【新業務搭建】競爭情報業務規劃及體系構建的思考——By Team

                                                                競爭情報業務規劃、體系構建

1、競爭情報業務定位——「作什麼」

一）業務願景、目標和原則

     願景：將情報工做融入到公司各個業務中，成爲業務活動的燈塔

     目標：直接支撐標杆學習（間接支撐三大戰略）、直接支持決策、危機預警

     原則：快速響應、精確檢索、合理分析

二）核心業務能力

     爲了完成既定的業務目標，組織應該具有必要的業務能力。根據我司的競爭情報的目標定位，應該具有如下幾項業務能力：

1 提供標杆：1）根據需求進行專題標杆檢索，即基於特定目的而尋找最合適的外部標杆提供給需求方；2）在其餘情報活動過程當中也應注意保存能夠做爲公司的競爭標杆、功能標杆、流程標杆等外部標杆的有價值的外部資料。

（注：競爭情報業務只負責部分標杆來源，做爲標杆學習的重要支撐，而並不直接涉及標杆管理及組織學習，這即是其與標杆管理、知識管理的邊界）

2 專題調研：以專題調研的形式知足特定要求解決特定問題，如分析重大突發事件的影響、技術追蹤、競爭對手分析、產業鏈現狀等等，將分析結果及建議以專題調研報告的形式傳遞給需求方，爲高層管理人員在各個方面的戰略決策和中層管理人員的戰術決策提供諮詢服務[1]；

3 競爭環境監測：對競爭技術和產品趨勢、競爭對手動向、行業動態、政策法律法規變化進行平常性監測，重要預警信息及時推送給相關方；並按期製做週報或月報等情報簡報向決策層彙報，造成完整的危機預警及競爭環境監測機制；

4信息資源管理：爲了知足三大主要情報業務目標，情報活動過程當中會獲得不少有價值的信息，他們是提升公司業務能力的寶貴資源，應該以規範性文件的形式在內部數據庫中被合理分類並歸檔管理，以便將來的檢索和再利用。

5競爭情報工具管理：競爭情報業務要順利開展，離不開各類工具的支持，包括情報檢索工具、分析工具、數據庫管理工具、管理工具等等。這些工具多是以軟硬件安裝的形式使用，也可能以網絡數據庫帳號密碼在線使用。

6競爭情報意識宣貫和能力培訓：1）讓每一個企業員工都具備基本的情報意識和反情報意識；2）全員掌握基礎情報能力，專職和兼職情報人員應該具有與其業務相對應的情報能力。

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[1] 所謂諮詢服務，廣義上講就是爲解決問題提供幫助。

三）業務活動

根據IBM的「組件化業務模型（CBM）」，組織的業務能力是由一系列相互獨立的業務組件組合而成，而業務組件又能夠分解爲若干個二級業務活動。現參照該模型，將競爭情報業務做爲一個總體，將單個業務活動做爲業務組件，根據公司自己的特色以及情報業務特性，將業務活動按照地圖的形式對應在不一樣的業務能力之下，按照不一樣的責任級別排列組織這些用於實現這些業務能力的主要業務活動。以下圖所示：

各環節業務活動概要：

1 提供標杆

  1.1標杆需求規劃：將標杆檢索做爲一項平常情報業務來進行需求規劃，從公司總體戰略和業務需求出發進行中長期的檢索方向規劃；

  1.2專題檢索方向規劃：對專項標杆檢索進行範圍劃定，如文件發佈年份、發佈機構（政府、諮詢機構、標準組織等）、文件類型（標準、論文、新聞等）等等。一般由項目負責人與需求方共同商議肯定；

  1.3標杆要求制定：標杆文檔規範化處理規則；

  1.4 情報採集：通用環節，全部情報業務都須要通過這一環節；

  1.5 製做情報產品[1]——重點標註：對標杆文檔進行規範化處理，包括重點內容標黃，必要的備註等；

  1.6 提供情報服務[2]——提交標杆文檔：將規範化的標杆文檔提交給標杆需求方，同時應存入內部數據庫適當目錄下。

2 專題調研

  2.1 決策支撐策略：制定決策支撐策略，規定哪些決策必須有情報支撐，哪些決策能夠需求情報協助，哪些決策無需情報支撐；

  2.2 報告模板制定：專題調研報告規範化製做；

  2.3 項目規劃：將專題調研視爲一個小型項目，進行項目規劃。包括與需求方進行溝通以充分理解需求；進行初步的可行性分析；在如今數據庫中進行預檢索；規劃數據收集渠道規劃；制定數據過濾規則；肯定主要分析方法等；

