如何進行遠程協做辦公？

新冠疫情，隨着春節的腳步一下就席捲了大江南北。這個春節，相信每一家，每一人都過得很不平靜。做爲大衆而言，生活在繼續，工做在繼續，咱們給武漢加油，給政府打氣。面對疫情，最好的方式就是不給國家和他人添亂，在家好好整頓，積蓄疫情以後的力量。

很快就到了春節後從新開工的時間，嚴峻的疫情形勢會讓不少公司開始考慮到平衡員工健康和業務進展，其中一個必然的選項是遠程辦公。這雖是無奈之選，但也可能給將來的企業組織形態開啓一個新認知，那就是其實已經有愈來愈多的企業、團隊和組織在實踐遠程工做了。

一開始的遠程辦公，都是從跨區域組織開始的，由於團隊的人分隔在北京、深圳和紐約，因此跨區域團隊從一開始就須要面對和解決不在一塊兒工做的問題。這個和由於疫情，你們被迫分割在不一樣的家裏，本質上是一回事。以咱們本身爲例， Worktile 團隊3年前成立上海和深圳團隊，咱們部分研發同事分散在杭州和湖北，由此在遠程辦公這件事上，也摸爬滾打了3年的時間。本文就是在當下這個形式下，將咱們本身的遠程辦公經驗總結爲能夠服務你們的遠程辦公指南，但願對即將復工的企業有些許的幫助和啓示。

遠程辦公是每一個企業的硬核能力

遠程辦公是每一個企業的硬核能力，在很是時期更是。當疫情來襲，公司管理者在考量員工健康和業務進展的平衡中，須要儘早考慮遠程辦公的組織與管理方式。Worktile 自己有36個月的遠程辦公經驗，因此咱們HR小姐姐第一時間發佈了將來4周的遠程辦公安排，從下週開始咱們分散多地的同事將各自在家打造產品和業務了。

（HR小姐姐發起的遠程工做公告）

不誇張的說，將來的企業要在組織管理上，考慮遠程辦公的能力，就像解放軍隨時隨地支起賬篷就能參加戰鬥同樣，戰時企業的運行要從演習變成真正的硬核能力才行。整體來講，遠程辦公有如下的價值和可能的問題，須要視狀況考慮。

明顯的價值

• 很好解決了跨部門團隊的現實場景。就像咱們本身將北京、上海、深圳、西安、杭州、岳陽的同事鏈接在一塊兒同樣，遠程工做是跨區域團隊必須的選擇。
• 更好招聘合適的人。在 Worktile 團隊，咱們有好幾位同事日常工做在北上廣深以外的其餘地方，遠程辦公將公司的人才範圍擴展了N倍，所以公司能夠更好的去選擇合適的人才。對個體而言，這樣的方式一樣帶來便利，不少時候平衡了家庭和房價。
• 減小路上的浪費。北上廣深杭這樣的城市，天天通勤須要3個小時的人，不在少數，遠程辦公將極大解決這種時間和精力的浪費。
• 說不定省了辦公室的電費。少一個工位，企業一年減小2萬左右的辦公開銷是算的過來的，那麼這個價值就有點意義了。
• 解決戰時所需。疫情就是戰場，企業必須生存，員工健康一樣重要，如何以不在一塊兒工做的方式，實如今一塊兒工做的價值，讓業務順利開展，遠程工做是惟一選擇。

有可能存在的問題

• 估計不適合巨大規模的團隊。客觀的說，遠程辦公並不十分適合巨大規模的團隊，公司組織架構上，要考慮將團隊以獨立的單元切分，造成一個個能夠接口化運行的小團隊，這樣造成的小團隊就偏偏是遠程工做的最佳配置。例以下面的特種部隊配置：
• 運行很差，一樣帶來效率的低下。遠程辦公，要求信息的透明度、工具化、流程化程度較高，對人自己的工做習慣要求也有，運行不恰當，一樣帶來信息過分分散，不能及時響應的弊端，反而影響效率和業務進展。
• 不是全部的職能和行業都適合。

基本的遠程辦公原則

遠程辦公這件事，自己並不複雜，咱們本身總結了如下幾項小原則，可以對企業適配遠程辦公提供必定的認知支撐。

• 遠程辦公，不適合大規模的團隊和組織，因此有效的大公司小團隊，實現簡單扁平的團隊層級，將組織切分紅不少獨立工做的特種部隊單元，是實現遠程辦公的最重要原則。亞馬遜有典型的2個披薩理論，而微軟強調3111原則，我在《一百人研發團隊管理的難題》這篇文章裏對團隊特種部隊式的架構有過論述，這裏不作詳細展開。

