編制預算（下)

（本文是學習筆記，與你們分享）

4. 使用自頂向下的估算方法

自頂向下的估算方法是項目經理使用相似項目的估算，同時使用一些經濟數學的理論，來獲得當前項目的預算結果。當企業爲其餘公司作項目時常常採用自頂向下的估算方法。在公司內部，IT項目經理仍然會作一些相似於過去曾經完成的項目，假設使用磁盤鏡像服務器安裝一個新操做系統的項目，若是項目經理過去曾經使用過磁盤鏡像服務器安裝過其餘的操做系統，那麼他對如何進行當前項目就會有不少比較好的想法，這些曾經完成的項目中被證實的歷史星系可讓項目經理在採用自頂向下的估算方法節省更多的時間，由於他利用原來成功的經驗。

       事實上，大可能是IT項目之前沒有作過，這是採用自頂向下估算方法的問題，尤爲是IT發展的如此迅速，通常狀況下，每一個環境都須要定製，因此採用自頂向下估算方法沒有自底向上的估算方法可靠和實用。

1.  實用模擬估算，若是你正在開發的項目與過去完成的項目相似，實用模擬估計是你最好的選擇，模擬估計方法實用歷史項目信息預測當前項目的成本，他是自頂向下估算方法的一種類型，模擬估算是將歷史項目的實際成本做爲當前項目的基礎，實用歷史項目的成本，同時根據當前項目的範圍，規模和其餘已知的變量來估算當前項目的成本。

這種估算方法比其餘的估算方法節省時間，可是準確性差，當但願快速給出估算結果時，這是一個不錯的方法，它只給出項目成本的一個大體結果。

2.  實用參數估計 另一種自頂向下的估算方式是參數估算，參數模型是基於必定的參數實用數據模型來預測項目的成本，模型中的參數因項目的複雜程度的不一樣而有所不一樣，這個參數多是每立方碼的費用，每一個單位的費用，一個複雜的參數可使每單位的成本乘上一個調整因子，這個調整因子對其進行調整，當使用參數魔性時，通常要使用參數，正是這些技術參數，IT項目常常不適用這種方法。

5. 完成時估算 完成時的預算是項目各個階段的預算總和，這是整個項目的預算保障，若是項目經理把項目分解成各個階段，那麼每一個階段都要反映出階段所須要的費用，這種方法的好處是公司沒必要要在一開始就把所有階段預算資金分配下去，而是先分配項目啓動資金，而後完成一個階段任務，分配一個階段資金就能夠了。

這種方法的最大優點在於公司能夠在項目的下一個階段開始前一直使用劃撥給項目的預算，另外一個優點是在於它可以使參與項目的人經過了解項目各個階段的成原本把握項目，並從而獲得項目的總成本。

使用這種方法可使得各個部門對每個階段的成本，資金到位時間以及項目總成本都有一個清楚的認識，即便有的階段沒有現金支出，項目經理也應該把它們包括進來，在有的狀況下，你須要把完成各個階段所須要的工做小時數量加起來乘以僱員時間成本或諮詢專家成本。

6. 零基運算，你還可能遇到的概念是零基運算，零基運算意味着預算老是從零開始，而不是在其餘相似的項目基礎上把支出一個個列出來。零基運算要求開始時餘額爲零，也就是說，你不能把去年IT部門全部項目的預算費用，加上20%，就做爲今年的升級預算，零基運算迫使項目經理計算出項目每一個階段的實際成本。儘管這個方法相似自底向上的分析方法，但這個方法經常用在一系列項目，一個部門或者要持續幾年的長期項目，IT項目經理對於零基預算的最大意見在於這使得他感受好像在重複勞動，事實上，它迫使你肯定物品或服務的價格沒有發生變化，若是改變了，零基預算就會反映出來，零基預算迫使項目經理產生一種責任感，由於他們必需要獲得服務以及要購買的硬件的準確成本。

有些項目經理可能根據相似預算而製造出一個新的預算，請你不要這麼作，若是你這麼作，公司可能再花冤枉錢，而你付出的代價則是你的項目和工做。若是你把去年的預算添加20%，做爲今年的服務器升級的預算，到實際購買服務器的時候，價格可能上漲了30%，這個時候就得去和項目相關人員解釋。若是要求使用零基預算，那麼就必定要使用他，即便目前的項目和原來的項目如出一轍，也要去進行實際的調查，並準確的報告他們。這個過程很枯燥，但也正是這個過程被稱爲工做。

7. 肯定項目的支出，表面上看，項目的成本很容易預測，只要找出須要的硬件，把它們加起來，就是所須要的成本。其實沒有那麼容易，預測項目成本還涉及其餘方面的因素。預測項目支出時，項目經理必需要考慮員工我的，員工的組織形式，硬件花費，項目已確立的範圍以及實施計劃必須的硬件等，全部這些變量對於項目支出的長期計劃的制定，計算，以及合理假設都頗有幫助，要想建立準確的預算，縝密的計劃和豐富的經驗是最重要的兩個因素。

1.         物品成本，自造或者購買產品的決定是管理的一個基本方面，一些狀況，購買是划算的，而另外的狀況，本身製造是更爲合適的，自造，購買分析是最初定義項目範圍時使用的決定自造仍是購買的方法，在項目的進展過程當中，還須要自造購買分析方法，除了須要考慮自造或購買的初始成本，還要考慮後續的大量費用，好比維護費用。到底是自造仍是購買須要考慮諸多因素，好比

