舉辦活動要作好精心的統籌安排

　    任何活動都有其節奏和流程，必須予以妥善安排。全部的細節都須要事先組織得層次分明、準備就緒。對活動進行精心的統籌安排是活動成功舉辦的前提保證，由於這樣可使人分清輕重緩急，並將活動的結束時間以及各項工做的時間要求安排得恰到好處。

　　在確立了公司目標(或客戶目標)、活動目標，確立了活動風格，編制了成本清單以及初步預算等一系列事宜以後，就應該開始把合同中決定的時間安排和物流狀況添加到活動安排表中，而這個活動安排表將成爲全部參與主體，開展工做所依據的出發點，即正式的活動統籌安排。

　　隨着活動的逐步開展，必要的變更不可避免，活動要素或增長，或減小，或更新;時間方面的要求可能會發生出乎意料的變化，伴隨着新狀況的出現、供應商要求與活動會場要求的變化，要不斷地更新你的活動統籌安排。

　　組織井井有理，密切關注細節，這是組辦活動得到成功最爲重要的兩大要素。必須不斷進行檢查，以確保活動按照計劃有序開展。全部參與主體必須嚴格遵照合同所規定的指導方針。花費兩個月的時間來批准某一項目，可能致使活動項目管理的失敗。若是活動安排過於倉促，工做到了最後關頭可能仍然沒法完成。這對活動參與者的出席率天然會帶來必定的影響。所以，作出開展活動的決定以後，首要的步驟之一即是製做一份活動計劃書，並以此做爲活動的統籌安排依據。

　　制訂活動統籌安排時，要拿出日曆，從活動舉辦日期以前開始計劃起，規定什麼時候完成何事。活動要素中必須設置嚴格的截止時間，不然，你將忽然領略多米諾骨牌效應的威力。本來一件不起眼的小事，卻會產生不可思議的重大影響。在與客戶、供應商以及一線策劃人員進行前期會面以前，就應該將一切都安排穩當。