（一個研發團隊的典型特種部隊架構設計）

• 自動化一切能自動化的。其實，工做場景中不少事情已經徹底能夠自動化完成了，例如咱們研發團隊基於用戶故事將代碼、bug、測試用例鏈接在一塊兒，測試工做完成了，bug會自動同步給開發者。這種小自動化設計在工做場景有不少，能夠極大減小沒必要要溝通，同時最大化透明工做信息。能夠自動化的場景，還有代碼提交以後的流水線，基於IM設計的各類機器人操做，在日報自動彙總每一個人當日的完成工做。

（Worktile Agile的用戶故事）

• 流程化一切能流程化的。流程化的價值是讓組織的每一個人按照統一的規則作事，所以流程化是減小「偏見」的利器，流程並非企業管理的毒藥，好的規則和流程，能給團隊減小衝突，極大實現企業員工之間的契約。例如，用戶端反饋的一個小需求，如何在不一樣的團隊之間傳遞，並最終被產品採納，而後上線到新的功能中，這個小小的事情就是一個公司內部運營的小流程。

（簡化的用戶需求反饋流程設計）

這種相似的流程化，還有不少不少能夠被設計到公司的運營中，我將其稱爲企業運營的修水渠理論，能夠詳見我另外一篇的分享《爲何每家公司都須要協做工具？》

• 定義統一且清晰的階段性目標。不在一塊兒工做，最有效的驅動方式是基於目標保持同頻，最佳的工具是OKR。
• 必要的儀式感。按規定的上下班時間，雖然不在一個物理辦公室，但不一樣家裏的時間是能夠相對統一的；早上和下班前的例會；統一的業務數據同步；提交必要的日報，都是在遠程辦公中以儀式感的方式，讓你們產生「我在工做」這樣的同感。
• 信息透明。實質上，經過 Worktile、Github 這樣的協做工具，必定程度上解決了很大的信息透明問題。你的任務活動留存在 Worktile，你的代碼提交留存到 Github，給團隊之間足夠的透明度，會極大避免面對面交流的必要性。
• 解決孤獨感。長期遠程辦公的個體是確定會產生孤獨感的，必要的儀式，必要的團建，週期性的聚會，仍然沒法被代替。
• 儘量使用SaaS工具，可以用工具解決的，毫不依賴於人。愈來愈多不一樣業務的SaaS產品，爲企業運營提供了很是多的自動化、數字化工具，從HR、財務、稅務、報銷、辦公、文檔、敏捷管理、代碼庫、電子簽章、H5工具、問卷工具，應有盡有。固然，Worktile 也是其中必備的工具選項。

準備好的工具集

有了基本原則的共識，接下來要解決遠程團隊的工具了，不一樣公司在選擇工具上確定有很是大的差別，簡單、易用、專業、價格、安全，應該是你考慮工具的首選，下面是咱們團隊在使用的各類工具集合：

• 遠程會議服務。咱們團隊使用的雲視頻服務主要是Zoom和億聯雲視訊，Zoom至關簡單易用，億聯雲視訊有視頻語音設備支持，天天的遠程視頻例會，白板分享演示，包羅萬象。

（Zoom視頻會議）

• 代碼協同。Github和Gitlab，是代碼協同的領導者，咱們同時利用Worktile Pipe將代碼和研發用戶故事連接起來，實現了很好的從代碼到需求的整合。

• 敏捷開發和看板。Worktile Agile和Worktile Testhub是咱們針對研發場景產品線的核心子產品，分別針對研發流程和測試流程管理。上線以來受到很是多用戶的喜好，在用戶體驗和對敏捷的標準化、專業化支持上，收穫了不少客戶的芳心。這兩個子產品同時也是咱們研發團隊每一個進行敏捷迭代、計劃會議、回顧會議、需求和缺陷規劃的工具。

（標準化、專業化的Scrum敏捷管理）

• 提交日報。遠程辦公而言，對於管理者，能夠考慮日報方式實現天天自下而上的信息傳達，針對遠程工做場景仍是頗有必要的。Worktile Teams協做產品線提供了能夠自定義模板的簡報支持，適合團隊的日報須要。

（一位銷售經理的日報）

• 文檔協做。目前功能文檔協做有N多很是好的工具選項，石墨文檔、騰訊文檔、WPS，咱們本身使用最多的是騰訊文檔和石墨文檔。

（騰訊文檔）

（石墨文檔）

• 共享日曆。Calender是遠程團隊必備的工具集，發起會議、設定里程碑、制定拜訪提醒，都是日程能夠解決的事情。對團隊而言，對Calender還有一項在團隊共享時間和資源（例如會議室、投影儀）的要求，咱們團隊的日程應用的也是Worktile Teams協做產品中的日程模塊。
• 制定統一的OKR目標。Worktile Teams協做產品中的OKR模塊，是國內第一家落地OKR的協做子應用，因此咱們本身的目標管理，也是基於咱們本身的OKR子應用落地的。
• 對外營銷工具。易企秀是這個領域的王者，市場團隊基本上依賴於易企秀實現不少市場營銷工具的製做和分發。
• 問卷調查。例如統計你們這次春節的出行狀況，方便HR作節後的行政工做安排，咱們喜歡麥客表單這樣有調性的產品。

