彙報時，如何讓老闆快速抓住重點？ | 黃金三步法

阿里妹導讀：對事物的歸類分組是咱們人類的天性，咱們的大腦會自動將發現的全部事物以某種持續組織起來。但如何組織才能幫助咱們解決工做和生活中出現的各類複雜問題？今天，咱們請阿里高級技術專家張建飛分享他的黃金三步法。

咱們常常說軟件開發中，沒有銀彈。的確，單看軟件領域，不多有什麼方法論是普適的。然而再拔高一些，跳出軟件的範疇，有一些東西是普適的。

最近，我有一個新發現：我發現「歸類分組」在咱們解決問題中起着巨大的做用。而這裏的「問題」不只僅限於軟件設計，從平常生活、產品設計到公司戰略、生物分類。都有它的身影。

這是爲何呢？究其緣由可能有兩個：

1.歸類分組是抽象的重要方法，解決複雜問題咱們離不開抽象。
2.歸類分組是結構化的重要步驟，結構化的表達離不開歸類分組。

固然，歸類分組要先有素材能夠「歸類」才行。所以，完整的方法論是這樣的，我給他起了一個好聽的名字——解決問題黃金三步：定義問題——分解問題——歸類分組。

這三步的詳細操做以下：

1. 第一步，定義問題：也就是要清楚咱們要解決的問題是什麼？
2. 第二步，分解問題：對問題進行分析拆解，造成平鋪的多個子問題，此步能夠儘可能發散。
3. 第三步，歸類分組：對子問題進行概括、剪枝，將趨同的子問題，合併成一類問題。

如上圖所示，經過黃金三步之後，咱們就能夠獲得一個形同「金字塔」的結構，也就是咱們常常說的金字塔結構。根據問題的複雜程度，這個金字塔結構多是兩層，也多是三層和多層。

看似簡單的三步操做會有那麼大的做用嗎？廢話很少說，直接上案例。

在平常生活中的運用

你出門買報紙，你老婆說家裏冰箱空了，順便帶點東西回來吧。她給你列了一個清單，裏面有葡萄、橘子、鹹鴨蛋、土豆、雞蛋。你說就這麼多了嗎？她說蘋果和胡蘿蔔也能夠買一點。當你準備出門的時候，她說家裏的牛奶和酸奶也沒有了，最好也買一點回來。

你以爲你能把老婆交代的東西都買齊嗎？我看很難，由於咱們的大腦短時間記憶沒法一次容納7個以上的記憶項目，超過5個時，咱們就會開始將不一樣的項目歸類到不一樣的邏輯範疇，以便於記憶。

若是咱們將葡萄、橘子、牛奶、鹹鴨蛋、土豆、雞蛋、胡蘿、蘋果、酸奶。按照邏輯關係，進行下歸類分組，好比把葡萄、橘子、蘋果歸爲水果類，把土豆、胡蘿蔔歸爲蔬菜類，即可以大大幫助咱們提升記憶效率。

注意這裏分類的做用不僅是將一組9個概念，分紅每組各有4個、3個和2個概念的3組概念，由於這樣仍是9個概念，你所要作的是提升一個抽象層次，將大腦須要處理的9個項目變成3個項目。

若是你已經這麼作了，恭喜你，你已經在實踐黃金三步了：

1. 定義問題：冰箱空了，須要購買補給。
2. 分解問題：你要分析購買哪些東西呢？
3. 歸類分組：爲了方便記憶，你將要買的9個東西按性質分紅了三組，造成以下的金字塔結構。

這就是結構化思惟，下次你再接到老婆這樣的「需求」，記得把這個方法論用上，她必定會對你另眼相看。

在工做彙報中的運用

定義問題

「小張，客戶對銷售報告和庫存報告不滿意，你去看一下什麼緣由。」 面對這種典型的工做問題，你打算怎麼處理呢？

分解問題

首先，你確定要去調研客戶不滿意的緣由，通過調查你發現，客戶不滿意主要有如下緣由形成的：

1. 提交報告的週期不恰當；
2. 庫存數據不可靠；
3. 得到庫存數據的時間太遲；
4. 庫存數據與銷售數據不吻合；
5. 客戶但願能改進報告的格式；
6. 客戶但願除去無心義的數據；
7. 客戶但願突出說明特殊狀況；
8. 客戶但願減小手工計算。

雖然你作了大量的工做，調查也很充分。可是，若是你要是把這8個緣由直接給老闆彙報，估計效果不會太好。你能夠本身作個試驗，仔細閱讀上面的列表3分鐘，你能從中得到什麼？一樣的，你老闆看到這樣的羅列也會是一臉懵逼，不知道重點在哪。

