如何有效推動事項的執行？

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背景：

你必定遇到過這樣的狀況，除了項目自己的版本以外，還有各類各樣的事項須要推進和跟進，這些事項的項目背景、重要程度、持續時間、成員狀況可能都不盡相同。那麼，如何有效的推動這類事項的執行和落地呢？筆者加入數據科學中心的一段時間內，經歷了大數據官網、產品發佈會、產品實施部署、客戶問題反饋等各類事項，分享一些我的的實踐和探索供你們參考。

先別急着執行

接到事務的時候，尤爲是比較緊急的狀況下，每每就直接撲上去作了。筆者在跟進大數據官網的時候，工做分配、計劃制定、溝通機制等事情都安排穩當，便覺得能夠順利推動下去，誰知在跟進的過程當中就遇到了各類疑問和阻礙‘爲何須要儘快上線呢？’‘這個版本的目標是什麼？’‘臨時有項目版本的事情須要處理，官網的優先級是怎樣的？’，這些問題本應在最開始就考慮清楚並傳達給團隊，但是卻犯了急着去執行的錯誤。

總結起來，在事情初始階段容易犯的錯誤以下：

• 沒有搞清楚必要的背景和前因後果，難以採用有效的方式執行；
  

• 沒有真正理解目標(短時間/長期)，致使執行結果和預期存在差別；
  

• 並未合理判斷事情的優先級，對平常版本工做形成了沒必要要的影響；
  

• 沒有和執行團隊充分溝通清楚，難以有效推進；

在開始執行前，確保考慮清楚如下這個checklist，可能會對事項的推進和跟進有所幫助：

o  事項背景

o  目標明確（短時間/長期）

o  事項優先級

o  事項持續時間（臨時/長期）

o  執行團隊&可投入時間

o  以上事項與團隊充分溝通

你們能夠參考上述制定本身的checklist，更重要的是要記得告訴本身，先別急着去執行。

對於人的分析必不可少

這裏的人分爲兩類，干係人和執行人/團隊。

·  干係人

干係人管理（參考）是項目管理中必不可少的部分，當進行具體事項的推進和跟進的時候，對於干係人的分析也尤其重要。以下圖爲筆者在跟進大數據官網的過程當中，對於簡化以後的關係人管理表：

表1 簡化關係人管理表

                                                                

身份	核心訴求點	溝通重點
市場	活動的宣傳和推廣	總體介紹、slogan、客戶案例等
銷售	客戶線索的引流	客服系統、商務合做等
產品方	產品的介紹和推廣	產品特色、試用等功能、支持等
項目經理(mentor)	小迭代儘快發佈上線	計劃、進展、交付狀況

經過分析干係人訴求，使用恰當的溝通管理方式，從而更好地進行事項的推動。

· 執行人/團隊

對於執行人/團隊特色的分析，對於風險識別、溝通渠道等都有重要做用，也決定了採用何種推進和跟進方式以及過程當中的注意點。筆者的示例以下：

表2 執行人/團隊特色分析

                                       

特色	注意點
需求方繁忙，交付延期或交付不完整。	計劃提前 可適當替代作一些決策 可補位將交付物補充完整。
開發成員是實習生，經驗及業務水平有限。	保持持續跟進 提供必要的支持協助 需求需明確。
視覺leader新入職。	強調事項的重要性，藉助其推進。

順暢的溝通渠道

不少臨時性事項是跨團隊的，團隊成員可能互相之間並不認識，中途可能會有成員更換、退出和新加入等狀況，所以，保證順暢的溝通渠道十分重要。筆者在推動一些具體事項的過程當中，每每有以下的方式保證溝通：

·  完整的成員名單和職責分工；

·  經過啓動/討論會的形式，明確目標和成員等基本狀況；

·  IM羣組、郵件組(若是必要)的創建；

·  會議機制的明確（按期or根據事項進展）；

·  wiki頁面、JIRA項目、雲協做等協做工具的使用；

·  新加入成員與原成員的認識和介紹(儘可能面對面)；

·  搞一次團建也是不錯的選擇。

能夠根據事項自己的特色、團隊的規模、是否有地理位置隔離或跨團隊等等狀況，採用不一樣的溝通方式。

風險管理老是必不可少

大部分項目經理都會在項目中進行風險管理，然而對於一些具體事務的執行，卻容易疏漏了風險和應對。對於不少臨時性事項，每每存在跨團隊、臨時投入、兼職支持、外部依賴多等各類問題，每每出現突發狀況的機率更高。所以，若是可以提早預知並準備預案，對事項的成功執行有很大幫助。

能夠對傳統的項目風險管理表(參考)進行適當濃縮和精簡，成爲事項執行過程當中的風險依據，以下表爲筆者在跟進一些具體事項的風險管理方式：

表3 簡化風險管理表

                                                                

類別	描述	預案
人員	開發成員爲實習生，在崗時間可能存在風險。	請假期間協調其餘成員支持。
進度	內容策劃工做繁忙，可能沒法定期交付。	協調組內成員羣策羣力。
質量	沒有測試成員，交付質量存在風險。	開發保證自測，其餘成員一塊兒bugbash。
…

在上述表格的基礎上，能夠適當增長優先級、責任人、風險影響等字段，根據不一樣的狀況肯定採用不一樣複雜的風險管理表。總的目標是當某些可提早預知的問題發生時，已經準備好了應對預案

適當的填坑補位

角色缺失的狀況每每會存在，項目經理的價值在於，能夠找到合適的人補位，必要時本身進行填坑補位。其根本目標是：保證事項的順利進行。例如筆者在跟進一些事項時，必要的填坑補位工做有以下：

·   沒有內容策劃時，補位進行內容&文案填充工做；

·   沒有產品經理時，進行SEO蒐集、網址提交、網站數據分析等工做；

·   沒有售後的角色時，推進銷售+客服進行客戶問題的蒐集和反饋；

·   沒有技術支持時，產品+開發+銷售進行實施部署等工做；

·   等等…

須要明確的是，切忌不要一直跳進去作事情，當有合適的角色出現時，須要跳出來將位置留給合適的人；適當的梳理和總結也是必要的，甚至能夠造成必定的流程，便於長期的順利推動。

其實，本質上全部事情均可以看作項目的濃縮，均可以使用項目管理的思路和方法推動，只是要根據事項的特色進行適當的刪減和精煉，找到最合適的方式來執行和落地。

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