（麥客表單）

• Wiki系統。
• Jenkins和K8S，CI和CD工具。
• 共享網盤。

回到工具自己，仍是要多說一句定理：重要的仍是使用工具的人，而不是工具自己。

接下來是實施與落地遠程辦公

有了必要的遠程辦公原則，加上豐富而簡單的遠程辦公工具集支持，是時候在團隊裏實施和落地遠程辦公這件事了。

1、定目標和計劃

自己目標這件事無關乎是否遠程，任何企業和團隊都應該在定義目標上花費足夠的心力和時間，而後驅動團隊朝着目標前進。不過，對於遠程辦公來講，統一目標和進展，可能更加劇要，將不一樣地方的同事統一到一個框架下，而後你們朝着一致的方向走，這是OKR的精髓，也是遠程辦公的必備方法論。

（以月爲單元的目標樹，在全員透明同步）

2、將工做落實到項目和任務

不管是一個部門或者小組內部，仍是部門與部門之間、小組與小組之間的跨團隊協做，基於項目和任務讓遠程工做有了統一的計劃載體、資源載體、時間載體和溝通載體。基於項目和看板，可以及時將不一樣時空工做的人們鏈接起來，基於事務的資源系統、溝通、成本覈算、衝突解決，均可以基於任務和項目來展開，對管理者而言在看板上也能夠一目瞭然的知道整體進展。

（項目和任務）

3、基於敏捷的研發流程管理

對於研發團隊而言，開發者、產品經理、設計師、測試、客戶成功、銷售、市場，將不一樣的人以及不一樣地方的人組織起來，完成一個軟件產品、App或者遊戲的開發，是一件複雜的事情，咱們分散的研發團隊，總體是基於Scrum敏捷開發原則組織的，具體以下：

一、用戶將產品想法反饋到【用戶聲音】或者告知客戶成功經理。

（用戶聲音的產品界面）

二、客戶成功經理，將客戶需求、bug以必定的規範提交需求池項目，並按照必定的規則定義。

（需求池管理）

三、產品經理按期未來自於用戶聲音、客戶經理和產品Roadmap，造成迭代計劃，並組織一月一次的產品溝通會，產品溝通會將集中討論近期迭代的大需求和大方向。

（迭代規劃）

四、產品經理將需求複製到研發項目，並按照Epic、Feature和User Story作三級需求規劃。

（需求三層分級管理）

五、Scrum Master組織Scrum計劃會議，產品經理按照優先級自高至低對需求進行講解，Scrum團隊全體討論並評估Story Point。依照團隊速率表的統計數據決定當前Sprint可以完成的需求量。

（版本規劃）

六、Scrum Master組織開發團隊的Daily Scrum，團隊成員經過看板上的信息同步本身的開發進度、計劃和困難。

七、一個迭代結束，Scrum Master組織Sprint Review和回顧會議，檢查當前迭代完成的成果，決定User Story是否成功完成並結束迭代，並在回顧會議輸出回顧會議紀要。

（迭代回顧）

八、一個版本結束，產品經理根據對應迭代所完成的User Story和Bug生成版本日誌，同步到Changelog和用戶公告，設置用戶心聲的用戶需求完成。

（版本更新公告）

九、產品經理組織產品同步會，將新的產品同步到業務團隊，並收集新的需求和業務反饋。

正如以前提到的，在分佈式團隊和遠程工做的要求下，SaaS版本的敏捷開發工具較之傳統的白板、Excel和麪對面會議都提供了更好的支持。譬如：

• 團隊成員的溝通和交流能夠徹底經過敏捷任務的狀態變化、評論以及對評論的迴應實時溝通，徹底消除了異地協同的距離感。
• 經過視頻會議工具、Worktile Teams 的即時通信模塊和 Agile 內置的看板進行Daily Scrum，Sprint Review以及Retro會議。對於臨時性的會議也徹底經過在線會議實現，經過共享用戶故事和任務，將會議的討論內容經過評論進行記錄，最後彙總在網盤或者Wiki工具中。
• 對於研發和運維的協做問題，因爲咱們的運維自己就是一個分佈式團隊，所以在此前就已經經過Teams的項目模塊搭建了一個運維支持平臺。研發團隊能夠經過這個平臺提交線上部署申請、日誌搜索和數據的查詢。
• 經過Jenkins、Kubernetes等工具，咱們將部署工做徹底自動化，而且經過API將數據返回給Worktile，讓全部開發人員以及產品經理可以瞭解目前各個環境的運行情況，甚至具體到某個需求的上線狀況，而無需和對應的研發人員單獨溝通。

