中科圖書業務系統需求說明書

時間 2019-12-01

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中科圖書業務系統算法

需求說明書ui

（草稿）編碼

Version 1.0spa

北京中科進出口有限責任公司技術支持部翻譯

2016年2月對象

中科圖書業務系統需求說明書排序
Project Nameci	中科圖書業務系統 BookSys開發
Document Namerem	中科圖書業務系統需求說明書
Document ID	BookSys_Requirements_Specifications

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日期	備註	修改人	審覈
2016-02-18	建立	徐勝	董春梅、吳敏、毛姍、李佳

1 概述... 1

1.1 整體業務概述... 1

1.2 整體需求概述... 1

2 業務需求詳解... 3

2.1 普通訂單業務流程... 3

2.1.1 業務流程圖... 3

2.1.2 具體需求... 4

2.2 長期訂單業務流程... 24

2.2.1 業務流程圖... 24

2.2.2 具體需求... 24

2.3 主進訂單業務流程... 26

2.3.1 業務流程圖... 26

2.3.2 具體需求... 27

2.4 書展訂單業務流程... 29

2.4.1 業務流程圖... 29

2.4.2 具體需求... 30

2.5 電子訂單業務流程... 31

2.6 網售訂單業務流程... 31

2.7 招投標管理... 31

2.8 基礎信息... 32

2.8.1 訂戶信息... 32

2.8.2 外商信息... 32

2.8.3 採購渠道... 33

2.8.4 匯率信息... 33

2.9 圖書目錄... 33

2.9.1 圖書基本目錄... 33

2.9.2 書展目錄... 34

2.10 清關及外匯額度管理... 35

3 系統管理... 36

3.1 權限管理... 36

3.2 訂單修改記錄... 36

4 附件及參考... 36

5 文檔簽發記錄... 36

1 概述

1.1 整體業務概述

中科圖書業務系統是爲中科公司處理所有圖書業務提供系統支持的業務平臺，涵蓋圖書中心的招投標、訂單管理、付匯管理、結算收款；發行中心圖書業務的驗書加工、裝箱發貨、庫存管理、書展管理、網上銷售；財務部門的開發票、到款登記、付匯登記、成本覈算等衆多業務環節。

1.2 整體需求概述

根據圖書訂單的不一樣處理方式（如是否須要向外商發訂、是否須要作收發貨等），系統主要的業務流程分爲幾種類型：

普通訂單業務流程：主要業務模式，根據訂戶下單，中科向外商採購並按訂戶要求發貨。
長期訂單業務流程：爲訂戶採購會議錄、文獻資料等特殊圖書，流程與普通訂單有所不一樣。
書展訂單業務流程：在訂戶單位進行書展並留書，以後根據訂戶留書狀況在系統裏補訂單處理。
主進訂單業務流程：爲中科庫存向外商主動訂購圖書。
電子訂單業務流程：電子訂單無實物的收發貨操做。
網售訂單業務流程：網上銷售庫存圖書。

圖書業務流程中角色及相關操做：

銷售負責人

參加訂戶的招投標活動；獲取訂戶訂單信息，確認訂單結算方式並轉單給訂單錄入人員；提交開收款發票申請；書展留書轉單；維護訂戶基礎信息。

錄單負責人

根據銷售人員的轉單和附件，經過目錄系統補齊訂單目錄信息；在系統內建立新訂單；根據書展留書轉單補書展銷售訂單。

渠道負責人

維護ISBN和訂購渠道的對應關係；爲訂單肯定採購渠道；修改訂購渠道；

銷售負責人

將訂單發訂給外商；錄入外商的付款發票；提交付款申請；對訂單進行催缺；維護外商基礎信息；總署數據導出。

財務負責人

根據付款申請對外商付匯，並根據銀行反饋登記實際付匯信息（成本覈算）；根據開收款發票申請，開具機打發票，並登記發票信息；登記訂戶到款；帳務成本覈算管理。

驗收負責人

根據外商裝箱單（或箱內發票）驗收圖書；按戶分檢；根據訂戶須要進行數據加工和物理加工；

發貨負責人

按戶裝箱並打印發貨單和裝箱單；發貨並登記發貨信息。

庫存負責人

主進訂單入庫、借外商樣書入庫、銷售出庫、書展借書、書展還書、書展銷售處理、網上銷售處理、庫存盤點、庫位管理等

報關負責人

登記報關單等信息。

編目負責人

業務主管

處理業務流程中須要審批的環節，分爲銷售經理、外聯經理和發行經理三個角色，分別處理銷售、外聯和發行業務中的審批工做。

2 業務需求詳解

2.1 普通訂單業務流程

2.1.1 業務流程圖

2.1.2 具體需求

2.1.2.1 銷售轉單

圖書銷售把一批從客戶接收來的訂單，批量轉給訂單錄入員。

每次執行銷售轉單系統會自動生成轉單號，轉單號格式：兩位年+兩位月+四位流水。
轉單的內容包括訂戶編號，訂戶名稱，訂單結算方式（公式和相關係數），業務類別，轉單日期，轉單人，接單人。
每一次只能轉相同業務類別的訂單。業務類別在基礎信息裏單獨維護。常見業務類別有：普通訂單，書展訂單，長期訂單，主動進貨訂單。
轉單同時容許添加附件，默認格式爲Excel文件
轉單後系統發送郵件通知接單人。

2.1.2.2 訂單錄入

普通訂單錄入員根據銷售轉單信息和相關附件在系統裏批量生成圖書訂單，此外還能夠根據業務須要手工新增各類類型的圖書訂單。

普通訂單生成方式：Excel導入；手工錄入；EDI文件導入；
普通訂單生成原則：一書一單，即一種圖書一份訂單。每份訂單分配單獨的訂單編號，需向外商發訂的訂單編號：ZK+2位年+8位流水號，從銷售庫存的訂單編號：ST+2位年+8位流水號。
一種圖書的定義：同一出版社，同一做者，同一書名，同一版次，同一裝幀，同一出版國的圖書。

