中小企業的軟件需求問題

近年來，作爲我國經濟發展新興動力的中小企業同時也成爲了IT行業的熱點市場。IT領域的頂級廠商在高端市場日趨飽和的狀況下，正逐漸將眼光投向中小企業市場。而大多數IT廠商因爲自身的資源和規模限制沒法涉足高端用戶，中小企業市場爲這些廠商提供了廣闊的發展空間。另外一方面，中小企業的成長鬚要隨着經濟環境的發展不斷放大，也令其將信息技術視爲邁向更高層次的強力助推器，而紛紛將企業信息化提上工做日程。雖然有着堅實的需求推進，但中小企業所特有的經營規模、運營策略甚至行業面向，仍然爲信息化的實施形成了不少潛在的風險。咱們常常說「合適的纔是最好的」，在這篇文章中，咱們以一箇中小企業實施管理軟件的案例作爲環境，分享準確的認識需求對中小企業信息化的重要影響。

案例中的企業LF的主要業務是銷售一種型號多樣的消費類產品，他們從供貨商處進貨，並經過本身的銷售場所將產品賣給須要的顧客。當產品被採購後就進入LF的庫房，在這裏LF的員工須要對產品的售價進行標記，並根據爲一些型號的產品附加一種帶有LF自制標籤的服務卡，以執行產品的售後服務。也許您已經注意到了，LF的產品處理與不少門店不一樣，一些在出售時進行的工做（好比開具服務憑證）是在庫房中完成的。由於LF認爲儘可能減小顧客等待能夠增長他們的愉悅，這也是LF正在萌芽的以客戶爲中心的管理思惟的一種體現。在下圖中能夠看到LF的主要部門設置。

經過不斷的努力，LF的顧客羣在不斷的增加，而且LF竭力爲顧客提供滿意服務所帶來的口碑正戲劇性的加快增加速度。LF所面臨的問題不單是應付業務增加所帶來的工做負荷，想要在這種情況下繼續維持客戶的滿意程度，他們必須加快整個運營流程的執行速度。這種須要已經不是單純增長人手所能解決的了，由於在要求整個業務流程高度順暢的狀況下，增長人手在不少時候反而會形成溝通點的增長而阻礙效率的提高。

LF的管理者但願經過建造本身的軟件系統來得到更高的運營效率。通過謹慎的選擇以後，LF僱傭了一個具備豐富企業軟件發展經驗的開發小組爲他們定製所須要的軟件及提供相關的服務。事實證實，正是後來這個開發小組提供的一些正確建議，才使LF的信息化進程得以順暢開始，並最終得到了豐碩的成果。LF正確的認識到專業人員可以彌補本身沒有相應人才所形成的障礙，而這一問題偏偏是大部分中小企業須要面對的一個問題。雖然某些中小企業有專門負責計算機事務的人員，可是成功的IT項目不能只依賴對某些技術領域精通，還須要相關人員能真正深刻的瞭解企業業務，並確實知曉哪些手段能夠真正改善企業的經營行爲。

開發小組在接到任務以後沒有急於開始工做，而是認真的與LF管理者深刻進行了需求探討。開發小組成功向LF的管理者闡釋了這樣一個問題：對於任何項目來講，透徹而統一的需求理解都是項目成功的重要前提。因此自項目開始之日起，在銷售、庫房以及財務等全部部門，都認真的挑選出在部門業務熟悉、計算機系統理解、人際威望等多個方面相對出衆的人員，參與到軟件系統的需求分析和定義工做中。這些人員的參與，爲開發人員提供了大量信息，並從多個角度反饋出現有運營設施存在的問題。銷售部門的工做人員與庫房管理員對業務的詳細闡述及討論，使開發隊伍完整了解到兩個部門的業務交叉點，而且得以使系統流程得到最優化設計。對於財務部門人員工做的剖析，也使各個部門的參與者從系統的角度認識到本身所產生的信息在企業管理工做中發揮的做用。不少失敗的軟件系統，需求階段的工做根本沒有充分的完成過。也許管理者只是告訴爲他們實施系統的人員，他們但願可以看到這樣的信息，他們的員工必須利用計算機完成那個，僅此而已。他們並無認真的說明企業遇到的障礙，也沒有深刻的表達他們的願景，更別說讓他們的員工真正融入項目了。由於他們沒有理解到，信息系統項目的需求問題和全部其餘領域的需求問題有着內在的類似性，它們的背後都運行着一樣的原理。提供IT服務的廠商也沒有神奇到跳出這些原理的限制，只憑幾句簡單的表述就能夠爲客戶呈現一套完美的系統。就像不理會顧客的須要而單憑本身的想象來進貨同樣，不完全的需求工做也會帶給實施信息化的企業慘痛的經歷。

因爲咱們在本文中集中探討可以給企業帶來幫助的經驗，因此在此並不過多的闡述這個案例的技術細節了，你們能夠利用下面的軟件系統圖示大體瞭解系統的一些概況。值得說明的是：正由於深刻的需求工做使開發團隊掌握了豐富的第一手資料，才得以實現出切合LF須要的系統。例如爲了應對LF員工相對較弱的計算機操做能力，開發小組以B/S架構來實現系統以得到瀏覽器作爲客戶端所帶來的操做簡易性；而相應地，這種架構使開發小組在後臺數據庫以及客戶端操做系統上得到了更靈活的選擇能力，最終他們選擇了不少開放源代碼軟件搭建系統平臺，由於這樣能夠從很大程度上減小LF在軟件設施上的投入，而且因爲LF的應用類型較爲單純，選擇開源產品並無明顯的增長培訓成本。此次項目實施的一個附加好處是在知足LF運營效率要求的基礎上，使LF具有了獲取和查閱客戶資料的高效手段。雖然在現階段LF還沒法有效的利用這些資訊，可是隨着LF正在發展中的以客戶爲中心的經營理念與信息系統的不斷融合，無疑爲LF邁向更高層次軟件應用提供了堅實的基礎。

在爲LF所取得的成功深受感染的同時，咱們不該對需求工做採起過度樂觀的態度。既使以LF所具備的相對較高的信息技術認知能力，同時加上優秀的開發小組選擇，項目進入到編碼階段的時候他們仍是作了一項如今看來是錯誤的決定。因爲內部系統實現得很是順利，最終LF要求在原有系統的基礎上擴展對供貨商的接口，但願能夠對進貨過程也進行信息化管理。可是在推進供貨商使用該系統的時候，遇到了比預想狀況大得多的阻力。雖然最後該部分功能仍舊獲得實施，卻耗費了不少沒必要要的資源。這個插曲告訴咱們在認識所需實現內容的同時，也不能忽視實現的時機。應該要不斷的告誡本身，不管多麼理性和嚴密的需求管理，隨時都有可能受到咱們感性思惟的左右。

對需求階段工做進行討論，使咱們在某種程度體認到信息系統的成功實施，根基在於可以使信息系統與企業經營行爲良好的融合。企業實施信息系統就像一我的選購本身的服飾同樣，大部分時間都在辦公室度過的上班族，應該選擇更適合其環境的職場服裝，而不該該爲了想去露營而成天揹着成套的戶外裝備。企業在選擇管理系統的時候，應該認清自身的真實須要，而不要將眼光過多的放在遠景上面，也不該單純的爲了防範某種可能忽然出現的須要而投入不適量的資源。特別是對於中小企業所呈現的投入能力偏小、經營系統反饋較快、投入回報週期要求較短的狀況，尤爲應該注意這樣的問題，不然可能浪費珍貴的機會和資源，給本身的經營形成致命的傷害。