Office 365客戶案例：助汕頭大學打造數字化校園

「咱們爲全校師生開通了 Office 365 郵件服務，並藉助雲平臺，使學校在教學、科研、管理等方面有了顯著提升，深受學生和老師的歡迎。咱們計劃進一步推動 Office 365 的應用，一方面把學校已經開發的平臺更好地融入 Office 365，另外一方面將 Office 365 的一些擴展應用深刻到學校的各個領域，更好地發揮做用。」
——林丹明，副校長，汕頭大學

汕頭大學是 1981 年經國務院批准成立的廣東省屬「211 工程」重點建設綜合性大學，是教育部、廣東省、李嘉誠基金會三方共建的高等院校，也是全球惟一一所由私人基金會——李嘉誠基金會持續資助的公立大學。學校座落在海濱城市汕頭的西北區，學校佔地面積 1888.70 畝，建築面積 43.52 萬平方米。

學校秉承「創建自我、追求無我」的育人思想，堅持以學生爲本，進行大學管理體制的改革和人才培養模式的創新。學校全面啓動以國際化爲導向的改革工程，聘請外籍人才擔任執行校長、副校長、院長等職務，在課程、教學、資源管理及人事制度進行具典範意義的全方位教育改革探索，諸多改革經驗已獲得國家的確定、支持和推廣。汕頭大學通過近三十年的努力，營造了一個培養跨世紀人才的良好環境，奠基了持續發展的良好基礎。

汕頭大學爲了全面推動學校教育、教學及管理的信息化建設，提升學校教育信息化的應用水平，增強對現代教育技術手段進行教育教學的研究，在充分調研的基礎上，結合最新發展趨勢，採用了微軟 Office 365 創建教育雲服務，得到了學校師生的普遍好評。

應用背景

汕頭大學很早就但願採用雲服務來提升學校的協同辦公、教務、教學等方面的應用，並解決現有的郵件系統存在的一些問題。

原有郵件系統功能和安全方面存在問題

汕頭大學原先採用的是第三方郵件系統，在應用中存在如下幾方面問題：

• 1. 系統功能落後，穩定性很差。
• 2. 安全性通常，垃圾郵件較多。
• 3. 郵箱容量受限，每人只有 100MB 或 500M 空間。
• 4. 與國外交流溝通的郵件常常被識別爲垃圾郵件。

所以，汕頭大學但願採用更先進、安全和穩定的郵件系統，並打通孤立系統間的障礙，實現統一的用戶管理。

但願提升協同辦公和資源分享的能力

隨着國際化交流的日益增多和教學手段的多樣化，汕頭大學但願爲教職員工提供完善一致的協做平臺，使他們在平常工做中更容易共同工做和分享，改變單打獨鬥的我的工做方式。如下是幾種常見的工做場景：

• 1. 行政部門安排會議，經過電話通知或郵件形式，通知與會者，缺少時效性。
• 2. 招生辦公室的老師在外出宣傳和招生時，但願爲潛在生源提供最新的學校資料，一般只能用U盤拷貝或放在網盤上共享，資料缺少統一管理和及時更新。
• 3. 老師但願將教學資源分享給學生，採用五花八門的方法，不利於學生統一訪問。

但願下降 IT 成本，減小運維壓力

汕頭大學在信息化建設中，升級和維護郵件系統，創建本身的協做共享平臺，須要大量的投資，投入大量的人力物力。

• 1. 高昂的硬件、設備、軟件和創建機房的基礎設施成本。
• 2. 隨着硬件更新和技術創新，不斷須要對硬件和軟件進行升級換代。
• 3. 須要龐大的運維管理團隊，管理和維護各類應用系統，支撐學校上萬教職員工和學生的應用。

所以，汕頭大學但願在合理的預算控制範圍內，採用先進的一體化應用平臺，知足全方位的溝通、協做和共享需求，長期有效地下降IT投入，減小運維壓力，提高全校師生的用戶滿意度。

解決方案

汕頭大學網絡與信息中心在通過大量市場調研的基礎上，瞭解到微軟 Office 365 的優點。在與微軟進行溝通後，舉行了屢次研討和培訓，認爲微軟 Office 365 能夠多方面知足學校的需求。

遷移到 Office 365 安全、穩健的郵件系統，與原有用戶管理系統集成

Office 365 的 Exchange Online 可提供專業級的郵件、日曆和聯繫人服務。用日曆安排會議，可有效解決會議安排的溝通和時效性問題。

DLP 數據防泄漏、郵件策略和垃圾郵件過濾等功能，確保郵件系統的高度安全和穩定。此外，Office 365 運營環境強大的安全屏障，可有效阻止外部侵襲和盜用 IP 發送垃圾郵件，避免用戶郵箱被誤判爲垃圾郵件地址。

