Office 365之OneDrive for Business開啓匿名共享

在國內咱們分享大文件通常是經過QQ中轉站（單文件最大不超過3G）或者百度雲盤（單文件不能超過4G，超過買超級會員，不然上傳下載很是慢，被限速），若是您的企業有了Office 365，不管什麼版本都是有OneDrive for Business的，並且21V運營的，在上海北京的BGP骨幹線路上，沒有限速且不限帶寬，每一個Office 365用戶仍是1T的網盤空間，咱用這個來上傳文件或共享豈不更好？

可是默認OneDrive for Business爲了企業資料流轉安全考慮，是不容許分享或共享給外部人員的

 

備註：共享連接的四種類型：  

• 擁有連接的任何人：可向收到此連接的任何人授予訪問權限，不管他們是直接收到你的連接到仍是收到其餘人轉發的連接。 這可能包括組織外部的人員。

• XXXX公司 中擁有連接的用戶：本身公司中的人員向您公司中的任何人提供對該文件的連接的訪問權限, 不管他們是直接從你那裏接收, 仍是轉發自其餘人。

• 現有訪問權限者：具備現有訪問權限的用戶選項可用於已有權訪問文檔或文件夾的人員。 若是隻想向已有訪問權限的人發送連接，請使用此選項。

• 特定用戶：可向你指定的人員授予訪問權限，雖然其餘人可能已擁有了權限。 若是用戶轉發共享邀請，那麼只有已擁有該項目訪問權限的人員才能使用該連接。

默認狀況下，「容許編輯」處於打開狀態。若但願他人僅查看文件，請取消選中該複選框。  

參考自：https://support.office.com/zh-cn/article/%E5%85%B1%E4%BA%AB-sharepoint-%E6%96%87%E4%BB%B6%E6%88%96%E6%96%87%E4%BB%B6%E5%A4%B9-1fe37332-0f9a-4719-970e-d2578da4941c  

所以要開啓匿名分享給公司之外的人提供下載或上傳服務，那麼須要Office 365的管理員設置下開啓匿名權限

如何開啓呢？

Office 365管理員登陸到管理中心，點擊左上角九宮格

 

選擇管理

 

展開選項卡

 

選擇管理中心下的Sharepoint

 

選擇共享中OneDirve，拉動滑條選擇「任何人」

 

設置共享的權限，好比強制設定全部人共享出去的默認多少天就共享失效等，共享的文件的權限是默認只能查看仍是能夠查看和編輯等；共享的文件夾的權限是查看，編輯，上傳等？固然這裏是管理員針對全部員工共享權限的全局設定，權限放的越大，那麼每個用戶能夠細化本身給別人共享權限自定義顆粒度就越大，簡言之：Office 365設置的文件夾共享權限是能夠查看，編輯，上傳，那麼用戶在共享文件夾的權限中就能夠設定給別人是查看，編輯，上傳的權限都具有，也能夠設定只容許查看，或只容許查看和編輯。

 

設置好之後保存便可生效

 

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備註：若是出現沒法保存，是由於針對SharePoint以及OneDrive共享設置保存的先後順序不一致

當您設置SharePoint比OneDrive寬鬆時或者所有調整爲最嚴格（默認設置），後臺會先保存SharePoint設置，而後保存OneDrive設置，此時您看到保存並不報錯。

 

當您設置SharePoint與OneDrive 寬鬆度一致時，後臺會先保存OneDrive，而後再保存SharePoint，這時若是現有OneDrive的設置比本來舊的SharePoint更寬鬆，則會出現報錯。若是現有OneDrive的設置與本來舊的SharePoint一致，或者更加嚴格，則不會出現報錯。

因爲此種狀況較多，舉例說明：

 

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這時管理員要提一個需求：是否能夠設置部分人能夠匿名共享，部分人沒有匿名共享的權限？

答案是能夠的。首先須要在Office 365管理中心組裏新建一個用戶組，把張三添加到該用戶組中，最後滑動到最下面點擊「添加」，選擇組的類型是「安全」

 

設置名稱

 

組建立完成，點擊這個組，在成員中點擊「編輯」

 

點擊「添加成員」

 

勾選容許對外匿名共享的人員（帳號）後點擊保存，關閉

 

接着回到管理中心的Sharepoint中

 

管理員能夠點擊「經典Sharepoint管理中心「

 

選擇共享，勾選「僅讓所選安全組中的用戶與驗證的外部用戶共享」，點擊通信簿的小書符號

共享解釋參考：https://docs.microsoft.com/zh-cn/onedrive/manage-sharing  

 

備註：在「可進行組織外共享的人員」中，有2項能夠勾選（若是您在上面的外部共享中選擇的是第三項「容許用戶邀請通過身份驗證的外部用戶並與他們共享」，那麼這裏只顯示第一項「僅讓所選安全組中的用戶與已驗證的外部用戶共享」）  

