如何選擇合適的小型項目管理工具？

小型項目一般是指工做量在三人至十幾人之間的項目，這類項目通常是聽任自流，少有管理，一般具備投資少、人員少、時間緊、需求不明確等特色。

如藉助小型項目管理工具，能夠節省大量時間和避免資源浪費，提升項目效率。

下面介紹小型項目團隊常遇到的問題，以及項目管理工具是如何有效協助解決這些問題的，與你們一塊兒分享交流。

因資源有限，小型項目團隊不多設有專職的項目經理控制項目進度，以致於規範的項目管理方法經常被忽視。

另外一方面，因爲小型項目直接溝通成本較低，過多的項目管理流程反而使得項目執行過程變得更繁瑣。

也正由於這樣，在項目管理過程當中，小型項目團隊大多數會遇到如下問題：

一、項目質量、進度跟不上

小型項目執行過程當中，缺少統一的項目工做流程，不知道先作什麼再作什麼，沒有一一個詳細的規劃，每每等事情發生了纔去安排相應的工做，致使項目拖延，項目缺陷多。

二、信息流通有障礙

大部分小型項目在管理時，都是幾我的各自爲政，沒有一個統一協做交流的平臺來互相溝通協商，並記錄成果，致使信息孤島的造成。

三、對項目進度控制不足

沒有對項目總體進度制定合理的進度計劃，對各成員的工做任務沒有及時分配，而且也沒法實時跟蹤項目的實際進度執行狀況，致使進度毫無條理地進行。

四、項目文檔資料不集中

不重視項目文檔資料的整理工做，對項目過程沒有管理好，沒法累計項目經驗，也不利於之後的工做交接。

所以，小型項目迫切須要引入適度的規範管理。本文針對小型項目執行過程當中的核心管理問題，給出一些行之有效的解決方案。

0一、需求管理

對於任何類型的項目，需求階段都是最重要的階段，需求管理是整個項目管理的重中之重。

需求管理一般包括兩個大方面的問題：需求收集分析與需求變動管理。

首先，對於需求收集與分析，需求不明確是最大的風險來源。

在需求分析階段，必須多花一些時間，站在客戶立場上設身處地考慮問題，幫助用戶將模糊的需求清晰化，將簡略的需求明細化，將混亂的需求邏輯化、條理化。

其次，任何項目都沒法承受頻繁的需求變動與需求增長。

除了在需求收集階段須要儘量將需求細化外，還須要在適當階段儘可能凍結需求。

不然，將會爲項目嚴重拖延、開支嚴重超出預算埋下地雷。在需求細化的後期階段，必須與客戶就需求凍結和後期需求增長的費用支付方式達成共識。

0二、進度管理

項目進度管理，主要關注幾個方面：
任務分配、人力資源分配、時間分配要和項目進度協調；
任務分解要合理，而且儘可能並行化；
對項目進度控制要儘可能細緻，而且在實際執行過程當中審查要嚴格；
針對項目中不容易控制的部分，如技術難點、來自於客戶的時間拖延要作好充分的準備；
要爲測試、缺陷修正和預期的需求變動預留足夠的時間。

0三、風險管理

失去對項目風險的有效管理是致使項目失敗最主要緣由之一。

哪怕是小型項目，都必須在項目的開始階段識別出項目風險並評估出排在最前面的那些風險（前五或前十）做爲觀察和跟蹤的重點；

並在項目進展過程當中持續關注那些新出現的風險，提早準備應對方案。

0四、團隊管理

對於項目團隊管理，要作到分工明確、因人施用。

根據團隊成員各人水平的高低，合理分配工做量，而且關注團隊內部的交流溝通結構，避免「互相等」和「誤解」。

儘可能讓每一個人的工做量飽和，在項目開始之後，要儘量保持團隊穩定，避免人員變動給團隊帶來的協做混亂。

0五、文檔管理

對於小型項目，必須有文檔要求，不然後期的經驗積累會變得困難；其次，對文檔的要求應該適度，即夠用便可。

文檔管理以便於後續工做爲目標，不作過於繁瑣的要求，不該把大量精力投入進過於繁瑣的文檔編寫。此外，還應注意文檔的版本控制。

要想方便快捷實現以上這些解決方案，選擇合適的小型項目管理工具是關鍵。

小型項目對軟件功能的需求比較簡單，同時還缺少專業軟件維護人員，所以對小型項目管理者來講，簡單易用、貼合需求的項目管理軟件纔是最佳選擇。

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3-實時跟蹤管控項目成本預算、資金計劃等，便於你動態掌握成本；

4-統一的協同辦公平臺，全部成員在此進行任務分配、溝通交流等；

5-提供強大的機制，幫助你管理問題、跟蹤問題和系統地解決問題；

6-提供移動App靈活管理，實現待辦處理、消息查看、數據分析等。

綜上，小型項目管理必須結合自身的特色和目標，選擇適合本身的項目管理軟件纔是最好的。

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