超大的郵箱（每用戶 50GB）和超大附件（150MB），結合 OneDrive 或 OneDrive for Business 提供的雲附件，很好地解決了用戶郵箱大小和附件大小受限的問題。

Office 365 良好的集成性，可將原有用戶管理系統與 Office 365 的用戶管理進行集成，幫助用戶實現統一的帳戶管理和單點登陸。

利用 OneDrive for Business 實現共享和協做

Office 365 提供 OneDrive for Business 網盤協做空間，每用戶 1TB 的我的空間，以及團隊協做的文檔庫共享，支持跨設備訪問，可隨時隨地用 PC、MAC、智能手機、平板訪問和編輯文檔，並支持多人同時編輯和文檔版本記錄。

文檔的共享極爲簡單方便，可輕鬆設置文檔的只讀或容許編輯權限，共享給內部人員。此外，也可支持外部人員匿名訪問。

提供易於上手的平常應用和簡單的管理運維方式

Office 365 開箱即用的特色，使用戶可以迅速開始使用各類應用。只須要一個帳號登陸，就能在電腦或手機上訪問郵箱、同步聯繫人和日曆。將文檔拖動到 OneDrive for Business 中，當即實現雲端存儲和共享。

Office 365 集中的管理界面，將平常維護所需的功能整合在一塊兒，能夠快速批量建立用戶、停用或刪除用戶、指定受權、設置安全性，一個普通的 IT 人員就能完成各類複雜的管理工做。

此外，Office 365 提供 24x7 的客服支持，學校管理員可將運行中的問題提交，得到全方位的專業支持，極大地減小了運維的工做量。

優點與收益

隨着 Office 365 郵件服務率先在汕頭大學推廣應用，以及師生逐漸對 OneDrive for Business 的瞭解，目前約有 1 萬多用戶開始使用 Office 365 郵件，約有 1500 教職員工和 8000 多學生下載安裝了最新的 Office，取得了較好的反饋和經驗，爲汕頭大學進一步挖掘和探索 Office 365 在教育行業的深刻應用打下了良好的基礎。

全員郵箱，充分知足國際化溝通和移動辦公需求

汕頭大學爲全校師生以及已畢業的校友開通 Office 365 郵箱，在如下幾方面得到較好的反饋：

• 1. 學生和外教最早承認了 Office 365 的郵件應用，由於它可以很好地知足移動溝通和國際化溝通的須要。學生還能夠創建羣組郵箱，瞭解班級或系裏組織的活動。
• 2. 教學管理部門和老師逐步熟悉和掌握新的郵件系統後，發現它大大減小了垃圾郵件，而且提供了更大的郵箱和附件，支持各類移動設備。
• 3. 因爲打通了原有的人員信息管理和 Office 365 帳號管理，用一個帳號便可訪問全部應用，不管是從 IT 管理人員仍是用戶的角度，都得到一致好評。

提高協同辦公和教學分享的效率

在協同辦公和教學分享方面，汕頭大學的老師們逐步體驗到 Office 365 帶來的好處：

• 1. 行政部門可經過日曆安排會議並自動同步到與會者的手機，隨時隨地瞭解工做安排。改變會議日程，只需拖動日曆中的時間，全部與會者在手機上可自動獲得通知和日程變化。
• 2. 教務處能夠在線發佈教學意見調查表，學生在線填寫，自動收集彙總，極大地提升了效率。
• 3. 招生辦公室的老師在出差時，能夠經過學校 SharePoint Online 文檔庫或 OneDrive for Business 中的文檔、圖片、視頻，宣傳本校的教學、生活、文化。這些資源可由學校統一管理，及時更新，並共享給學生和家長，以便更好地瞭解學校。
• 4. 老師們能夠將教學資源上傳到 OneDrive for Business 中，共享給學生，幫助學生課下學習。學生只需登陸 Office 365，就能查看到不一樣任課老師共享的資源，還能夠關注老師提供的內容更新，第一時間得到學習資料。強大的搜索能力，可讓學生或老師在 SharePoint Online 中搜索到全部學習資源。

下降硬件成本，減小運維壓力

汕頭大學採用 Office 365 後，在每一年的 IT 投入上有了明顯下降，而且運維壓力也大幅下降。

• 1. 無需採購硬件、網絡，無需創建機房。
• 2. 無需爲服務器等硬件的更新換代再次投入。
• 3. 減小了IT運維團隊的工做量，系統故障率大幅下降，用戶投訴下降，用戶滿意度上升。

汕頭大學對於 Office 365 的應用還在不斷探索和深刻，但願將 Office 365 擴展到學校的各個領域，更好地發揮做用。