Office 365管理員指引 11——文檔庫同步

您能夠將 SharePoint 庫同步到計算機，而後使用 Windows 資源管理器處理庫中的文件。 每當您聯機時，文件更新都會同步到 SharePoint。您能夠同步 SkyDrive Pro 庫或工做組網站上的某個庫。

若要使用此功能，您必須擁有 Office 2013（標準版或專業版）或包括 Office 應用程序的 Office 365 訂閱。

a) 點擊網站按鈕

b) 點擊以前跟蹤過的網站

c) 打開網站的文檔庫

d) 點擊右上角按鈕，出現以下界面

e) 這將打開同步庫嚮導，而且自動識別 SkyDrive 庫的名稱和網址。單擊「當即同步」開始同步您的 SkyDrive。在對話框中單擊「顯示個人文件...」以在 Windows 資源管理器中打開同步的 SkyDrive 文件夾。在 Windows 資源管理器中，已同步的 SkyDrive 列出在收藏夾中名爲「SkyDrive Pro」的文件夾中。

f) 文檔同步成功後，在本地查看，綠色箭頭表明同步成功，藍色箭頭表明正在同步

g) 可使用拖拽的方式將須要同步的文件拖入瀏覽器進行同步

h) 當多人共同同步文檔庫時，協同工做時大幅提供工做效率，省去不少電子郵件通訊的過程，同時能夠清楚的看到最後的修改時間與修改者

若是上載大文件（或總大小很大的多個文件）上載到庫中，可能因爲 SharePoint 中的文件大小限制而出現錯誤，或者您的 Internet Explorer 版本中出現超時錯誤。要解決這些錯誤，能夠執行的步驟包括：

l 上載 100 個或更少文件。不支持一次上載超過 100 個文件。

l 不要上載大於250 MB 的文件。250 MB 是默認的最大文件上載限制。

l 若是您的組織維護 SharePoint 的本地部署，請讓服務器管理員驗證或增大最大文件大小限制以適應您要上載的文件的大小。默認大小限制爲 250 MB，但能夠增大。

l 對於超過 2 GB 的文件大小，若是「正在處理」消息持久顯示，請按照 Microsoft 支持：當服務器沒有響應時出現 Internet Explorer 錯誤「鏈接超時」中的說明執行操做。

l 若是您有 SkyDrive Pro 同步客戶端，請使用它上載更大的文件或多個文件。同步將在您聯機時在後臺自動上載這些文件。

在庫中添加文件時的注意事項

有幾種方式能夠將文件添加到庫中，具體取決於您要上載已建立的文件或建立新文件。

l 上載文件 在您喜好的程序中建立一個或多個文件後，您能夠將文件上載到庫中。若是您有多個文件須要添加到庫中，則上載文件很是有用。上載文件是在圖片庫中添加文件的惟一方法。您將文件拖到庫時的體驗可能會稍有不一樣，具體取決於您使用的瀏覽器以及是否在您的計算機上安裝了最新版本的 Microsoft Office。前面未提到的其餘上載文件方式：在網站頂部附近，單擊「文件」>「上載文檔」，單擊「瀏覽」，而後每次瀏覽找到一個文件，將文件上載到庫中。或者，要上載多個文件，您能夠經過單擊「庫」>「使用資源管理器打開」，在文件資源管理器中打開庫。

l 建立新文件 您能夠從庫中建立新文件。可建立的文件類型取決於您的網站全部者或管理員爲庫關聯的模板，例如 Microsoft Word 模板。若是要在庫中建立其餘類型的文件，請與您的網站全部者或管理員聯繫。

l 要求籤出 庫能夠配置爲要求您在編輯文件以前簽出文件。若是要將文件上載到要求籤出文件的庫中，則該文件最初將簽出給您。您必須先簽入該文件，其餘人才能對該文件進行編輯。簽入文件時，系統會提示您輸入有關所作更改的註釋。

l 文件版本 您能夠向庫中添加新文件，也可使用文件的修訂版本替換現有文件。若是庫被配置爲跟蹤文件的版本，則能夠將修訂的文件添加爲新版本，從而成爲該文件版本歷史記錄的一部分。若是要上載文件的新版本，請考慮就此版本中所作的更改鍵入一些註釋，以便更輕鬆地跟蹤該文件的歷史記錄。

l 文件屬性 向庫中添加文件時，可能還須要填寫文件屬性。文件屬性能夠包含有關文件的基本信息，例如文件說明或幫助用戶搜索的關鍵字，也能夠包含您組織的特定信息，例如部門名稱或項目編號。

l 內容審批 您能夠對庫進行設置，要求先對內容進行審批，而後才能顯示給有權在庫中查看文件的全部用戶。內容審批意味着具備批准或拒絕內容權限的用戶能夠指定新項目或任何對現有的項目更改是否應在它們被批准前保持待定狀態。當您要管理庫的內容或正在完成時使內容保持待定狀態，內容審批很是有用。