通常狀況下，知足上面條件的圖書只有惟一的ISBN。但也有例外：

有些聯合出版的圖書，同一本圖書背面印刷兩個不一樣的ISBN。
分紅上、下冊等多卷模式印刷的圖書，除了整套書一個ISBN，每一個分卷也有單獨的ISBN。
某些特殊類型的文獻，如會議錄等沒有ISBN。
普通訂單內容包括：訂單編號，轉單號，轉單日期，訂單結算方式，業務類型，訂戶編號，訂戶名稱，轉單人，ISBN，書名，做者，裝幀，版次，出版日期，出版社，圖書目錄編號，目錄價格，幣種，網上報價，幣種，外商編號，外商名稱，訂單參考號，訂單性質，訂購本數，訂購冊數，庫存本數，庫存冊數，是否叢書到貨，是否招標，訂戶報價，招標一口價，經手人，錄入日期等。
錄入/導入訂單時若是有轉單號，則從相應銷售轉單裏自動帶出轉單日期，訂單結算方式，業務類型，訂戶編號，訂戶名稱、轉單人等信息。
輸入ISBN後，若是圖書目錄裏存在相關目錄信息，則經過目錄定位帶出書名、做者、裝幀，版次，出版日期，出版社，圖書目錄編號，目錄價格，以及目錄默認的外商編號、外商名稱。
訂單錄入的ISBN能夠是13位也能夠是7位；能夠帶橫線也能夠不帶橫線，系通通一轉換成13位無橫線的格式保存。同時對錄入的ISBN按算法進行檢驗，不符合要求的ISBN不能保存。用戶在系統裏作訂單查詢時，ISBN查詢條件的錄入也一樣處理。
訂購數量分紅本數和冊數兩種單位，其中本數指向外商採購時的訂購數量，冊數指實物書到貨時的具體數量。通常狀況下，一種圖書的訂購本數等於訂購冊數。可是有些成套發行的圖書，例如分爲上、下冊的圖書，訂購本數爲1，訂購冊數應爲2。
庫存數量也一樣分爲本數和冊數兩種單位。訂單錄入時顯示的庫存數量，爲該種圖書庫存可用數量，破損和被書展借走的圖書不能算入。
訂單查重。某些訂戶會要求訂單查重功能，即錄入訂單同時，根據isbn+書名+訂戶號，檢查系統裏該訂戶的全部歷史訂單是否有重複的記錄，若有重複則提示操做人員不能保存訂單。訂戶查重要求可在訂戶信息裏設置，也能夠在轉單和訂單錄入時設置。
叢書到貨。某些圖書的發行與期刊相似，向外商訂購以後，同一訂單下會屢次到貨，須要單獨對每一個分卷登到，記錄具體的分卷名稱，並分別發貨。錄入訂單時能夠選擇是否須要作叢書到貨處理。
訂單錄入員能夠錄入並編輯修改訂單，可是不能修改供應商信息，也不能刪除訂單。
訂單審讀
1. 根據新聞總署進口出版物管理要求，對進口資料業務流程中設立目錄審讀、訂單審讀和到貨審讀、發貨審讀。
2. 訂單審讀內容包括：

a) 根據目錄審讀的結果，若是對問題目錄的訂單，系統自動提醒，禁止訂購；

b) 根據系統設置的敏感詞，系統自動分析檢索書名、做者、出版社等字段是否包含敏感詞組合，若是包含，則提醒外聯進一步審讀判斷。若是外聯確認此書有問題，系統根據訂單錄入信息在圖書目錄裏檢索，若是沒有相關書目，則自動生成圖書目錄，並將該目錄標記爲問題目錄；若是已經存在書目，則自動將該目錄標記爲問題目錄。

c) 訂單審讀經過後，又新獲得通知或在實物驗收中發現問題，列入問題書目。系統自動將訂單標記爲審讀問題訂單，如未發訂，則需作中科撤訂處理；如已發訂未發貨，則禁止收發貨，同時對到貨的實物圖書作集中銷燬處理；已經發貨的則提醒業務人員通知訂戶退還銷燬，同時對該訂單作主動退書處理。審讀問題訂單能夠退款，不能參與收款。

2.1.2.3 發訂管理

自動匹配訂購渠道。

系統根據訂單的ISBN，以必定的算法，自動匹配出相關的供應商。ISBN前綴與供應商的對應關係在系統裏單獨維護。

訂購渠道確認

外聯人員能夠手工編輯訂單的供應商，包括未匹配上供應商和已匹配上供應商的訂單，均可以手工逐條修改，也能夠批量替換。

訂單校驗。

外聯人員在發訂前應對新訂單進行校驗，校驗出不正確的訂單能夠在訂單的修改頁面標註有問題複選框。全部有問題的訂單不能參與發訂。

發訂。確認訂單的訂購渠道後，外聯能夠按外商生成發訂單，並按其要求的格式導出（TXT、Excel、XML、EDI等）。

每一個外聯人員在發訂界面只能看到本身負責的採購渠道的待發訂訂單。

外商的訂購回復。外商收到中科發訂單，可能有幾種反應：
1. 寄來發票，說明中科訂單已經被確認。
2. 外商反饋，因無庫存等緣由沒法訂購
3. EDI方式反饋POA，確認訂單或否定訂單。

