從優化業務流程談信息化管理

[原文出自http://www.amt.com.cn/html/ManageFront/AMTPoint/2012/0903/861.html]

從流程優化的須要來理解信息化與管理的關係

AMT諮詢認爲任何一個企業的經營運做都是由一系列連貫又交錯的業務流程來實現的。例如，有經營決策的流程、掌握市場和客戶需求的流程、產品研發流程、營銷流程、生產製造流程、採購供應流程等等。這些流程都是密切關聯的，單獨存在是沒有意義的。當人們說產供銷嚴重脫節時，實質上是在說這三個流程是在各自孤立地運行，沒有可以造成一個有機的總體。

業務流程能夠定義爲：經過一組做業的整合，把輸入各類必要的資源，通過增值處理，輸出客戶所須要的、承認的和滿意的資源 (產品或服務)。從全面質量管理(TQM, Total Quality Management)的角度理解，廣義的客戶就是下道工序。要區別局部流程同總體流程的關係;一個局部業務流程的輸出是另外一個局部業務流程的輸入。對製造業來說，它們又都是「從獲取客戶訂單開始到把產品交到客戶手中並收到回款」這樣一個完整的全流程的一部分。

要不斷經過創新來優化業務流程以適應環境的變化的需求 ;而只有當流程是「可視化」的或透明的，纔有可能對流程進行監控和改進。

設計業務流程的目的是爲了最大限度地知足客戶日益增加和變化無窮的需求。同時也是爲了實現企業的經營規劃所提出的各項指標，客戶價值和企業價值是有區別的，客戶的價值是以本身承認的費用獲取可以爲本身帶來效益的產品和服務，而企業的價值是獲取合理的利潤。必須把客戶的價值同企業的價值統一塊兒來，實現共贏。對流程的設計、監控、改進和創新，要用先進的管理理念和方法給予指導，使之可以在企業全體員工的共同努力下，不斷消除一切無效做業與浪費，不只要最大限度地爲知足客戶的需求而增值，並且要爲包括股東的全部利益相關羣體，如企業 (利潤)、員工(薪酬)、合做夥伴(利潤)、政府(稅收)、貸款方(利息)、投資方(股息)增值。所以，企業的市場競爭優點，在必定程度上，經過觀察和分析它的業務流程便可見端倪;好比產品研發、市場的響應速度和交付能力，整體運營成本，不一樣的業務流程，運行的結果是截然不同的。

爲了使業務流程 「可視化」，必須創建一個體現信息集成和信息共享的信息化管理系統，而這個系統必須覆蓋企業的完整全流程才能真正實現優化和提升競爭力的目的。

要不斷經過創新來優化業務流程以適應環境的變化的需求 ;而只有當流程是「可視化」的或透明的，纔有可能對流程進行監控和改進。爲了使業務流程「可視化」，必須創建一個體現信息集成和信息共享的信息化管理系統，而這個系統必須覆蓋企業的完整全流程才能真正實現優化和提升競爭力的目的。當前，對製造業來講，這個系統就是在供需鏈管理理念指導下的企業資源計劃(ERP, Enterprise Resource Planning)系統。

 

信息集成與信息共享

在咱們討論 MRPⅡ/ERP系統以前，首先必須樹立信息集成的概念。

這些年來確實很多企業在計算機輔助管理的應用上，作出了很大成績，提升了一些管理部門的工做效率 ;例如財務部門的電算會計、銷售或採購部門的合同管理、生產部門的零件配套表、人事部門的工資管理、技術部門的檔案管理、以及各個倉庫的庫存管理等等。不錯，這些計算機應用都是「管理信息系統(MIS, Management Information System)」，但它還僅僅是信息化的初級階段，能夠提升企業內部單項業務的工做效率。因爲它只是孤立的MIS(或稱信息孤島)，沒法提升企業的總體效益。企業在開發單個業務部門的應用程序時，若是沒有一個統一的整體設計，沒有創建一套規範的管理基礎，信息系統沒有覆蓋企業的總體全流程，信息流是被割斷的、信息的傳遞是遲緩的，甚至根本是不能溝通的，各個單項業務之間即便聯上網也很難造成一個有機的總體，難以進行信息共享和業務流程優化，這還不是咱們所要的信息化管理。咱們須要的是一個高度集成的信息化管理系統，既要效率，更要效益。爲此，必須首先明白什麼是信息集成。

通俗地講，實現了信息集成就是：任何一項數據或信息，由一個部門一位員工負責，在規定的時間，錄入到系統裏去，存儲在指定的數據庫中，按照必定的運算方法進行加工處理。就是說：一樣的數據或信息再也不須要第二個部門、或任何其餘員工再錄入一遍。很明顯，這樣能夠作到減小重複勞動、提升效率、避免差錯。人們很容易從系統中，根據錄入數據的員工口令查明每個信息的來源和錄入時間，作到責任分明。簡言之，信息集成的原則就是信息源是惟一的，而不是多頭的。