4、創建暢通無阻的流程

就像前文闡述的意義，流程就是修水渠，就是給組織創建規矩的方式方法。面向遠程工做，須要在跨區域團隊之間創建簡單而有效的流程，而後將流程同步到每一個組織成員中，你們按照流程規則去協做，可以極大解決遠程工做帶來的溝通成本。

例如產品經理髮布產品的流程，須要工程師作Alpha、Beta、RC和Production四級評審，須要測試輸出測試報告，須要產品經理髮布版本日誌和博客說明，須要客戶成功共同到關注新功能的客戶，須要產品經理同步給銷售瞭解，須要市場更新銷售工具資料和輸出新功能的PR，須要數據團隊關注新版本的用戶反饋，須要在wiki沉澱新版本的產品計劃和相關內容資料，須要以項目覈算新功能的ROI。全部這些須要，本質上集中於一個流程，流程鏈條相關各方並不須要過分的溝通，一切就像修好的水渠，天然流動到相關的環節，環節上的執行者也能夠天然而然的執行。這就是流程的價值。

相同的流程還有很是多，值得在團隊裏去梳理和達成共識。並且，流程須要工具的支持，才能事半功倍。研發有產品發佈流程、用戶需求收集流程、灰度、CI/CD；市場有新品PR、活動組織、Webinar、用戶廣播；銷售有合同流程、新客戶拓展、與CS交接、市場發現、會銷；其餘HR、財務、管理層的各類場景，在企業裏很是重要。

5、開會和例會

遠程辦公有一項很重要的事情就是：開會。開會這件事，對管理不成熟的團隊來講，並非一件簡單的事情。會議須要明確的主題和發起者，會議須要肯定的時間，會議須要落實爲Todos和紀要，會議結束須要明確的結論。

對遠程辦公而言，咱們很是關注例會的重要性，早上啓動會和晚上總結會，是一個很好的方式將不一樣地方工做的小夥伴以儀式感的形式拉到一塊兒行動。

6、日報

例會以後，咱們同時要求每一個人提交簡單明確的當天日報，日報的價值在於管理，一方面團隊負責人能夠很好收集遠程辦公成員的狀況，幫忙解決他遇到的問題，另外一方面，日報是實現信息共享的頗有效方式，某我的遇到的問題能夠在日報中被其餘人瞭解，並當即響應解決。

爲不一樣類型工做性質的人，定義不一樣的日報模板，收集不一樣場景的信息是必要的。同時，日報自己也天然造成了一個巨大的知識庫。

（研發週報模板）

（市場日報模板）

7、儀式感

遠程辦公，須要必要的儀式感，工做成員突破了物理的束縛，就像放飛的小鳥，須要一個無形的籠子讓鳥兒有羣居的感覺。這就是儀式感想要達成的目標，例如：

• 統一上下班時間
• 統一例會
• 統一日報
• 週期性迭代目標和同步
• 全員公告進度
• 管理層統一

8、管理層的中心化設計

遠程辦公對管理自己是有挑戰的，所以經過工具和在線鏈接，將團隊以去中心化的方式分隔到不一樣的辦公室、家或者咖啡店。所以，頗有必要將管理層以中心化的方式鏈接起來，從而讓不一樣的部門、業務是緊密配合與信息互通的。因此，咱們同時對不一樣業務負責人成立虛擬化的管理委員會，將遠程辦公的不一樣人羣，經過管理委員會鏈接起來，具體包括：

• 每週爲頻度的例會，同步信息和目標
• 不一樣業務之間的直連，讓業務負責人成爲跨團隊的鏈接器
• 以OKR爲載體組織目標和計劃
• 組織技術委員會、營收委員會和戰略委員會，集中力量辦大事，打破遠程和團隊界限

面向疫情，咱們能作點力所能及的

以上的遠程辦公實踐中，不少場景是基於咱們本身產品實現的，很是時期 Worktile 團隊也但願作點力所能及的事情。除了咱們長期支持的公益計劃以外，在疫情期間，咱們同時發起瞭如下特別疫情公益計劃：

即日起至2020年5月1日，政府機構/醫院/教育機構/公益組織，以及湖北地區企業，可無償使用Worktile團隊協做產品的付費版全部功能，咱們也會密切關注疫情態勢並調整免費期限。