實時成本監控系統淺談

實時成本監控系統淺談

1、成本危機是實時成本監控系統的直接動因

隨着美國次貸危機、美圓貶值和國際油價的飆升，中國企業的日子更加很差過了，競爭愈來愈激烈，利潤空間不斷被壓縮；同時，隨着CPI的不斷上升，員工的收入也須要提升，不然員工的凝聚力和工做熱情就要打折扣，勞資關係就有可能緊張。誰都知道，企業的利潤=售價-成本，而售價是由客戶和競爭對手共同決定的，企業基本上沒有自主的訂價權，除非咱們的產品沒有競爭對手，那麼咱們的企業能夠擁有部分訂價權。在本文中咱們不討論這種狀況，咱們將討論在紅海中的企業如何藉助IT技術創建成本優點。讓利潤公式中的被減數成本變小，從而使利潤可以不被過度壓縮。沒有利潤的企業就沒有了生存的基礎。當前，處於紅海中的中國企業，下降成本是得到生存的首要條件。儘管不是有了IT技術就能夠下降成本，從本質上講，低成本仍是管理出來的，但IT是管理者的眼睛和耳朵，沒有IT也是萬萬不行的。

構成成本的要素貫穿於企業經營的各個環節中，因此成本控制也應該是對經營環節全過程的控制。控制成本的基礎條件就是對企業的每一個環節的成本有清楚的瞭解。只有得到了第一手數據才能知道問題出在哪裏？改進空間在哪裏？如今的企業每每規模很大，生產環節不少，靠人工或者簡單的工具很難把握成本信息，藉助於計算機技術收集和分析成本數據是企業惟一的選擇。如今的企業若是不明白這個道理，那麼可能就進入了倒閉倒計時了。

基於計算機技術的成本管理不是簡單的電算會計，而是要創建實時成本監控系統，將成本數據從過後報告發展到事中監督和事前預測。實時成本系統即包括橫向的部門成本考覈，也包括縱向的產品全過程的成本預測於監督；實時成本系統便可用於企業的產品報價決策，又能夠用於內部管理中問題點的查找；實時成本管理系統不只能夠用於部門成本考覈、企業成本能力分析，還能夠細化到我的成本考覈，實現全員成本管理系統（TCM）；實時成本管理系統不只須要利用會計方法進行數據計算，還要使用數據挖掘、數據倉庫等計算機技術進行深度信息處理。

2、成本實時監控系統的目標。

（1）提供一個智能的人機交互界面，經過交互的人機合做，使成本監控過程結構化、簡單化。這是評價一個成本監控系統性能好壞的重要指標之一。（2）實現對成本發生過程的實時跟蹤、實時分析和實時監控，實現成本管理事前計劃，事中監控、反饋，過後評價的科學循環體系，有利於進行生產過程的優化。（3）可以實時查詢與監控數據，及時掌握生產動態，及時、準確、生動地爲各級領導提供成本監控信息，同時還能提供成本差別分析信息進行輔助決策，更好地反映成本發生狀態和歷史狀況，使不一樣層次的管理人員可以迅速掌握成本的監控狀況。（4）可以更好地保持數據的一致性，而且還能夠爲其餘相關子系統提供所需的成本數據。（5）提供多緯度、不一樣層次的報表，提供直觀的結果顯示方式。如柱狀圖、圓餅圖、表格等，用戶能夠本身選擇合適的顯示方式。（6）橫向可以提供各個層次的管理部門的可比成本數據，縱向可以提供每一個產品和產品族各個時期的成本對比。（7）根據事先創建的企業和產品成本模型，可以提供詳細的成本動因分析，價值鏈分析法、陳本動因分析法、做業成本法、全生命週期成本法、戰略成本管理等現代成本管理方法均可以在實時成本系統中獲得體現。（8）高度模塊化組件化的設計可以適應企業流程和管理模式的不斷變化。如今企業的外部環境和內部組織機構的變化頻繁，沒有一個系統可以不變化就適應企業三年五年的發展，甚至一年幾變的現象時有發生，適應性設計是成本系統不可忽視的條件。（9）對於用於決策的機會成本、邊際成本、相關成本和不相關成本，用於預測的目標成本，用於肯定責任的的可控成本和不可控成本，用於控制質量的質量成本（含內部質量損失和外部質量損失，其中外部質量損失還分爲部門外部質量損失和企業外部質量損失），各類損失類型等。（10）做爲企業的敏感數據，成本系統換須要有嚴格的權限管理體系，防止相關的成本數據被不恰當的透露給競爭對手。總之，實時、準確地輸出成本信息，爲管理者提供可靠的成本發生數據，輔助成本監控者完成成本監控決策是會計信息系統的最終目標。

