將全部事情都給放在了重要且緊急,或者不緊急但重要裏面, 最後的結果就是, 個人四象限與Todo列表基本上沒有什麼區別了, 而後我就在想, 既然這樣,那乾脆仍是使用原來的方式作個Todo列表好了, 因而四象限就這樣被我拋棄了

在放棄四象限後,我得出了幾點, 不少時候你是沒法控制住本身先去作哪些事情, 而後再去作哪些事情的, 儘管你可能知道某件事相對於另外一件事來講更重要一些, 可是四象限根本就沒有辦法控制你不去作某件事情, 或者去作某件事, 也就是說若是一我的可以控制住本身, 那麼就算是使用最簡單的Todo列表也能很好的根據本身的價值觀作出選擇並加以執行, 相反若是不能控制住本身, 那麼就算有四象限也將是一個虛設

儘管我說我拋棄了四象限, 但這麼說也不全對, 由於在某些狀況下, 我仍是會按照四象限推崇的以任務的重要程度來區分前後順序, 只不過是我沒有再去將任務分爲4塊, 對比使用四象限和如今的區別就在於, 如今使用任務的重要程度來區分前後順序的比例減小了, 更多的是由本身當下發揮

如今我使用任務的重要程度來區分前後順序的常見慣例是, 我正在作某件事, 忽然接到一個新任務, 那麼這時我就會按照任務的重要和緊急程度來決定是否要放下手上的這件事而去作新接的任務

不過我, 除了考慮任務的重要和緊急程度, 還會去想的一個問題就是, 若是如今不作這件事, 是否會影響以後任務的執行, 另外若是新接的這個任務可以在幾分鐘內完成或者這件事並不須要我來完成, 而是須要我轉告給另外一個同事, 那麼這時我也會放下當前正在作的事情, 去作新接的任務

不過當你真正作任務管理的時候, 你會發現咱們除了考慮任務的重要緊急程度之外, 還有不少其餘的方案能夠選擇, 而且若是你真的徹底按照任務的重要和緊急程度去作, 也不見得就好, 由於任務的重要程度是會變化的, 也許某件事對於今年來講是重要的, 但有可能後來由於某些緣由致使那件變得沒有多少必要了, 因此留有必定的自由選擇也是頗有意義的

在任務管理方面我主要使用的方法是, 收集, 記錄, 整理, 執行, 固然, 若是要作的那件事很夠在1,2分鐘內就完成, 那麼我就不會去記錄, 而是直接把它作完

時間記錄法

其實, 我除了天天會去寫任務列表外, 還有一件比較重要的就是, 我會把每件事花費的時間記錄下來

記錄的方式是參考的柳比歇夫的時間記錄法, 柳比歇夫是一位蘇聯的昆蟲學家, 但大多數人認識他的緣由並非由於他是昆蟲學家, 而是由於他的時間記錄法, 有本書叫作 <奇特的一輩子> , 裏面講述了柳比歇夫56年如一日的經過記錄天天的時間花費狀況作統計, 而後將統計後的結果進行分析, 最後根據分析的結果去安排本身的時間

時間記錄法的規則很簡單, 就是將天天作的事情和花費的時間記錄下來, 這些記錄下來的會被做爲下一次計劃任務時的一個參考, 若是是按照柳比歇夫的作法, 那麼咱們還須要按期對這些作過的事作一次回顧

在使用時間記錄法的一段時間後, 我經過記錄的這些數據瞭解到本身在哪些方面浪費的時間比較多, 以及天天真正花在作事的時間上有多少, 當有必定的數據後, 我就能夠算出平均天天有多少時間是有效的, 有效時間, 指的是, 拋除那些不可工做後的時間, 好比走路,喝水, 等

當我知道了本身天天有多少有效時間後, 我就能夠拿當天記錄的數據與有效時間作個比較, 看是多了仍是少了, 若是是少了, 那麼就應該去看是在哪些地方花費的時間比較多, 並作好總結避免下次再出現這種狀況

經過時間記錄法, 咱們還能夠了解到某類事情須要花費多少時間,好比以前我看某種類型的書籍須要花費3小時, 那麼在下一次我要看相似書籍的時候就可以估計出一個大概的時間了, 若是我以前沒有作過這方面的記錄, 那麼我就只能是瞎猜

有了數據後, 我能夠更合理的去安排下一次計劃, 不至於將一天安排的過多或過少, 之因此能夠更合理的去安排下一次的計劃, 就在於我以前作過相似的事情, 並有相關的記錄, 所以如今再去作相似的事情內心確定是有個大致的數的

時間記錄法還有一個好處, 那就是你可以分析出, 你對某類事情的興趣增減狀況

番茄工做法

在工做中, 咱們經常會由於沒法專一的去作某件事而苦惱, 那麼這時能夠考慮番茄工做法

番茄工做法是一套工做流, 其目的是提升專一力, 以及合理的安排休息時間, 番茄工做法的原理是將一天分爲多個番茄, 通常每一個番茄爲25分鐘, 每作完一個番茄就休息5分鐘, 一旦開始某個番茄, 就不能被中斷, 若是被中斷, 那麼這個番茄將被做廢, 須要從新開始, 在你準備使用番茄時, 須要確保你的時間不會被他人打擾, 若是沒法肯定那麼就不要使用了

不過在實際狀況中, 每每25分鐘是不可能的, 好比我在編程中, 每每一寫就是幾個小時, 好比5月1號的下午, 我從4點左右開始寫某個東西, 結果一寫就到晚上7點左右了, 固然長時間作電腦旁是不太好的, 但每每就控制不住本身, 好比寫到一半多的時候, 就想着都快寫完了, 乾脆寫無缺了, 反正不少時候就是這樣

儘管說番茄工做法的時間分配並不適合我, 可是我依然喜歡番茄工做法, 由於雖然我能夠長時間的去作某件事, 可是並不表明我能夠始終專注的去作那件事, 時常在作那件事時, 作着作着就去弄了和它不相關的東西, 正由於有這一點, 我才認爲說, 番茄工做法對我依然是有益的, 只是它和四象限同樣我不須要徹底去按照官方推薦的作法去執行而已

另外它推薦的休息時間, 也是比較不錯的, 由於長時間的工做真的不是太好, 儘管我如今尚未作到, 但我如今也在開始準備往這方面去考慮, 怎麼安排會比較合適

在你剛開始使用番茄工做法時, 可能會產生一些焦慮感, 容易讓你去想如今還剩多少時間, 不過在你使用一段時間後, 焦慮感會逐漸消失, 固然這也多是我我的狀況, 若是你沒有產生天然是好的, 若是產生了也沒必要驚慌

結語

有一天你會發現, 無論咱們如何作時間管理, 咱們永遠都不可能會有將任務作完的一天, 甚至會讓你的事情變得愈來愈多,因此在裝進杯子裏面以前, 看看裝進去的是什麼, 不要爲了裝滿杯子, 而把什麼都往裏面塞

而後問問本身,須要那麼多時間作什麼, 由於若是你不知道你爲何要那麼多時間, 那就是給你不少空閒的時間, 那也只會是浪費

關於時間的分享就到這了, 最後我還想說的是:

有時咱們容易過早的去拒絕一些新鮮的事物, 但這樣作的結果就是, 咱們少了一種新的可能性, 在沒有實際用過它以前, 咱們每每不知道它到底有什麼用, 或者說用仍是不用它,對咱們有什麼改善, 然而若是你沒有去用它, 是不太可能想明白的, 理性的作法是本身試驗一段時間，看看是否真的有效

給它一個公平的機會, 也給本身一個改變本身的機會, 無論如今你認爲它是好的仍是壞的