請你們規範電子郵件用法養成好的郵件習慣

hi，all：

 

    看到一篇好的文章，分享給你們，請你們認真閱讀思考，裏面提到的問題，有則改之，無則加勉，養成好的使用郵件習慣，由於不少客戶是經過你的郵件瞭解你，瞭解公司。如下：

 

    你有沒有收到過這樣的電子郵件？發件人叫「還好只是近黃昏」，郵件的標題是：「你好！」你以爲，這必定是漏網的垃圾郵件，但仍是打開看了一眼，發現竟然是供應商的方案和報價。你找了半天，沒有方案，也沒有報價啊？回信問。他說：啊！忘了添加附件了。我再發一遍。

    你會怎麼看待這位供應商？

    若是是我，能不合做，就不要合做了。太不靠譜。

    概念：郵件禮儀

    做爲管理者，我建議你作一個測試。找到5名與客戶打交道最多的員工，而後隨機抽取每位員工10封來往的郵件，看一下標題，問候，分段，用詞，署名，字體，顏色。估計你會一身冷汗，咱們就是這麼一步一步把客戶逼走的！

    1999年，我以工程師的身份加入了微軟。當時，微軟僱傭了十幾位語言專家，校對每一封郵件。他們很是吹毛求疵，郵件的標題怎麼起，怎麼問候，第一句怎麼開始，何時用阿拉伯數字1,2,3，何時用單詞one，two，three，如何署名，單詞和語法不但不能有錯誤，更要信達雅。被語言專家折磨足夠時間，最終畢業的工程師，才能直接給客戶發郵件。

    有一次，我問語言專家團隊負責人Michelle，有必要這麼嚴格嗎？她說，你想象一下，有不少人，這輩子你都不會當面見到，你給他印象的惟一方式，就是郵件。

她的這句話對我醍醐灌頂。我想這就是中國人常說的「見字如面」吧。在互聯網時代：見郵件如面。

    運用：如何寫一封好的郵件

    那麼，一封好的郵件，到底應該長什麼樣呢？咱們與人見面的基本禮儀，不是貌美如花，而是乾乾淨淨。一封好的郵件也同樣。簡潔、乾淨，是基礎。而後纔是你的風格。怎麼作？

    第一，正式的顯示名和總結性的標題。

    郵件接收者首先看到的是兩樣東西：你的顯示名，和郵件標題。

    因此，郵件禮儀的第一步，就是用真名。好比「劉潤」，或者「潤米諮詢-劉潤」。個性化、詩意化，尤爲是二次元的名字，好比「還好只是近黃昏」，「一隻特立獨行的豬」能夠用在你的QQ簽名上，不要用在商務郵件裏。

    而後是標題。用不到20個字，總結這封郵件的核心內容。「你好」，「來自xx公司」，「報價」，都不是一個好標題。「請審閱：X公司關於Y項目的方案和報價」，纔是一個好標題。

    第二，簡單大方的格式。

    一封好的郵件，必定是簡單大方的。格式要讓位於內容。儘可能少用不一樣的顏色、大小、字體、排版，更不要用背景圖、甚至背景音樂。

    真正高手的郵件，全部的字都是一個顏色，同樣大小，一種字體，並只用三種方式來排版：分段、縮進，和加粗。

    分段負責閱讀邏輯，縮進負責層次關係，加粗負責突出重點。全部複雜花哨的排版，基本均可以用這三個方式實現。

    第三，邏輯清晰的正文。

    外國人喜歡稱呼對方「Dear Tom」，你能夠說「尊敬的張總」；外國人喜歡用「I hope this email finds you well」開場，你能夠說「見信好」。

    問候以後，郵件正文必定要分段，每段只講一件事情。

    郵件的標題，是全文歸納，每段的首句，是整段歸納。用小段，不要用大段；用短句，不要用長句；用簡單的詞，不要用複雜的詞；能用100個字講清楚的事，不用101個字。

    結尾的部分，總結郵件內容，強調須要他跟進的事情：懇請您撥冗回覆修改意見，很是感激。而後，「祝：商祺」；親密一些的「祝：春安」；再親密一些的「祝：家人都好」。署名：「劉潤，潤米諮詢」。

    第四，良好的回信習慣。

    收到郵件儘快回覆，表明你的能力、效率、對他的重視程度。回信的專業方式，表明你的職業化程度。好比，善用抄送、密送；回覆、所有回覆這些功能。

    起草郵件，要決定抄送哪些人。一個很少，一個很多，是功力。回覆郵件呢？添加、刪除、移動抄送者，更是功力。

    默認，你應該「所有回覆」，而不是僅僅「回覆」發件人本人，由於他抄送這些人，就是但願他們持續關注大家的對話。

    若是你以爲不必這麼多人關注，能夠把一些人從抄送，移到密送，而後在正文中註明「爲了避免打擾你們，我把誰誰誰移到了密送」。這樣，他們知道本身從下一封信開始，就會離開討論。

    若是郵件來來回回，甚至討論的主題都發生變更，能夠修改主題，或者重起一封新郵件，而不是文不對題的蓋樓。    

    而後，按下「發送」鍵以前，再次檢查標題、稱呼、錯別字、有沒有忘了附件。

    小結：認識郵件禮儀

    你和不少人這輩子可能只會經過郵件溝通，「見字如面」。你不必定要打扮得花枝招展，但必需要把本身收拾得乾乾淨淨。

    怎麼作？第一，起正式的顯示名，和總結性的標題；第二，用簡單大方的格式；第三，寫邏輯清晰的正文；第四，養成良好的回信習慣。