若是狀況B，外聯人員需在發訂單明細裏標註取消訂購，並註明緣由。該訂單能夠從新選擇供應商，再次發訂。原發訂信息應保留，用於查詢分析。

訂單一旦發訂成功，即不能被錄單人員和外聯人員修改。發訂後，訂單狀態變爲已發訂。
訂單催缺
1. 訂單發訂後，在規定時間內沒有到貨，系統應自動生成催缺記錄，供外聯查詢和導出，並把催缺信息發給外商。催缺信息包括：訂單號，ISBN，書名，出版社發訂日期等。
2. 訂單催缺的判斷標準是：從發訂之日起計算規定時間內，訂單的已到本數小於應到本數。催缺的時間限制在供應商基本信息裏分別維護（默認爲發訂後3個月）。
3. 系統根據外商的催缺有效期自動完成催缺，催缺記錄中須要標註是否收到發票及催缺次數。第一次催缺後若外商沒有到書，系統自動每週進行一次自動催缺。發訂後6個月仍未收到書，則系統自動提示須要外聯採起特殊處理或問題訂單處理流程。
4. 外商回覆的催缺信息，外聯能夠導入到系統中的催缺回覆字段中，能夠對回覆信息進行修改和翻譯。翻譯後的催缺信息，單獨存到另外的字段中。對於每次的外商回覆信息，系統都要保留，依次累加，最新的信息顯示在最上面。
5. 外聯能夠查看、修改催缺記錄，能夠按照不一樣的外商導出到Excel表裏，發送給外商。對有問題的圖書進行屢次催缺。催缺的記錄能夠轉發其餘外商從新訂購。從新發訂訂單，訂單號不變，發訂日期自動更新，原發訂日期記入備註。
6. 錄入付款發票.
  1. 外聯人員收到付款發票後，在新增發票裏錄入付款發票，發票錄入需分別錄入發票擡頭和發票明細。
  2. 發票擡頭錄入外商編號、外商名稱、發票類型、外商發票號、發票金額、幣種、發票日期、付款方式、付款帳期、備註等信息，系統自動生成中科的付款發票流水號。系統中外商發票號不容許重複，但能夠修改。
  3. 發票類型包括：普通發票、調價-收款發票、調價-付款發票、郵費發票、國際郵費、會員費和追加成本等。

2.1.2.4 付款管理

a) 普通發票、調價-收款發票、調價-付款發票等幾種發票，其發票金額必須計入訂單明細成本。

b) 發票類型是郵費發票時，在實物驗收以前能夠攤郵費到其餘發票，實物已經驗收，則不能再攤，需另見付款訂單。攤郵費發票號字段中，錄入須要攤的發票號，中間用「，」分隔，系統再根據發票對應的訂單按照這些訂單上的金額分攤到訂單上,按實際書是否到貨決定是否攤到訂單成本。

c) 國際郵費、會員費、追加成本等類型的發票不須要追認到一個訂單。需外聯補入到一個專門的付款訂單，若是沒有訂戶，則設訂戶是ZK001，此訂單參與付匯和訂戶結算，可是不參與收發貨。

付款方式：預付款、賬期、預存款。預付款和預存款分別使用該外商帳戶下的預付款項或預存款項支付。
付款預警：若爲預付款或預存款條件，錄入發票後1個月業務員未對發票進行匯款處理，系統自動預警。若爲賬期條件，距離賬期1個月，業務員未對發票進行匯款處理，系統自動預警。業務員能夠在系統默認的基礎上手工修改中科匯款條件（如將賬期調成預付款）及匯款預警時間。
發票明細錄入，能夠經過查詢選擇定位出該外商的訂單明細。默認包含的查詢條件：外商編號爲發票擡頭錄入的內容。可輸入的查詢條件有：中科訂單號，ISBN，書名等。付款發票中有中科訂單號，則經過中科訂單號定位到訂單進行發票價格編輯；付款發票中沒有中科訂單號，則系統經過ISBN或書名篩選出的訂單（未與發票關聯過的結果排在上面），業務員手工選擇將發票中的訂單價格錄入哪張中科訂單。
編輯發票對應的訂單信息，包括訂單號、冊數、碼洋、折扣、實洋、郵費等，系統自動計算外幣實付金額和人民幣成本金額，同時根據訂單的結算條件，自動計算出人民幣應收金額。根據訂單號或者發票編號能夠打開相應的發票訂單的編輯界面。一個圖書訂單能夠對應多張發票。若是隻錄入備註信息，不修改其餘自動信息，至關於外聯直接到訂單中修改備註信息，不對此訂單生成匯款信息。
發票錄入後，系統自動計算訂單的人民幣應收金額，並與訂單中訂戶報價相比較，差額在偏差範圍外的，系統應提示銷售與訂戶溝通。此外人民幣成本金額大於人民幣應收金額的訂單也應提示報警。
實物驗收前，同一訂單若有多張發票，系統自動攤成本到訂單下，合計生成訂單的人民幣成本金額，併合計計算人民幣應收金額；實物到貨後，訂單的人民幣成本不能變化，後到的郵費發票，外聯單獨在系統裏錄入一個專用的郵費訂單。只用於對外商結算，不參與收發貨和對訂戶結算。
系統計算人各類人民幣金額時使用的匯率是系統自動從網上抓取的當天的中國銀行外匯匯率。
付款發票覈對。發票明細錄入完畢後，系統會自動彙總發票明細裏實洋總額，而後與發票擡頭裏的發票金額進行對比。若有差別則用紅色提示，如無差別則用綠色提示。
付款發票與訂單關聯後，訂單的狀態爲已錄發票。
付款發票錯誤。外聯在錄入付款發票時，應注意檢查發票錯誤。付款發票錯誤種類：訂單金額錯誤，折扣錯誤，訂單基礎信息錯誤，發票中有不是中科公司的訂單（生成平賬訂單）和版本錯誤（通常是高版本）。若付款發票中的某一個訂單金額不正確，則外聯仍須要按外商的錯誤發票金額對外匯款；但此錯誤訂單不能做價收用戶款，收到外商相應調價發票後再處理。
發票錯誤處理：1）錯誤嚴重發票，不對外商匯款，不錄入系統。2）若需對外商匯款，則先將錯誤發票錄入系統，記錄外商原始發票信息。錯誤訂單生成平賬訂單，平賬訂單不收用戶書款（不參與結算，不收發貨），且須要外商作退款發票。因此發票金額與訂單錄入金額覈對必須成功才能對此發票進行匯款。3）若是版本錯誤，應聯繫訂戶是否贊成接受此版本，如能夠接受，則修改訂單；不然應聯繫外商撤訂。
付款申請。
1. 外聯準備付匯時，在系統裏查找相應外商的未付匯的付款申請。可使用如今已經存在的，也能夠創建新的付款申請。
2. 系統創建新的付款申請後，錄入外商號和幣種，保存時，系統根據這個條件檢測是否這個外商有待付款的匯款號，提示給用戶信息，是否新建付款申請，用戶本身選擇。錄入外商號後，自動獲得對應的帳號、國家、外商名稱等信息。
3. 付款申請裏匯款號的規則：PY+2位年+6位流水號，錄入外商編號、外商名稱、付匯方式、幣種、申請付匯金額、申請匯率（自動取當天匯率)、申請日期、備註等信息，同時界面顯示付匯狀態（新建/已審批/已付匯）、匯票編號、付匯日期等信息。
4. 付匯方式包括：電匯、票匯、網上訂購（信用卡支付）、國內訂購、網上直購（直接向亞馬遜訂購，現金支付走費用）多種，須要分別處理。
5. 付款申請下能夠選擇該外商該幣種的待付款發票。此處默認顯示的待選擇發票，其全部明細訂單應已經所有到貨驗收。若是須要對未到齊的發票進行付款，需經管理人員審批。
6. 同一張付款發票能夠屢次付匯，只要累計付匯不超過發票金額。
7. 付款申請下只要有一張發票的核對狀況爲不成功（標紅），則此付款申請不能進行匯款。
8. 付款申請保存後，能夠打印付款申請單、票匯申請單、電匯申請單等單據。付匯的審批流程在系統以外。
9. 付匯登記。
  1. 財務付匯完畢後，需將銀行反饋的實際付匯金額、實付匯率、銀行匯款號等信息錄入付款申請裏。

