項目管理溝通計劃

      項目溝通計劃用來肯定：什麼人須要什麼信息、這些人什麼時候須要這些信息，信息的形式是怎樣的，哪一個干係人來提供這些信息。溝通管理計劃識別了適宜的溝通技術、方式、會議，該計劃還創建了進度表說明什麼時候進行溝通。

   溝通管理計劃能夠組織和記錄溝通的過程、類型和期待。 溝通管理計劃提供了：

1. 一個系統，蒐集、組織、存儲和傳播合適的信息給合適的人。
2. 將須要的信息從項目傳達到正確的人的細節，溝通結構記錄了信息從哪發源、發送給誰以及信息接收的方式。
3. 要發佈的信息應該如何組織，各種溝通所指望的詳細程度、溝通的術語。
4. 各類溝通合適進行的進度表。一些溝通，例如會議應該按照固定的時間召開，其餘的溝通須要按照項目的情況開展。
5. 獲取所須要信息的方法。
6. 隨着項目進行溝通計劃應如何更新的指導。
7. 所涉及的干係人是誰？項目贊助商，團隊成員，客戶和社區成員經常都屬於出干係人的範圍。股東和新聞界人士可能還須要一些正式的溝通，屬於「關鍵」干係人的類別。
8. 哪兒些細節必須傳達到各個團隊？根據干係人的參與程度，他們可能須要不一樣種類的細節和互動。
9. 當一個項目團隊必須傳達到每個干係人羣體時？一些干係人須要天天關注，而另外一些可能只須要被動每隔幾個月通訊。然而，在今天的社交化網絡支持下，一些干係人可能但願收到源源不斷的項目信息跟蹤和分析工具直接產出的信息。
10. 干係人在哪兒裏收到給他們的信息？儘管它經過一個單一的渠道可能看起來很容易，如電子郵件推送信息，干係人常常須要在各類媒體的溝通。據商業專家介紹，成功的項目團隊爲干係人提供了許多不一樣的方式來享受更新，從印刷的報到到緊急短信。
11. 項目團隊成員將如何與干係人進行溝通？有些項目經理選擇與另外一個「誰」，經過專一於團隊成員負責保持通訊流來回答這個問題。例如，項目溝通協調可能經過各類責任渠道來得到關鍵信息。在其餘狀況下，項目經理可能回到對多個團隊成員忽略監督的溝通方式。

    55%的溝通不是經過語言傳達的。當您考慮到項目團隊對EMAIL,文字消息和WEB協做軟件的依賴程度時，就容易明白如何對溝通進行分解。除了語言以外，您的肢體語言，面部表情和手勢都能影響你要表達的信息。溝通管理計劃中，儘量頻繁地與你的項目團隊和其餘干係人召開面對面的會議。面對面的會議是正確溝通的最好方法之一。

    有效的聆聽是關注講話人肢體語言，理確語言以外的意義，而且明白麪部表情表明的意思。而後根據這些信息澄請問題並進行反饋。積極的聆聽須要信息接收者提供一些線索，例如點頭表明他正在聆聽。也須要接收者重複信息、問問題，若是須要澄請問題的時候，能夠討論。

    溝通渠道的公式是n(n-1)/2，其中，n 表明干係人的數量。有10 個干係人的項目，就有10(10-1)/2=45 條潛在溝通渠道。 

    溝通也可能由於一些流行用語、行話或者極度悲觀的評述而受阻。可能因爲噪音，敵對，文化差別和其餘溝通障礙的干擾而受到影響。

 

    這裏有一個 Communication Plan 模板可參考。

做者：Petter Liu
出處：http://www.cnblogs.com/wintersun/
本文版權歸做者和博客園共有，歡迎轉載，但未經做者贊成必須保留此段聲明，且在文章頁面明顯位置給出原文鏈接，不然保留追究法律責任的權利。
該文章也同時發佈在個人獨立博客中-Petter Liu Blog。