3、成本實時監控系統的框架設計

ERP系統爲分佈於企業內部的信息系統，它爲整個成本監控過程提供OLTP數據庫，規則維護模塊的主要功能是簡單的增刪改，模型維護模塊負責系統模型庫的擴展與修正。這兩塊是成本系統技術含量最大的，成本系統可否合乎管理的要求，就是由規則和模型來肯定的。一個好的模型應該將差別縮小到最小，差別所反應的信息量最小，這樣在進行差別分配的時候纔不至於引發成本的失真。

在成本實時監控系統中，信息數據主要由信息、數據挖掘、成本覈算、數據倉庫模塊共同獲取，成本差別分析功能主要由成本差別分析模塊和用戶模塊共同完成，成本差別分析模塊收集並整理成本覈算完成的相關任務的運算結果，用戶模塊完成這些運算結果和用戶的交互。數據集合是全部模塊發佈信息和獲取信息的中心，其中包含了固定的數據存儲和臨時數據存儲區域。固定數據區域存儲面向主題的、集成的、隨歷史發生變化的面向成本監控過程的數據，臨時數據存儲區域存儲運算過程當中的臨時數據、各個模塊間的通訊消息、用於維護系統同步的任務請求對列等。數據過濾、數據集合、數據倉庫共同構造了該框架基於數據倉庫的技術基礎。規則庫、模型庫的動態改變和各模塊固有的伸縮性保障了整個框架的伸縮性。採用ODBC接口的數據過濾模塊使得基於企業內部網絡環境下的分佈數據庫管理易於集成。數據挖掘模塊使系統能夠自主發現運算數據中潛在的規律，獨立維護的模型庫爲成本監控過程提供靈活的組合方式。

4、基礎數據是成本系統的命脈

通常的成本系統均是過後算帳，而實時成本系統講究的是及時反饋成本苗頭。這就給成本系統的設計帶來了很大的困難，通常成本數據信息量十分龐大，信息來源複雜分散，及時採集自己難度就比較大。實時成本系統須要產品生產過程當中的實時消耗，根據實時消耗來計算成本，這就須要系統可以實時採集現場生產過程當中的實時消耗，例如，某工序的實際加工時間，實際消耗的電能等。而這些消耗每每一次和一次不一樣，而每一次的不一樣正好印證了咱們的管理中的改進與放鬆。及時將這個信息採集出來，上傳到服務器，而後計算出實際成本，而且和標準成本和歷史成本進行比較，只要發現超過了成本閥值，當即報警，現場管理人員及時到現場分析緣由，解決問題。不至於等到必定期限之後再發現，連改進可能都來不及了，這就是實時成本管理的主要意義。實時成本管理經過消除成本反饋系統中的慣性，將問題的發現和解決提早到問題發生的同時，不至於使問題擴大化。

實時數據採集可能須要增長必定的成本，但我認爲這種增長可以在很短的時間內就被減小成本損失彌補回來。並且大部分的實時採集並不須要增長多少成本，而是經過增強管理就可以解決。例若有的時候數據的錄入可能要滯後數天，那麼咱們要求取消這個滯後，就是提升了數據的實時性，還有的時候咱們可能可以容忍是使用後入帳的作法，這也造成成本不許確的因素之一；甚至有的時候，管理人員由於本月成本超指標了，有益將本月的消耗放到下月再記帳，這種管理沒有絲毫的意義，企業的總成本並無絲毫的減小，反而掩蓋了問題。實時成本系統就是要解決這些問題。