人民幣付匯金額 = 外幣實付金額 * 實際付匯匯率

網上支付（信用卡）方式付匯後，登記信息爲：外幣申請金額、實付美圓金額、實際美圓匯率（美圓-人民幣）。
付匯登記後，系統調整匯款申請、發票和訂單的狀態爲已付匯。
到貨批次

2.1.2.5 收發貨管理

發行人員收到外商發貨後，應先根據外商的發貨單據，在系統裏創建相應的到貨批次

系統創建新的到貨批次後，錄入外商發票號，保存時，系統根據這個條件檢測是否這個外商有待收貨的到貨批次，提示給用戶信息，是否新建到貨批次，用戶本身選擇。錄入外商發票號後，自動獲得對應的外商編號、外商名稱等信息。另外還需錄入外商運單號、起運日期、到貨日期、到貨形式、總件數、總重量（公斤）、備註信息等。
到貨形式包括：國際郵局、集貨商、總體到貨等幾種選擇。。
掃描驗收

之外商發票號爲單位，驗收員用掃描ISBN的方式對圖書實物進行驗收。

驗收員在驗收界面輸入外商發票號，帶出到貨批次、外商運單號，以及該發票下全部訂單，並區別顯示已經驗收的訂單和未驗收的訂單。訂單的顯示字段包括：ISBN、書名、訂單編號、訂購本數、訂購冊數、應到本數、應到冊數、已到本數、已到冊數、實到本數（當前批次到貨本數）、實到冊數（當前批次到貨冊數）、是否需數據加工、是否需物理加工、訂戶編號、人民幣應收金額等。
驗收員在驗收界面經過掃描方式輸入ISBN，系統自動定位到訂單，實到本數和實到冊數分別加1。若是某一訂單明細的應到數量大於1，能夠屢次掃描輸入，也能夠用手工直接修改當實到本數、實到冊數，並自動更新應到本數、應到冊數、已到本數、已到冊數等信息。
每驗收一冊圖書成功後，系統自動打印一張驗書單。驗書單包含訂戶編號、訂戶名稱、驗收號、書名、ISBN、出版社、做者、碼洋、幣種、人民幣應收金額等信息。每一張驗書單需插入對應圖書中。
若是訂單是叢書到貨，則定位到叢書到貨界面。叢書到貨是指一個訂單，外商分紅多捲髮貨，系統須要進行屢次到貨和發貨處理。
叢書到貨時記錄叢書參考號、卷名、卷期次、ISBN、ISSN、出版日期、業務類別、目錄價格、幣種、叢書驗收號、到貨日期、備註等相關信息。
若是訂單內容爲一套圖書，到貨本數和冊數不一致，能夠參考叢書到貨方式，分別記錄每一單冊的書名、ISBN，同時訂單實到本數爲1，實到冊數則逐冊增長。成套圖書驗收後應作捆綁處理，只需打印一張驗書單，格式與普通圖書不一樣，應把每一單冊書名、ISBN打印處理。
驗收完成，系統自動作入庫操做，已驗收訂單的人民幣成本不容許變動，月末統一作入庫彙總，財務作帳用。

到貨審讀
1. 圖書驗收前，驗收人員會對其內容進行審讀，若是發現問題，將在系統目錄裏把該書目標記爲問題書目。同時該訂單被標記爲審讀問題訂單，自動封禁，中止發貨。
2. 訂單正常發訂後，又被標示爲審讀問題訂單，則在驗收時自動提醒驗收員，中止驗收或發貨，對圖書實物進行封禁，集中銷燬。
3. 外商裝箱錯誤和破損