  2.4 製做情報產品——調研報告：經過合理的情報分析方法獲得對事實的基本認識，造成調研報告；

  2.5情報服務——行動建議：結合須要解決問題將基本認識昇華爲決策建議或者行動建議，行動建議一般附在調研報告的最後。

3 競爭環境監測

   3.1監測目標規劃：肯定對競爭環境中哪些因素進行監控，以及重視程度；

   3.2 簡報模板：根據必定的模板規範化處理監測過程當中獲得的原始信息；

   3.3 簡報審覈：因爲簡報一般直接呈遞給高層領導，所以在簡報發出前應由團隊負責人對簡報內容進行初步審覈；

   3.4 情報服務——信息推送：主動將監測信息和簡報推送給合適的接受者

4信息資源管理:

   4.1 內部數據庫[3]規劃: 平臺規劃、功能規劃、內容規劃；任命數據庫管理人員‘文件組織形式、邏輯結構和物理結構規劃；

   4.2 內部數據庫權限控制: 按角色控制其存入\修改\刪除\閱讀\下載等權限；

   4.3 文件編號及命名規則：制定合理的編號、命名規則，方便存檔及往後檢索；

   4.4 規範存檔：文檔提交人應該按照命名及格式要求進行規範化，而且按照文件的類型按要求存入合適的數據庫物理目錄中；適當的檢查和驗收環節；

   4.5 內部數據庫檢索服務：對於沒有下載權限的同事，提供其所須要的文件。

5 工具管理

  5.1工具規劃：規劃、調研開展競爭情報業務所須要的專業工具等等；

  5.2聯機數據庫資源管理：聯機數據庫是指如百度文庫、萬網、知網等網絡數據庫資源，以及外文文獻數據庫等；這些應該合理規劃所需數據庫資源，並在獲取後由專人維護和管理帳號密碼，控制使用人員範圍；

  5.3 IT平臺搭建：包括按照規劃進行工具選型、規劃試運行進度、提供試運行反饋；

  5.4聯機數據庫資源獲取： 聯機數據庫中的大部分文件不能免費下載，須要註冊帳號、購買會員服務或者付費下載；

  5.5 聯機數據庫檢索服務：對於不掌握聯機數據庫資源的同事，幫助其查找並下載所須要的外部文庫中的文檔。

6 宣貫和培訓

  6.1 規劃：統籌規劃以肯定宣貫和培訓的週期、對象、主題、形式、負責人員等等；

  6.2 宣貫材料和培訓文件：由情報團隊負責編制宣貫材料和培訓文件；

  6.3情報意識宣貫：落實宣貫計劃，實現全員情報的戰略；

  6.4信息安全意識宣貫：落實反情報意識宣貫，防止重要商業情報被利用；

  6.5 情報業務能力培訓：專職情報團隊應該對子情報小組的成員進行情報採集手段、分析方法、專業工具和資源使用等進行培訓。

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[1] 情報產品指的是利用競爭情報資源通過信息採集和分析等得出的含有智力因素的成果。

[2] 提供情報服務是指將情報產品以合理的方式及時傳遞給決策者。

[3]數據庫的定義：按必定方式組織起來的邏輯相關的文件集合造成數據庫，包含全部競爭情報活動的過程文件以及最終的情報產品。

四）業務輸出

1、情報產品：以企業內外部信息爲原料，由人的智能爲主導製做的信息產品。根據競爭情報業務目標和服務對象不一樣而呈現出不一樣形式，即標杆文檔、專題調研報告、競爭環境監測簡報。這三類情報產品根據內容側重不一樣還能夠細分以下：

² 標杆文檔：競爭標杆、功能標杆、流程標杆；

² 專題調研報告：重大事件跟蹤、歷史事件調查等其餘類型，以及競爭對手與合做公司檔案、競爭技術與基礎技術檔案；

² 競爭環境監測簡報：重要預警信息通信；競爭環境監測簡報。

2、情報服務：利用企業情報系統的各項資源知足用戶需求的過程，主要表現爲把情報產品傳遞給用戶。

²  諮詢服務：爲公司的戰略決策提供情報支撐，爲公司的技術研發、IP受權等業務提供業務情報；

文件檢索^[1]服務：幫助沒有權限的同事在內部數據庫以及外部聯機數據庫中搜索並下載其業務所需文件；包含兩種狀況：明確提供文件名稱；未明確文件名稱，僅要求某類文件。