歸類分組

因此咱們有必要加上第三步，對問題進行進一步的歸類分組，咱們能夠將8個問題歸納爲3組：

1. 報告中含有不可靠的數據；
2. 報告的格式混亂；
3. 產生報告的時間太晚，沒法採起有效措施。

進行分組以後，咱們就能夠獲得以下的金字塔結構：

這種結構化的表達，很明顯讓問題的表述更加清晰。領導也能夠很快抓住問題的要點，並做出相應的決策。固然，這裏是爲了着重介紹歸類分組，真正的彙報你還要提供對應的解決方案，而後讓老闆作「選擇題」。

在寫代碼時的運用

你遇到一個至關複雜的業務場景，在這個業務操做中，涉及到大量的校驗和執行操做。這種代碼，若是沒有必定的策略，很容易寫成大泥球。

定義問題

例如，在咱們的業務中有一個商品上架的操做，是一個很是複雜的業務操做。

分解問題

對這種業務問題的分解，一般是產品經理的職責，可是做爲工程師也不能徹底依賴PRD。由於產品視角和工程視角仍是有差異的。

針對「商品上架」，咱們作了以下的功能分解：

歸類分組

一樣，在分解以後，咱們須要有一個歸類分組的過程。不然，這些步驟的平鋪會讓代碼顯得凌亂，不方便記憶和維護。經過分析，咱們能夠把分解後的步驟分紅三個階段：

1. 初始化階段
2. 校驗階段
3. 執行階段

經過黃金三步，咱們能夠獲得以下的金字塔結構：

最後，咱們按照這個結構去組織咱們的代碼，整個代碼結構會更加清晰，代碼的可維護性也會好不少。

在應用架構中的運用

應用架構主要解決的是模塊、組件定義和模塊、組件關係的問題。

從宏觀層面來講，架構設計也是遵循這三個步驟的。好比，咱們的架構要如何分層，分模塊、分組件就是在作問題分解。而後，模塊和組件要歸屬在哪一個層次，要如何命名，就是在作抽象，在作分類歸組。

在綜合考慮功能屬性+質量屬性，而後經過黃金三步，就能獲得咱們想要的架構設計。例如，咱們的COLA 2.0架構也是在這個方法論的指導下完成的。

在產品架構中的運用

定義問題

「小張，爲了作新零售，咱們打算作一款智能互聯網POS機，你先作一下產品設計。」

分解問題

經過調研你發現，做爲POS機，其核心功能是收銀和經營管理。因此至少須要包含收銀的功能、服務覈銷的功能、商品管理的功能、庫存管理的功能等等。

但若是僅僅是知足這些功能，和傳統的POS並無多大的區別，爲了知足「智能」和「互聯網」的要求，你去深刻百度了一下智能POS應該具有的功能，大體包含如下功能：

1. 刷臉支付；
2. 支持品牌商營銷；
3. 支持自主營銷；
4. 智能訂價；
5. 外賣對接；
6. 彩票對接；
7. 虛擬充值等等。

在問題分解階段，咱們應該儘可能多的收集信息，多發散，多頭腦風暴。

歸類分組

發散完，咱們仍是要收回來。在收斂以前，咱們先看一下產品框架應該包含哪些東西，一般，一個產品架構至少要包含三個層次：

1. 用戶感知層（在何種場景下經過何種方式觸達用戶）；
2. 功能模塊層（經過哪些功能模塊實現產品的核心功能，和哪些外部平臺功能有信息交互）；
3. 數據層（產品的數據從哪裏來、產品的數據沉澱到何處去）。

在這三個層次的基礎上，咱們再對每一個層次內的模塊進行分組。例如在功能模塊層，咱們要對功能進行分類，讓分散的功能點內聚成更大的產品模塊（體如今用戶界面上，每每是一級菜單和子菜單的關係）。

好比對於POS的收銀產品模塊，咱們能夠提供如下的產品功能：

• 支付寶收銀
• 現金收銀
• 微信收銀
• 刷臉支付
• 記帳等

經過層次劃分，模塊劃分咱們就能夠獲得一個相對清晰的產品架構，以智能POS爲例，咱們能夠畫出以下的產品架構：

分類是科學也是藝術

經過上面的案例，我想你已經領會到黃金三步：定義問題——分解問題——歸類分組的要義了。其中前兩步相對比較直觀，而第三步每每是不容易作好，也容易被忽略的關鍵步驟。

實際上，對事物的歸類分組是咱們人類的天性。人類大腦會自動將發現的全部事物以某種持續組織起來。基本上，大腦會認爲同時發生的任何事物之間都存在某種關聯，而且會將這些事物按某種邏輯模式組織起來。