外商到貨可能會出現各類錯誤

圖書與發票明細不符，退還。不驗收。
圖書與發票明細不符，不退還（書錯了；版本錯了；裝幀錯了等狀況）

圖書登記到該到貨批次下的裝箱單錯誤界面，圖書實物轉主進庫存，作零成本入庫，並註明緣由是外商裝箱單錯誤。裝箱單錯誤提交給外聯查閱，對應的圖書訂單繼續催缺。

圖書破損

破損圖書正常驗收和發貨，並標記破損。對應的圖書訂單應到數量不變，相似叢書到貨。破損圖書信息提交給外聯查閱，對應的圖書訂單繼續催缺。

覈查分戶

已驗收後的圖書，按訂戶分類存放，同時分出須要作數據加工和作物理加工的圖書去進行相應處理。

根據到貨批次，分別導出須要作數據加工或物理加工的圖書訂單信息，並打印相應清單。
發行人員持清單分檢圖書，並附帶訂單數據，送給相關加工人員。
加工人員完成加工後，把圖書按訂戶分類存放。管理人員按清單驗收。
把完成數據加工或物理加工的訂單數據導入系統。
以訂戶爲單位生成核查單，加入全部該訂戶可發貨的已驗收訂單。訂單若是未完成數據加工或物理加工，則不能參與覈查。
發行人員打印核查單，並持覈查單核對待發貨的圖書，覈對無誤後，將覈查單和圖書實物一塊兒推送發貨組。
裝箱方式

發貨組能夠選擇如下幾個方式完成裝箱發貨的操做，系統能夠實現按箱打印裝箱單明細的要求。

方式一（最靈活方便，可是須要增長硬件投入）

選擇訂戶準備發貨的核查單信息下載到智能手持終端裏。用智能手持終端邊掃描實物圖書，邊進行裝箱，每裝滿一箱，智能手持終端更換一個貨架號。
裝完箱後，在系統裏對該訂戶創建發貨單，讀取智能手持終端的數據，自動生成發貨單明細，並按貨架號自動生成每一箱的裝箱單明細。

方式二（排序比較費事，不能靈活裝箱，操做麻煩）

選擇訂戶，新建待發貨的發貨單，添加可發貨的核查單，能夠整條覈查單一次性添加，也能夠選擇覈查單下的具體訂單明細進行添加。
對發貨單明細進行排序（如按書名順序），圖書實物也一樣排序，而後按順序裝箱。在系統裏登記每個裝箱單的起止順序號。

方式三（須要增長驗書單打印成本）

按訂戶，將準備發貨的一批圖書裝箱，把每一箱圖書的驗書單（此方式須要兩聯）抽出一聯，按箱彙總在一塊兒。
在系統裏創建待發貨的發貨單，掃描驗收單上的驗收號條碼，自動錄入發貨明細和裝箱單明細。

方式四（不需增長驗書單打印成本，可是操做增長了很多麻煩）

選擇訂戶，新建待發貨的發貨單。
邊掃描圖書驗書單（只需一聯）上的驗書號條碼，邊進行裝箱，系統自動增長髮貨單明細和相應的裝箱單明細。

發貨
1. 生成發貨單時，系統根據訂戶編號自動帶出相關訂戶信息：訂戶名稱、收貨地址、郵政編碼、收貨聯繫人、聯繫電話、聯繫手機、收貨聯繫郵箱等。若有缺漏，發行人員應及時聯繫銷售進行補充。
2. 發貨單號分爲訂戶號和發貨批次號兩部分。發貨批次號格式爲：B+2位年度+4位流水（該訂戶在該年度內的發貨流水號）。
3. 發貨單正式發貨以前，能夠添加或刪除發貨明細信息，可是發貨後，就不容許再更改發貨明細了。
4. 發貨單發貨後，能夠打印發貨單、裝箱單和發貨貼頭。
5. 系統能夠設定多個發貨單打印格式，每一個訂單能夠默認設定對應的發貨單打印格式，在生成發貨單時自動帶出，也容許手工修改發貨單的打印格式。
6. 發貨單打印格式分爲擡頭和明細兩部分。發貨單擡頭通常包含訂戶編號、訂戶名稱、發貨批次號等信息。發貨明細格式不一樣訂戶有不一樣要求。
7. 發貨貼頭包含訂戶編號、郵政編碼、收貨地址、收貨聯繫人、聯繫人電話等信息。
8. 發貨單在發貨後，應填寫發貨方式、承運商、收據號碼、發貨重量、總件數、發貨費用等信息。
9. 發貨成功後，系統自動給訂戶的收貨聯繫郵箱發一封收貨通知書，附件爲該批次的發貨單。
10. 發貨單發貨後，系統自動計入財務在途，在該訂戶帳戶下增長相關在途應收金額。
11. 發貨審讀。
  1. 圖書發貨前，發行人員會對其內容進行審讀，若是發現問題，將在系統目錄裏把該書目標記爲問題書目。同時該訂單被標記爲審讀問題訂單，自動封禁，中止發貨。
  2. 若是圖書驗收後發貨前被髮行問題，圖書目錄標爲問題目錄，訂單被系統自動標爲審讀問題訂單，生成發貨單的時候，系統會自動檢查，禁止該訂單參與發貨。發行人員應根據公司規定將問題圖書實物集中銷燬。
  3. 已發貨的問題圖書，用退書流程通知訂戶退還，發行人員應根據公司規定將問題圖書實物集中銷燬。
  4. 退書