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 [1] 檢索是指從文獻資料、網絡信息等信息集合中查找到本身須要的信息或資料的過程，既包含了檢查和索取（下載）兩個過程。

 

2、競爭情報組織結構——「誰來作」

一）創建專門的競爭情報團隊

  目前，不少大型企業或企業集團內都設有專門的科技情報部門，可是中小企業不多設立專門的競爭情報部門，形成這種現狀的緣由是：中小企業主觀上對於競爭情報不夠重視；客觀上人力物力資源不足夠。爲了完成我司塑造學習型組織的目標，順利落地實施基於標杆學習的三大戰略，在目前沒有足夠資源組建專門競爭情報部門的狀況下，我司應組建專門的競爭情報團隊。

二）組織設置模式

   在規劃競爭情報業務的時，必須考慮到情報團隊在公司組織架構中的位置和存在形式，即情報團隊的組織設置模式。當前常見的競爭情報組織模式有獨立式、分散式、集中式[1]、重點式[2]、任務團隊方式等。結合西電捷通對競爭情報團隊的定位，以及目前公司組織架構設置方式，建議我司採起重點式與分散式相結合（見下圖1）的設置模式，專職情報團隊創建在戰略與市場部，各職能部門的子情報小組是在部門內挑選後組成的兼職團隊。

                                                                                     圖：重點式+分散式（推薦方式）

三）組織構成和職能

專職情報團隊構成：團隊負責人、信息採集員、信息分析員、信息管理員

職能：從企業總體角度考慮，支撐全公司的標杆需求、支持公司戰略決策和部門重要的戰術決策、公司所處生態環境檢測、信息管理、IT資源管理、競爭情報教育和培訓、對兼職的子情報小組成員提供幫助和指導。

兼職子情報小組：組長、信息採集員、信息分析員（均兼職）

職能：從部門角度考慮，支撐本部門的標杆需求、支持部門戰術決策。

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[1] 設立一個獨立的情報中心，企業內外的信息蒐集、處理和分析等均由情報中心統籌。

[2] 將接觸競爭情報最頻繁的重點職能部門做爲競爭情報系統的核心，競爭情報部門設置在那些具備較強的情報蒐集和分析特點的部門裏。

 

3、競爭情報工做體系構建——「怎麼作」（執行計劃）

企業競爭情報工做須要一個由多種要素和資源構成的工做體系來保障。這其中包含不少細節須要逐步一一肯定，此處只列出一個大致的框架和執行技術，具體問題將在其餘二級文件中進一步肯定。

第一項：籌備所需資源

團隊組建：信息採集員、信息分析員、信息管理員、資源管理員；

IT平臺搭建：搜索引擎、網絡爬蟲、國際互聯網入口；知識挖掘、統計分析、數據庫管理等專業軟件；網絡通信平臺（內網），情報傳播平臺等。

第二項：確立競爭情報工做制度

競爭情報工做制度是情報業務人員在進行競爭情報工做時必須遵照的規則和規範。主要包括：【保密制度】保密範圍及密級肯定、保密措施、責任等；【情報評估制度】評估者、評估方式、評估結果影響範圍；【數據庫權限管理制度】數據庫上傳權限、讀取權限；【競爭情報資源使用】帳號密碼保管制度、使用權限劃分等。

第三項：創建競爭情報工做流程體系

【標杆檢索流程】

【專題調研流程】

【環境監測流程】

【信息管理流程】

【資源使用流程】

【情報宣貫和培訓流程】

【情報服務工做流程】

第四項：制定文件模板

【文件編號、命名要求】：文件分類、文件編號規則、命名原則等；

【專題調研報告模板】：報告類型、需解決問題、調研思路、調研得出的事實、總結和分析、行動建議；

【重要預警信息模板】：主題、關鍵詞、摘要、連接、我司關注要點；

【競爭環境監測簡報模板】：監測對象、要點總結、下階段監測意見、反饋欄；

【競爭技術檔案模板】：技術簡介、競爭技術演進歷史，標準制定過程；相關組織；目前的產業鏈現狀、應用狀況、市場佔比；存在的主要安全缺陷。