[讀書筆記] 你早該這麼玩Excel

《你早該這麼玩Excel》只教你作兩件事：如何設計一張「天下第一表」，你會恍然大悟，之前遇到的種種麻煩是由於作錯了表格；如何一分鐘「變」出N張表，你會明白表格是「變」出來的，不是「作」出來的。

建議不論是不是 excel 的表哥、表姐，都通讀一下。這本書不是堆砌一些 excel 函數和技巧，而是一種讓你讀完後有一種「頓悟」的感受。

相信不論是誰，讀完以後，都會對「三表概念」影響深入。所謂的「三表」就是：

• 配置表
• 源數據表
• 分類彙總表（數據透視表）

你看，是否是和咱們作一個系統很相似？有配置（配置表）、有輸入（源數據表）、有輸出（分類彙總表）。因此說，每次用 excel 完成一個任務，其實就是在建立一個系統。

配置表

將一些不變、通用的數據放在這個表中

源數據表

須要咱們手動輸入的一些源數據，該表中的數據怎麼認真、仔細都不過度。正確的源數據表應該知足如下條件

• 一維數據
• 一個標題行
• 字段分類清晰
• 數據屬性完整
• 數據連續
• 無合併單元格
• 無合計行
• 無分隔行/列
• 數據區域中無空白單元格
• 單元格內容禁用短語或句子

分類彙總表（數據透視表）

經過源數據表+excel數據透視功能自動變出來，不須要手動建立。對於分類彙總表，也是有一些建議：

• 「躺着」不如「站着」（彙總表不要太寬）
  • 分類多的字段，應該儘可能做爲行字段
• 按「天」彙總要不得
• 不要超過兩個列字段
  • 超過兩個，就不容易理解數據的意義了
• 彙總跟着文字走
  • 求：不一樣企業成立月份、不一樣省份在不一樣營業狀態下的年底從業人員數總和。
  • 解：
    • 一級行字段：企業成立時間
    • 二級行字段：所在省份
    • 一級列字段：營業狀態
    • 數據項字段：年底從業人員數
    • 彙總方式：求和
• 字段主次要分明
  • 行字段和列字段沒有主次關係，不會影響彙總表的關注焦點。可是行字段之間卻又很是明顯的主次關係。

因此整體來講，咱們作的表主要分爲兩種，一種是數據明細表，稱爲「數據源表」，另外一種是統計表，稱爲「分類彙總表」。數據源表須要認真、仔細並用正確的方法作，然後者不用作，由於它們是變出來的。

 

下面是文中穿插的一些經常使用的技巧：

• Excel小技巧
• 行列移動
  • 選中待調整列，將光標移至該列左右任意一側邊緣，呈小手狀；
  • 按住Shift建不放，拖動鼠標至待插入位置，鬆開鼠標便可。（鬆開鼠標以前，不能先放開Shift按鍵）
• 巧妙刪除空白
  • 複製全部數據；
  • 在粘貼處，右鍵選擇「選擇性粘貼」，勾選「轉置」並肯定個；
  • 在任意列篩「空白」並刪除全部空白行；
  • 再次使用數據「轉置」完成
• 單元格一鍵批量錄入
  • 選定多個單元格；
  • 放開鼠標，直接敲鍵盤輸入內容；
  • 壓住Ctrl按Enter。
• 分列
  • 在Excel中，運用「數據」->「分列」功能，能夠將單元格內容「切開」。Excel提供兩種「切」法：按分隔符號或者按固定寬度。
• 合併
  • "&"是Excel中的特殊運算符，表明「合併」，即「拼接」多個單元格的數據內容。參考公式爲：=B2&C2&D2&E2。（??內容如何添加其餘字符）
• 條件格式
  • 選中數據，調用「格式」菜單裏的「條件格式」命令。
  • 設置條件爲單元格數值小於60；
  • 設置格式爲紅色單元格底紋，點「肯定」
• 快速輸入時間
  • Ctrl+; -> 日期
  • Ctrl+Shift+; -> 時間