因種種緣由，訂戶在收到書以後會要求退書（如訂重了）。

銷售在系統裏生成圖書退書單。退書單擡頭包括訂戶編號、訂戶名稱、申請人、申請日期、退書緣由等字段。退書單明細能夠從該訂戶的已發貨記錄裏選取，也能夠導入Excel生成。
退書單經管理人員審批，發行人員才能夠看見。
發行人員在退書單裏掃描登記退書實物，相似圖書驗收操做。
退回的圖書轉交主進庫房，庫管作入庫登記，並打印入庫上架標籤。庫存成本自動關聯原始訂單的相關信息。
若是退書原來已經收款，則需銷售另作退款操做；若是退書已開收款發票未收款，則做廢原來的收款發票，從新開票；若是退書還沒有開票，則系統自動減小訂單在途的應收金額。
系統裏單獨記錄訂戶庫存帳目和主進庫存帳目（zk001）。根據退書單，自動生成調庫記錄（從退書訂戶庫調到主進庫）。有訂戶的庫存帳戶，分別對應在途（發訂）、入庫（驗收），出庫（發貨）。
對一個訂單一本多冊狀況（如多卷書），訂戶可能會對其中某一單卷退書，結算時應能對單捲進行結算，收款時單獨處理。

2.1.2.6 收款管理

銷售人員在業務流程中的任什麼時候間（不管系統裏是否有該訂戶的訂單、訂單是否發訂、是否已付匯、是否已發貨）均可能開收款發票。根據財務規定，在開具正式收款發票同時，必須出具對應金額的出庫和入庫明細用於財務記帳。已經記帳的出庫、入庫明細金額若是發生變更，不能直接修改原始記錄，只能在系統裏新增出庫或入庫調整單，計入當月財務帳內。調整單隻調金額，不調數量。

常見狀況是銷售在發貨以後與訂戶聯繫收款事宜，根據訂戶的要求開收款發票，訂戶款項到帳後，財務進行到款登記。特殊狀況下，銷售可能在訂單還沒有發貨前收款，甚至無訂單預收款。

我的訂單必須單獨出訂單，先收款後發訂。

開收款發票申請
1. 銷售人員只能對本身負責訂戶收款，只能查看相關訂戶的收款信息。
2. 銷售在系統裏新建開收款發票申請，根據訂戶編號，系統自動從訂戶信息裏帶出相關財務信息：訂戶名稱、開發票名稱（容許修改）。另外還需錄入開票金額、銷售負責人、經手人、備註說明等內容。
3. 在新增收款發票界面提示此訂戶帳號下：在途應收金額、已開發票金額、未開發票金額、已收款金額、未收款金額、可用預收款金額等信息。
4. 在新增發票界面有兩種開票選擇：按發貨記錄開票，按訂單預估開票。
5. 按發貨記錄開票。

銷售查詢訂戶的已發貨未開票訂單記錄，選擇訂戶贊成結算的訂單添加到收款發票明細裏，也能夠選中發貨批次批量添加。

系統自動根據選中的發票明細計算應收總金額，開票金額能夠選擇與應收總金額一致。

成批調整訂戶結算係數的問題？開發票時設置調整金額或調整比例，對訂戶全部未發貨或未結算訂單進行結算調整，訂單變成已結算，不留餘額。

同一訂單下多卷書，訂戶會對單卷退書，銷售先作退書申請，實物退書後再作相應結算。結算時應能對單捲進行結算，收款時單獨處理。

使用預收款的多種狀況。訂單轉單時能夠知道是否用預收款？（考慮多種預收）。

按訂單預估開票。

銷售根據與訂戶溝通，肯定開票金額和對應的訂單。被選中的訂單，可能有幾種狀況：

a) 未錄入外商付款發票，銷售輸入預估成本比例（百分比%），預估成本=預估開票金額*預估成本比例（通常是按照95%結轉，容許手工修改）。

b) 已錄入外商付款發票，則訂單的人民幣成本和人民幣應收金額都已算出。按實際金額作出入庫。若是訂單的合計應收金額大於開票金額，則由銷售手工進行選擇訂單微處理。若是訂單的合計應收金額小於開票金額，則差額部分按預估處理。

c) 無訂單開票。一樣按預估處理。

d) 預估開票與訂單已關聯的金額，在對應訂單發票錄入，並付匯後，系統應自動在該月末生成出入庫明細調整單，供財務調帳使用。

e) 預估開票與訂單無關聯的金額，銷售必須在限定的期限內將預估開票金額與系統裏未開票訂單相關聯。

成功保存開發票申請時，系統應自動生成對應開發票金額的出庫清單。

格式。不開票，直接收款，爲預收，計入訂戶預收款裏

審覈收款發票申請
1. 審覈界面，顯示系統裏全部待審覈的開發票申請，同時容許查詢操做，查詢條件包括：戶號、戶名、未審覈/已審覈、操做人、銷售負責人、申請時間。防止銷售虛開發票、開發票攥在手裏不交給客戶。
2. 容許輸入審覈意見，分別使用【審覈贊成】按鈕和【審覈不一樣意】按鈕進行操做。
3. 對審覈贊成的申請，財務人員能夠看到並對其操做。
4. 對審覈不一樣意的申請，原操做人員能夠選擇編輯修改或刪除，刪除時系統將釋放其對應的訂單，容許被新的開發票申請引用。
5. 登記開票信息
  1. 界面顯示系統中全部已審覈未登記的開發票申請，同時容許查詢操做，查詢條件包括：戶號、戶名、未登記/已登記、操做人、銷售負責人、申請時間。
  2. 容許輸入金稅發票編號（可能爲多條）、金稅發票金額，並記錄開票時間和操做人員。
  3. 登記開票信息成功後，能夠按照財務要求的格式打印發票對應訂單的出庫清單。
  4. 開出的收款發票一旦被登記，其對於的訂單出入庫明細即被系統鎖死，不容許修改。若是該訂單對應的出入庫信息出現變化的（如原預估的成本如今已經實際付匯），不容許直接修改出入庫記錄，系統應單獨生成一份出入庫調整記錄，供財務人員查詢、下載或打印。

