工廠考勤+消費系統詳細切換方案

背景：

甲公司有8000員工，因爲是工廠，分爲職員和員工，並有上晚班的員工，現使用的考勤+食堂消費系統是由A公司提供，因爲兼容性和功能上的緣由，現須要更換爲B公司的考勤+食堂消費系統。

   

切換過程當中須要考慮的問題：

    一、切換期間，考勤和消費數據如何並行處理？

    二、切換到新系統後，如何向員工證實他卡里的餘額沒有異動？包括向食堂經營方證實餘額總額沒有差別。

    三、上晚班的員工如何換卡？

    四、出差、休產假等請長假人員如何換卡？

方案設計：

    本文檔主要講新舊系統的切換方案，不涉及到部署的部分。

    一、切換週期計劃爲3天。新系統部署完成，並測試OK後，人事部門先爲當前在職的全部員工製做新卡，並按部門分類存放，對於員工數量較多的生產部門，能夠再細分，建議以不超過200人爲單位劃分，以縮短髮放新卡的時間。

  二、切換第一天（週一）：早上的上班卡和消費都使用舊卡。

8:30：a、各部門派表明到人事領取新卡，並瞭解切換規則。

      b、發通告告知各部門使用新卡的時間點，員工方面，最好在次日的早會上再次強調。

9:00：a、工程人員開始拆舊的考勤機，安裝新的考勤機，每一個位置保留一臺上班卡機和下班卡機最後更換，16:00以前必須所有換完。

       b、各部門表明發放新卡，生產部門能夠利用午間休息時間發放。

            c、週一的上班卡是舊系統數據，下班卡是新系統數據，考勤數據分析時須要留意。

10:00 - 11:30：切換全部「職員」的消費系統

       a、在舊系統中，將全部職員的餐卡餘額導出報表，並計算餘額總額。一方面可便於員工查詢，另外一方面也便於食堂經營者對賬。

       b、將餐卡餘額數據導入新系統，確認導入部分的總餘額是否一致？

       c、在舊系統中，掛失全部職員的舊餐卡（可查詢消費記錄，但不能夠消費）

       d、測試消費功能（保安或指定人員）

11:30 - 13:00：檢驗切換效果

       a、消費刷卡點新舊系統同時使用。

       b、全部的職員用新卡消費，全部的員工仍然用舊卡消費。

       c、第一次消費前，請到「自助充值機」上確認一下，將系統中的餘額寫入卡片中。切換期間，自助充值機就臨時放置在食堂刷卡機旁，已與供應商確認會借給咱們幾臺。

       d、相關人員待命解決突發事件。需提早分析並作好可能的故障及解決方案文檔。

17:20 - ：下班卡都使用新卡

       a、各部門表明須要加班爲上晚班的同事發放新卡，晚班上班卡需使用新卡。

三、切換次日（週二）：

    除了出差和休長假的同事，正常出勤的同事都領取到了新卡，並能使用新卡考勤。

   8:30 - 10:00：檢驗第一天的數據

    a、人事部門負責確認考勤數據是否有異常？

    b、總務部門負責經過各類報表確認消費數據是否有異常？

   10:00 - 11:30：第二批切換，按部門切換約50%的員工，並在舊系統中掛失。

   11:30 - 13:00：檢驗切換效果

    若是有上晚班還未領新卡的同事，請各部門的表明安排加班發放。

四、切換第三天（週三）：

   8:30 - 10:00：檢驗前兩天的數據

  10:00 - 11:30：第三批切換，切換剩餘的約50%員工，並在舊系統中掛失。

  11:30 - 13:00：檢驗切換效果

五、出差、休長假人員的換卡

    出差和休長假同事，人事部門或各部門需統計數量。返回公司上班時需到人事部門領取新卡，同時也將舊系統的消費餘額導入新卡中。

另外：

         新舊系統都提供可以查詢消費記錄的系統，以便用戶確認新舊系統切換過程當中，餘額是否有異動？用戶經過確認舊系統最後一筆消費後的餘額與新系統的第一筆充值金額是否相同便可。

 

從週四開始，就能夠全面使用新系統了。