高效會議管理技巧

【摘要】

會議的主要目的就是解決問題，但因爲開會技巧不佳或過於頻繁，不但無益於解決問題，反而使問題愈趨複雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策，經常是員工的夢魘；員工花太多時間在無效率的會議上，不只浪費公司成本，也形成工做效率低下。如何能在會議中高效率且有效果地解決問題，是你們長久以來的指望，那麼咱們經過本文窺豹一斑。

【正文】

一   會議的意義

n 會議是一個集思廣益的渠道 ：

會議是一個集合的載體。經過會議使不一樣的人、不一樣的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產生「金點子」。許多高水準的創意就是開會期間不一樣觀念相互碰撞的產物。

n 會議顯示一個組織或一個部門的存在：

會議老是在大於一人的狀況下發生的，即便是隻有兩我的的會議，這兩我的也是一種小型組織。沒有不開會的組織或部門，一個組織或部門不召開會議，它的存在價值就會受到質疑。所以，會議可以充分顯示一個組織或部門的存在價值。

n 會議是一種羣體溝通的方式：

開會不多是一對一的溝通，絕大多數狀況下都是一種羣體溝通。隨着科技的迅猛發展，人們的溝通方式愈來愈多，如今人們能夠經過Ｅ-mail、多媒體等種種形式進行溝通，可是，羣體溝通，即會議這種方式，是任何其餘溝通方式都沒法替代的。由於這種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類本來的溝通習慣。

若是想完成高效會議，首先咱們須要明確會議的目的。有了正確的目標纔有可能達成預期的結果。常見的會議目的一般以下所示：

• 開展有效的溝通——會議是一種多項交流，能夠集思廣益，實現有效溝通是會議的一個主要目的。

• 傳達資訊——經過會議能夠向員工通報一些決定及新決策，也就是說向員工傳達來自上級或其餘部門的相關資訊。

• 監督員工、協調矛盾——常規會議其主要目的是爲了監督、檢查員工對工做任務的執行狀況，瞭解員工的工做進度；同時，藉助會議這種「集合」的、「面對面」的形式，來有效協調上下級以及員工之間的矛盾。

• 達成協議與解決問題——達成協議與解決問題通常要經歷如下6個步驟，經過這6個步驟，最終實現協議的產生和問題的解決。

• 點明困難與問題的所在

• 發現問題並尋找解決方法

• 衡量問題的優先級

• 獲得新的方法

• 評議新的方法

• 肯定行動綱領

• 資源共享——利用開會聚集資源，以期相互幫助，共同進步。

• 開發創意——經過舉行會議，造成新的構思，而且論證新構思，使其具備可行性。

• 激勵士氣——年初或年末的會議一般具備這一目的性。這種會議是爲了使公司上下團結一心，朝着一個方向共同努力。

  二   會議效率不高的緣由及解決方案

一般說起開會，IT人員特別有感觸，那就是開會很煩。開會之因此煩，就是「會議常在毫無章法的情況下進行，甚至毫無心義地延長時間，即便有決議，質量也很低」，簡而言之，會議效率不高。所以，尋找導致會議效率不高的緣由就顯得格外重要。每每因爲如下緣由，開會效率低下：

•  公司的主管都不知道什麼時候是開會的最好時機。許多重要的會都安排在週五下午開，或非要安排在事務繁忙的週一開。 

• 許多主管對於什麼時候開會幾乎都不徵詢員工的意見。這使得員工疲於奔命，甚至得延後或放棄參加其餘會議。 

• 有些「必須到會」的員工，由於已經與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會議討論很難進行。而到場的人每每並不是與議題關係最密切的人，因此準備不充分或者根原本不及準備。

會議效率不高一般由如下7種緣由形成。

序號	緣由	具體表現
1	時間	會議安排在即將午飯的時間，每一個人都飢腸轆轆，無意開會。
2	地點	會議地點設在經理辦公室，導致會議被頻繁打斷，沒法正常進行。
3	與會人員的選擇	必須出席會議的人未到，通知來的是一些無關緊要的參加者。
4	主持人的技能	會議主持人缺少影響力、說服力，被參會者牽着鼻子跑，沒法達到會議意圖。
5	與會者的技能	會議主持人缺少影響力、說服力，被參會者牽着鼻子跑，沒法達到會議意圖。
6	會議準備工做	開會前沒有通知與會者相關事宜，導致會議拖沓而無成效。
7	會議的緣由，目的和結果	開會的緣由、目的和結果在會議進行中突然發現皆不明確，導致會議毫無心義、宣告失敗。

 

在這7種緣由中，有3種緣由是會議的「致命傷」，須要格外警戒。這3種緣由是：主持人的技能、會議的地點以及會議的準備工做。

那麼，如何來作好預防措施呢？對於會議來講，作預防性管理，實際上就是在開會以前，針對可能致使會議效率低下的各類緣由，一一作好預防工做，從而保證會議的高效進行。

爲了預防出現效率不高的狀況，下面針對7種導致會議效率低下的緣由，作一個全面的預防性管理。

效率不高的緣由	預防性管理措施
時間	會議通常應安排在週二至週四上午或是下午兩點半以後，避免安排在週一或週五。
地點	地點儘可能設置在一個封閉的會議室內，並且最好圍着圓桌進行。
與會人員的選擇	事先通知必須出席會議的人，將出席會議的人分爲必須參加者、能夠旁聽者和可選擇參加者幾類。
主持人的技能	選擇具備親和力、影響力的人擔任主持人一職。
與會者的技能	參會者必定要具備傾聽能力。
會議準備工做	必定要提早作好具體的準備工做。
會議的緣由，目的和結果	在會議舉行以前將開會的緣由、目的和結果通知全部的參會者。

 

與低效率會議相對的就是高效會議，高效會議充分克服了導致會議效率不高的種種不利因素。高效會議具備8大特徵：

• 只有必要時纔開會

• 會議須要良好的籌劃

• 擬定和分發了會議議程表

• 遵照時間

• 一切循序漸進

• 邀請最有經驗和最有才能的人蔘加

• 作出了評論和概括

• 記錄全部建議，決策和責任人

建議在正式召開會議以前，將高效會議的8大特徵一一列出，並隨時檢驗，充分作好預防性管理，使即將召開的會議可以成爲真正意義上的高效