過帳。

異常處理
1. 未審覈的發票申請容許刪除修改全部內容。已審覈的發票申請，如需修改內容，則應從新審覈。
2. 已登記的發票申請容許修改備註信息，其餘內容不容許修改。若是確實須要修改，則須要對發票申請紅衝，作一張負的紅衝單，被紅衝的申請，將釋放其對應的訂單，容許被新的申請引用。

當月發生的開票，能夠做廢修改，過月即不能修改，只能紅衝。財務肯定發票是否能夠修改。

收款

收款與開發票申請既關聯又相互獨立，實際業務中有對開發票申請進行收款，也可能有無開發票申請的收款（預收）。

收款界面，顯示系統全部已登陸未到齊款的開發票申請。同時容許查詢操做，查詢條件包括：戶號、戶名、未到齊/已到齊、操做人、銷售負責人。
財務人員根據到款信息，能夠選擇已登陸未到齊款的開發票申請，登記到款金額和到款日期，系統自動計算到款比例（已到款金額/開票金額*100%）和應收餘額。一條開發票申請容許屢次到款。
財務人員能夠獨立登記到款，不需對應開發票申請，此到款登記爲該訂戶的預收款。可使用訂戶的預收款用於開發票申請下的到款。
預收款能夠轉出使用，如用於期刊、電子等業務，需備註說明。
退款
1. 對訂戶退款，需銷售在系統新增退款申請，說明退款金額、緣由，並選擇系統裏已登記的收款。通過審覈後的退款申請，財務人員能夠進行操做，並登記實際退款金額和退款日期。
2. 根據實際退款金額開具紅字負數發票並與原發票相鏈接。
3. 按收款收的錢（多收的款），開的是銷售發票（暫估成本）。用費用報銷的形式退款。生成一個無成本訂單（外商贈書），對應收款？？？

2.1.2.7 出入庫管理

每個月末，財務人員可在系統裏統計當月發生的付匯及對應的出入庫彙總。

此表爲當月開發票對應的圖書出入庫的彙總，此表按供應商口徑彙總

2013年4月圖書應付帳款彙總表（13.4.1-13.4.30）
外商號	匯款號	幣制	匯率	外幣實付金額	人民幣成本金額	外聯經辦人
HK0059		HKD	0.82	15,317.07	12,560.00	CC
HK0059	B1101956	HKD	0.82	31,328.05	25,689.00	CC
HK0059		HKD	0.81	703.70	570.00	CC
DE0004	B1201207	EUR	8.00	573.63	4,589.00	CC
GB0015	B1300311	GBP	9.56	50.94	487.00	CH
GB0074	B1300310	GBP	9.6	15.10	145.00	CH
肯定一個外商	暫估	USD	6.2	2,131.37	13,214.51
合計					57,254.51

此表爲當月開發票對應的圖書出入庫的彙總，此表按訂戶口徑彙總

2013年4月圖書入/出庫單彙總表（13.4.1-13.4.30）
訂戶號	訂單類別	出庫單張數	成本金額	收款金額
AH104	B		18,163.44	18,755.00
AH104	B		209.31	319.00
AH10421	W		8,184.38	8,505.00
AH10423	W		30,697.38	31,900.00
合計			57,254.51	59,479.00

每個月末，財務人員可在系統裏彙總當月發生的成本調整，其格式以下

圖書入庫調整清單格式以下：

XXXXX年XX月圖書入庫調整清單

訂單號

戶號

外幣金額

幣種

結算匯率

人民幣成本金額

付匯申請號

外商號

付匯金額

幣種

申請匯率

實際匯率

實付人民幣金額

差別金額

圖書入庫調整彙總格式：

2013年4月圖書入庫調整彙總表（13.4.1-13.4.30）
訂戶號	訂單數量	差別金額


合計	-	-

2.1.2.8 訂單撤訂

因訂戶緣由必須對訂單作撤訂時，必須先經管理人員審批，再進行操做。訂單撤訂操做分幾種狀況：

訂單未發訂。銷售作撤訂申請，管理人員審批後，銷售能夠直接撤訂相應訂單，原訂單信息仍保存，訂單狀態爲已撤訂。
訂單已發訂未發貨，經與外商聯繫能夠撤訂、退款。銷售作撤訂申請，管理人員審批後，外聯先作退款處理，銷售才能夠撤訂相應訂單。若是訂單已經驗收，則圖書實物不發貨，直接轉主進庫存，零成本。
訂單已發訂未發貨，外商不一樣意撤訂、退款。銷售作撤訂申請，管理人員審批後，銷售才能夠撤訂相應訂單。等訂單驗收時，圖書實物不發貨，直接轉主進庫存，有成本。
訂單已經發貨。不能對訂單撤訂，只能作退貨處理。

2.1.2.9 電子書訂單

普通訂單中業務類型爲電子書訂單時，訂單的基本處理流程沒有變化，只是電子書訂單不須要驗收與發貨，只需在錄入外商發票時登記開通訊息便可。即電子書訂單參與發訂、參與付匯、參與結算、不參與收發貨、參與出入庫記帳。

（備忘：因外商發票錯誤而生成的平賬訂單，不參與發訂，參與付匯，不參與收發貨，不參與結算，不參與出入庫記帳）

2.2 長期訂單業務流程

2.2.1 業務流程圖

2.2.2 具體需求

1．長期訂購單

訂戶戶長期在中科訂購文獻資料或會議錄，中科接收此訂購要求，既生成一個長期訂購單。

新增時，系統自動生成長期訂購單號，同時記錄書名、出版狀況、出版社名、起訂日期、撤訂日期、文獻號、會議網頁、訂戶編號、訂戶名稱、長期訂購單狀態、銷售負責人、經手人、錄入時間等信息。
在長期訂購單在起訂至撤訂日期內默認狀態爲有效。如在有效期內做廢，則需提交申請，經管理人員審批後，才能變動狀態。
長期訂購單在撤訂日期到期前1個月，系統會自動提醒業務人員聯繫訂戶。
長期訂購單撤訂日期清空，即表示永久有效。