作到信息集成自己不是最終目的。實現信息集成是爲了信息共享。全部與某項業務流程有關的受權人員均可以從指定的數據庫中調用原始數據和加工處理後的信息，按照必定的格式顯示在全部相應的記錄和報表上。實時地瞭解到相關信息以應對瞬息萬變的內外環境變化，對提升企業的響應速度是相當重要的。不一樣崗位的員工都是根據同一個數據源，不誤時機地採起必要的決策和措施，提升企業 (或以核心競爭力爲核心的供需鏈)的應變能力和競爭力。

當信息成爲一種 「財富」或「權力」的象徵時，要作到「共享」會遇到意想不到的阻力。而規範化的業務流程是保證信息資源完整的必要條件，是信息公開透明的必要條件，也是創建公平、公正和誠信市場秩序的前提。

可是，實現信息集成是有必定條件的，其中最最基本的兩條是：信息必須規範，信息的流程必須規範。雖然這是極其淺顯的道理，可是在很多企業裏卻很難作到。當信息成爲一種 「財富」或「權力」的象徵時，要作到「共享」會遇到意想不到的阻力。而規範化的業務流程是保證信息資源完整的必要條件，是信息公開透明的必要條件，也是創建公平、公正和誠信市場秩序的前提。

咱們能夠以一個規範化的採購做業流程來講明，見圖 1。

 

圖 1 規範化的採購業務流程

有了這樣規範的採購流程，應該採購什麼 ?採購多少?何時採購?都由物料需求計劃肯定了。拍腦殼採購的現象不存在了，居高不下的庫存能夠降下來了。向哪些有資格的供應商採購?由認證了的供應商文檔肯定。「哪家回扣多就買哪家的」現象被杜絕了，企業產品的質量從進貨源頭獲得了保證。每一位採購員容許採購哪類物料?容許採購的數量和金額也明確規定了。若是超出採購權限，系統會提示進行審批程序，每一層次的審批權限都有嚴格和明確的規定，預算超支的現象再也不出現了。系統在財務部門付款前，自動進行各類覈對：來的貨物是否是所訂購的?是否按規定的交貨日期到貨?合格品是否百分之百?發票金額同報價是否一致?只有在全部數據都是正確的狀況下，才能執行付款做業，不良資金支出現象能夠避免了。對供應商的考覈能夠經過數據庫的信息來查閱，不合格的供應商將被淘汰出局，供應鏈將獲得不斷優化。

正由於規範化管理是斷絕 「暗箱操做」的一把將軍鎖，又是向傳統封閉「獨立王國式」運營操做的挑戰，會使一些人感到極不天然而頑固抵制。這是實施ERP系統難度的根本緣由所在。技術問題通常比較容易解決，可是若是不完全轉變人們的思想觀念，不下決心深化改革管理，實現ERP這樣的信息化管理系統只能是一句空話。管理以人爲本，實施ERP系統主要是作好人的工做，要重視「變革管理」。

圖 2表達了信息技術與管理的關係。沒有必定管理基礎和數據混亂的企業是沒法實現信息化的;不許確、不及時、不完整的信息是害人的信息。

 

圖 2 信息技術同管理的關係

把但願寄託在實現不需人蔘與的 「管理自動化」是不現實的。人創建系統，人維護系統，人使用系統，永遠不要忘記「管理以人爲本」。

AMT諮詢經過長期研究發現那種認爲上了 ERP系統天然會提高企業的管理水平，管理基礎並不重要的說法是不正確的。可是有了準確、及時和完整的信息，若是管理者不去掌握它，或者不會應用，都會使寶貴的信息黯然失色。信息化的結果最多隻能是向管理者提供了豐富、實時的信息;而實施信息化管理的效益，不是系統自動生成的，而是人用出來的。咱們應當永遠記住：「信息的價值在於應用」，而應用信息的主體是人，是管理者。把但願寄託在實現不需人蔘與的「管理自動化」是不現實的。人創建系統，人維護系統，人使用系統，永遠不要忘記「管理以人爲本」。

最後，在咱們瞭解了業務流程優化和信息集成的道理後，在選擇了軟件，準備採起 「分步實施」的策略時，不要忘記這些道理。例如，若是準備上銷售系統，就應當起碼同時上銷售管理、倉庫管理(成品庫)、應收賬款、總賬……等流程密切相關的模塊;就是說，即便是分步實施也不要割斷流程的信息集成，哪怕是一個局部流程。不然，等於花錢買單個模塊，同自行開發的信息孤島沒有什麼區別，一樣不是信息化管理的宗旨。