                                       i. 組裝須要多長時間，若是團隊有組裝的經驗，那麼能夠準確預測組裝過程須要多長時間，從而計算出組裝過程的成本。

                                     ii. 技術人員還有那些工做要作，考慮技術人員的時間，時間成本以及項目中技術人員要承擔的其餘任務。

                                    iii.  供應商是否保證他們的工做質量,若是由供應商來組裝，供應商應該對他們的服務有相應的承諾。

                                   iv.  值得這麼麻煩嗎？有時本身動手帶來的麻煩遠遠超過了節省的錢，在有些狀況下，特別是當本身動手節省不了多少錢，應該讓供應商來組裝更有效率。

2.  估算工做小時數 在項目管理中最困難的因素是時間，也是最難預測和最容易失去控制的因素。做爲項目經理，你的時間是寶貴的，不能讓用戶，傳呼打擾，可是還有那麼多的用戶要來找你，天天用在處理解決問題的時間和真正用來開展項目的時間相比，他們佔了很高的百分比。做爲項目經理，可能並不參與項目的每個實施步驟，可是你必須喝你的團隊並肩做戰，耐心地解決和項目成功相關的問題，並且你還須要時間跟蹤報告項目的實施狀況。在有的公司裏，你可能身兼數職，一方面作用戶支持，另外一方面還要從事項目的各個階段的工做，跟蹤項目的執行狀況，無論是怎樣的狀況據誒管理你的以及其團隊的時間的能力對於項目的成功與否相當重要。在作項目預算時，使用最壞和最好的狀況來預測團隊成員的時間，許多項目經理，對人力成本有一個範圍，對每個人的平均小時工資和預測的團隊成員完成任務所須要的小時數來準確獲得最好，最壞和最平均狀況下每一個圖案對成員所需時間相關聯的成本狀況。

在分配任務資源的時候，應該考慮下面兩種狀況

l  生產率，一個高成本的資源比一個低成本、工做經驗少的資源在完成任務的時候更快更有效率嗎？

l  增長資源與回報的規律 給某些任務增長資源並不必定會按比例減小開發時間，好比安裝電話線時增長2我的可能會使得任務完成更快一些，可是若是一樣增長4我的並不必定更快。

3. 使用pert ：經過最好和最壞的狀況能夠很快和很容易地獲取平均成本，你也能夠採用稍微複雜的算法，就是工程評價技術，也稱爲pert，是估算完成活動時間的理想方法，它採用加權平均來預測活動須要的時間，這個加權平均是最悲觀值加上最樂觀值再加上4被的最可能值最後除以6，之因此除以6是由於在計算加權時，最悲觀值的權重是1，最樂觀值的權重是1，最可能值的權重是4。因此要除以6。

8.  跟蹤預算支出

支出很容易超過預算，破壞預算的不是購買行爲，而是缺少計劃，隱藏成本以及缺少總體的調查研究。

1. 失控項目 從名字就能夠看出，開始進行很好的項目，逐漸出現加速，力度增長，項目範圍也擴大，最終致使在預算，時間甚至你的信譽或事業方面出現嚴重失控，項目失控的一個最大因素就是預算，項目經理常常把錢拋向問題，而不是尋找解決方案。失控項目可能出於如下幾種緣由：

                                       i.  缺少計劃，在項目的各個階段沒有作好計劃，在項目的開始而不是最後失敗了。

                                     ii.  缺少項目視圖 沒能給項目肯定一個清楚的目標

                                    iii.  項目範圍擴展 管理層和各部門不斷給項目加入新的細節和要求。

                                   iv. 缺少領導 缺少領導，項目註定要漫無目的的前進，從而致使額外的費用。

                                     v.  缺乏變動控制，ccs是對變動和增長項目範圍進行評估，批准或者拒絕的正式過程。

2.  跟蹤支出，項目開始前，你須要瞭解企業有關項目支出跟蹤和控制的規定，有些企業預算由管理層控制，同時要聽項目經理的彙報結果，而另外的一些企業，項目經理負責天天跟蹤項目的支出狀況，有不少工具能夠幫助你跟蹤項目支出，無論使用那種工具，如下是你必需要包含的一些因素，

                                       i.  工做時間，對於任何項目來講，時間都是最昂貴的因素之一，因此應該制定一個計劃讓團隊成員報告他們投入給定項目的時間，若是供應商或者諮詢專家按照小時收費，也應該建立一種方法使得他們能夠報告本身的工做時間，若是公司實行加班或者週末工資，也應該建立一種方法，團隊成員的職能經理也但願瞭解這些員工花費在這個項目上的時間。

                                     ii. 購買物品 跟蹤全部爲你的項目購買的硬件，工具，軟件，電線和其餘的物品，包括用現金支付的小東西，好比比薩，晚餐以及其餘一些位團隊購買的物品。

                                    iii.  軟件許可證，若是你的IT項目包括軟件許可證費用，那麼必定要記錄這些費用。

                                   iv.   工做站和服務器，若是你的IT項目包括工做站和服務器，那麼要記錄購買價格。

                                     v. 實際的誤差，在項目進行過程當中，你估算的成本與項目實際的成本可能有必定的差距，這個差距也應該被記錄。