2．長期訂單

對於一張訂戶的長期訂購單，中科在起訂購期限內時時跟蹤出版信息。一旦有新的文獻資料或會議錄出版（通常每一年出版一期），就主動發訂單幫助用戶訂購，此訂單爲長期訂單。

一個長期訂購單對應多個長期訂單，系統要提供瀏覽、催缺、編輯長期訂購單。發現有新的文獻資料或會議錄出版則生成長期訂單。
在長期訂購單下新增加期訂單，長期訂單格式基本與普通訂單相同，訂單編號規則與普通訂單一致，另外增長顯示對應的長期訂購單編號、長期訂購單書名、卷號（可編輯）、出版狀況和文獻號等信息。
長期訂單的業務處理流程與普通訂單相同。

2.3 主進訂單業務流程

2.3.1 業務流程圖

2.3.2 具體需求

主動進貨業務是爲中科公司庫存訂購圖書，訂單的訂戶爲中科公司（ZK001），訂單驗收後，不須要發貨，直接轉送庫房作處理入庫。

1．作主動進貨採購以前，須要業務人員先確認本次採購的主進的書目。編目部補齊書目信息，導入系統裏的圖書目錄中，並維護中圖分類（三級）

2．錄單員根據本次採購的主進的書目批量生成訂單，訂單的訂戶爲中科公司（ZK001）。

3．主進訂單與普通訂單同樣發訂處理，到貨驗收後，打印核查單，圖書實物隨覈查單移交給庫管員。主進訂單驗收時不須要打印配書單。

4．庫管員在系統裏選擇待入庫的核查單，逐條掃描驗收入庫。系統根據圖書的中圖分類按算法生成排架號，並自動打印庫存標籤。入庫數量分爲本數和冊數兩種，對成套圖書，要掃描錄入具體每一分冊圖書。

5．價格信息的計算公式：

人民幣成本金額 = 實洋 × 實際付匯匯率＋國際郵費＋補收款。建議售價 = 碼洋×匯率（固定匯率）×（加成係數＋增長係數）＋國際郵費＋補收款
庫管員驗收入庫後，根據排架號整理實物上架保存。

6．庫存銷售。

圖書入庫以後，即生成可用庫存，容許普通訂單使用。普通訂單在錄入時若是相應書目（ISBN匹配）有可用庫存，則該訂單直接減庫存可用本數，默認採購渠道爲中科公司，外商編號ZK0001，該訂單的性質爲庫存銷售訂單。
庫存銷售訂單自動關聯庫存的主進訂單，借用主進訂單的外商發票，生成相關成本金額和收款金額。
對庫存銷售訂單，外聯可正常發訂。庫管員收到發訂單後，按戶生成出庫單。
庫管員能夠手持出庫單下架圖書，逐條掃描確認無誤後，正式出庫，出庫單和圖書實物一塊兒交付發貨組，正常發貨。
庫存銷售應優先減早庫存。

7．樣書

向外商借用的樣書，能夠直接入庫，標記爲樣書。
樣書不能被庫存銷售訂單引用，能夠被書展借用。
樣書在規定時間後，應退還外商。
樣書是否須要存放在單獨區域？
樣書丟失或破損怎麼補？
樣書被書展銷售了怎麼補？

8．問題庫存。庫存圖書在存儲過程當中出現破損、丟失等問題時，庫管員應先將相關庫存記錄從能夠庫存區調整到問題庫存區。問題庫存區的庫存記錄不能被庫存銷售訂單引用，也不能被書展借書。

9．庫存調整。

庫管員能夠調整圖書實物的貨架位置，並在系統裏登記。能夠用手工操做方式，也能夠用智能終端處理。
庫管員能夠生成庫存調整單，經管理人員審批後，庫存調整單能夠把圖書庫存記錄在可用庫區、問題庫區和書展庫區之間調整。

10．盤點

系統支持隨時盤點，能夠全庫盤點，也能夠選定排架進行部分盤點。

系統盤點前，庫管員根據須要生成盤點表。下載盤點表到智能手持終端裏。盤點表的明細應到冊，即對一套書，每一分冊的ISBN、書名等信息都要單獨計錄在盤點表裏。盤點時既盤本數也盤冊數。
由財務人員和庫管員組成盤點小組，持手持終端到庫區掃描庫存實物。掃描後，上傳掃描結果到系統裏，進行盤點處理。
系統最後生成盤點盈虧統計表，供財務人員使用。
對盤點出問題的庫存（盤盈或盤虧），應及時調整到問題庫區，查清問題後，再調整回可用庫區。

11．

2.4 書展訂單業務流程

2.4.1 業務流程圖

2.4.2 具體需求

1．書展借書單。

編目人員發表書展目錄後，系統自動生成該書展的書展借書單。庫管員對書展借書單執行調庫操做。系統根據書展借書單的明細，自動把可用庫存的相關庫存記錄調整到書展借書區。在書展借書期間，這些庫存將不能被庫存銷售訂單引用。
庫管員下載書展借書單到智能手持終端裏。書展圖書下架後，用手持終端掃描裝箱，並把掃描結果上傳系統，與書展借書單進行匹配。根據匹配結果，系統會提示庫管員已裝箱的書展圖書和未裝箱的書展圖書清單。
系統還能根據掃描結果自動生成裝箱單，並根據須要打印書展標籤（是否還須要?)。
書展圖書所有下架裝箱後，庫管員在系統裏對書展借書單執行出庫操做，這些庫存如今所有是書展借出狀態。同時打印出庫清單，隨圖書實物一塊兒發貨給書展負責人。

2．書展銷售訂單