好比，下面這張圖片：

不管是誰，乍一看到上面的六個黑點，都會認爲共有兩組墨點，每組三個。形成這種印象的緣由主要是有些黑點之間的距離比另外一些黑點之間的距離大。

空間是一個相對比較直觀的邏輯關係，然而，並非全部的邏輯關係都是如此的顯性化。實際上，不少的概念會在多個維度進行交叉耦合，這就給咱們的歸類分組帶來了很大的挑戰。

生物分類學

生物分類學一般直接稱分類學（Taxonomy），是一門研究生物類羣間的異同以及異同程度，闡明生物間的親緣關係、基因遺傳、物種進化過程和發展規律的基礎科學。

最流行的分類是五界系統。一般包括七個主要級別：界（Kingdom）、門（Phylum）、綱（Class）、目（Order）、科（Family）、屬（Genus）、種（Species）。種（物種）是基本單元，近緣的種歸合爲屬，近緣的屬歸合爲科，科隸於目，目隸於綱，綱隸於門，門隸於界。

不過度類學到不是一門很嚴謹的「科學」。就像比爾.布萊森在《萬物簡史》裏說的：

分類學有時候被描述成一門科學，有時候被描述成一種藝術，但實際上那是一個戰場。即便到了今天，那個體系比許多人認爲的還要混亂。以描述生物基本結構的門的劃分爲例。許多生物學家堅持認爲總數30個門，但有的認爲20來個門，而愛德華在《生命的多樣性》一書裏提出的數字高達使人吃驚的89門。

因而可知，分類並不像咱們想的那麼簡單。咱們觀察事物的視角不一樣，對問題的認知程度不一樣，得出來的分類極可能也徹底不一樣。

特別是當概念之間有交叉狀況，分類就會變得更加棘手。好比，在你的筆記本中，有「讀書筆記」和「哲學筆記」兩個平級的分類，此時你閱讀了一本哲學書籍，那麼你會把這本書的讀書筆記放在哪一個分類裏呢？

分類的原則

分類的基本原則是MECE法則。透過結構看世界，說的就是MECE法則。

MECE法則即mutually exclusive collectively exhaustive的縮寫，是麥肯錫諮詢顧問芭芭拉·明託在《金字塔原理》中提出的一個思考工具，意思是「相互獨立，徹底窮盡」，也常被稱爲「不重疊，不遺漏」。

MECE原則的思想精髓，就是全維度的去分析一件事情，不要有遺漏和重複的部分。
咱們能夠藉助已有的結構化思惟模型（分類的框架）來分析問題，確保每一層要素之間「不重複、不遺漏」。

分類的思惟模型

實際上，在上文中咱們已經提到了一些分類的思惟模型。好比，在應用架構中，咱們一般有展示層、控制層、應用層、領域層和基礎實施層；在產品架構中，有用戶感知層、功能模塊層、數據層。這些框架能夠有效的指導咱們在各自領域中開展工做。

相似於這樣的分類思考模型還有不少，好比：

1.制定市場營銷策略的「4P」模型，即產品策略（Product Strategy）、價格策略（Price Strategy）、渠道策略（Place Strategy）、促銷策略（Promotion Strategy）。

2.分析問題的「5W2H"模型，即Why、What、Who、When、Where、How和How much。

3.思考組織戰略的「7S」模型，即經營策略（Srategy）、組織結構（Structure）、運營系統（System）、經營風格（Style）、職員（Staff）、組織技能（Skill）和共享價值觀（Shared value）。

4.分析競爭力的SWOT模型，SWOT分析表明分析企業優點（Strengths）、劣勢（Weakness）、機會（Opportunity）和威脅（Threats）。

5.制定目標的SMART模型，即制定目標要知足肯定性（Specific) 、可度量性（Measurable）、可實現性（Attainable）、相關性（Relevant）和時效性（Time-based）。

這些思惟模型都是寶貴的經驗總結，至關於已經幫咱們作好了第三步「歸類分組」的工做，咱們只須要按照模型制定的框架往裏面填充要素便可。

所以擅用模型，活用框架。能夠極大的提高咱們解決問題的效率，同時幫助咱們作更加全面的、更加結構化的思考，作了「無遺漏，不重複」。

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本文做者：從碼農到工匠

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