 

1．若是您勾選了第一項，您須要建立一個安全組而後添加到這裏。這樣設置以後，組織內的全部用戶都不能經過「任何人」匿名共享，安全組內的用戶能夠經過「特定用戶」的方式和外部認證用戶共享，而安全組外的成員不能和外部認證用戶共享。  

2．若是您勾選了第二項，您添加安全組以後，安全組中的成員能夠經過「任何人」或者「特定用戶」的方式共享給外部用戶，而安全組外的成員不能進行外部共享。  

 

在這裏我是想達到只有該組的成員才具有容許匿名連接共享權限效果，所以選擇以下圖所示的配置：

 

查找輸入咱們剛纔輸入的組名點擊放大鏡查找，選擇「容許外部共享的人」添加便可

 

最後滑動到最下面點擊「肯定」即保存配置

 

那麼最後的效果就是除張三外的全部其餘員工帳號都沒有匿名共享的權限

 

而張三是能夠有第一項「擁有連接的任何人」匿名共享的權限

 

那麼後續若是您要添加李四也能夠對外匿名共享，只須要把李四加入到這個「容許外部共享的人」組裏便可，很是簡單，經過組的成員來控制哪些帳號能夠對外匿名共享，除這個組以外的全部人不容許有匿名對外共享的權限。

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在這裏我不針對某一個組成員才能對外匿名共享，因此我不必去」經典Sharepoint管理中心「作任何配置，那麼如今全部人都具有匿名共享的權限，接着我用張三的帳號進入到OneDrive裏，新建一個文件夾

 

命名文件夾名稱

 

點擊共享

 

選擇「擁有連接的任何人」，容許編輯（容許匿名用戶編輯裏面的資料或者上傳文件等操做），應用

 

這裏沒有添加人員或郵箱地址，直接點擊連接生成符號

 

連接生成完畢，直接把這個連接複製發給公司外的人（由於沒有添加任何人員帳號或者郵箱地址，那麼凡是拿到該連接URL的外部或內部人員均可以匿名的打開張三共享的這個資料進行上傳、下載、編輯）

 

那麼公司外部的人員就能夠直接打開這個連接上傳大附件文件等資料了

 

選擇大附件上傳便可

 

在張三的帳號OneDrive裏就能夠看到別人經過張三建立的連接上傳上來的文件了

 

若是要修改已經共享出去的權限如何操做呢？

依然點擊剛纔共享出去的文件或文件夾，選擇「共享」

 

點擊省略號，點擊「管理訪問權限」

 

能夠刪除共享連接或者添加具有該共享權限的其餘成員帳號等等

 

除了建立匿名共享讓別人下載或上傳外，不經過匿名的方式共享給公司內或公司外指定用戶如何保證共享資料的安全呢？和百度雲盤的共享有什麼區別呢？

這裏我來演示一下，情景是張三給李四共享一個文件，李四收到該共享鏈接後把該鏈接經過微信或QQ等其餘途徑複製給公司之外的用戶，看看是什麼效果：

張三選擇共享Power BI演示數據.xlsx文件

 

仍是權限選擇「特定用戶」能夠編輯的權限

 

輸入李四的郵箱，而後點擊生成複製連接

 

把這個生成好的URL連接我複製發給李四（QQ或微信等各類方式都可）

 

李四拿到該連接後打開會看到以下界面，須要李四登陸才能夠看到張三共享給他的這個資料

 

按照上面的方法，我共享給一個外部非Office 365帳號的郵箱地址來模擬個人合做夥伴，我須要把這個資料共享給個人合做夥伴

 

一樣把生成出來的URL發給個人這位QQ郵箱的合做夥伴，但保不許，這位合做夥伴把這個連接URL發給了個人競爭對手，打開看看什麼樣

 

要求到共享的這位合做夥伴郵箱裏查收打開驗證碼，輸入驗證碼才能夠打開

 

打開也能夠看到是誰

 

很是有意思的地方來了：與此同時還能夠實現張三和外部QQ用戶的合做夥伴一塊兒同時在線編輯同一個excel表的協同辦公需求，並且實時的看到對方在編輯哪個單元格，每個用戶都以不一樣的顏色來區別

 

最後咱們還能夠換一種玩法保證共享出去的安全性，場景仍是張三須要把資料共享給公司外部合做夥伴，仍是剛纔上面的方法，但共享人不填寫合做夥伴郵箱地址，而是填寫張三的QQ郵箱地址，而後把生成的URL連接複製發給合做夥伴，這樣合做夥伴每打開一次就須要張三的QQ郵箱地址去拿打開驗證碼，若是張三不當心把URL被人惡意盜取，那麼也不用擔憂對方能打開，由於每次打開都須要張三QQ郵箱裏的驗證碼請求。（固然設置共享失效日期也是不錯的選擇）