任務管理，項目管理和目標管理

我是一個工具控，常常嘗試各類生產力工具。我發現任務管理App汗牛充棟，項目管理工具乏善可陳，而目標管理App更是少得可憐。

任務管理App

任務管理App，包括常見的Things 3，Todoist，Teambition，Trello。其中Things 3和Todoist，本質上就像是一個加強版的提醒工具，你要作什麼事情，填上去，設置好Deadline，事情作完了勾掉。以下圖所示。

但這種類型的App有一個缺點——任務只有未作和完成兩個狀態，沒有正在作的狀態。

而Teambition與Trello稍微進步一點，引入了看板的概念，因而可以顯示任務在各個階段的狀態，以下圖所示。這張圖是少數派的Trello看板，用來讓做者選題。

這種類型的App有一個很大的問題：你作了不少任務，可是你不知道你作這些任務是爲了什麼。任務管理類App適合用來記錄和追蹤各類瑣碎的任務和相關性不強的任務。就像是少數派的每一篇文章，文章與文章之間不是一個系列的關係，他們各自獨立，誰均可以領選題寫文章，哪一個選題先寫哪一個選題後寫，關係不大。

一旦要規劃一個項目，對於規劃項目的人和作項目的人，用任務管理類App都會讓人以爲使不上勁。對於作任務的人，看到每個獨立的任務，對項目沒有總體的概念；對於規劃項目的人，不知道任務是否是已經切分得足夠細，是否有遺漏。舉一個例子，下面是一些任務：

• 找IT申請服務器
• 配置Dockerfile
• 配置Docker Swarm
• 搭建Jenkins
• 配置Github Hook
• 選擇三個Repo測試

如今看到上面的幾個任務，你知道我是想作什麼嗎？我想實現持續集成（CI），實現開發人員把代碼一推到Github，系統自動使用Jenkins把代碼拉到測試服務器，檢查代碼風格，作單元測試，作功能測試，自動生成Code Review申請發送給相關人員，Code Review之後自動把代碼集成到主幹並部署。可是對於作任務的人，卻很難根據上面的任務發現要作這個事情。對於規劃任務的人，也很難發現是否漏掉了任務，以及是否其中的一個或者多個任務能夠繼續拆分。

再一個問題，在爲每個任務設定時間的時候，任務一旦多，很難把控每一個任務的具體時長。也難以發現哪些任務能夠同時作，哪些任務有依賴必需先作這個再作那個，前置任務必需按時完成。即便設置了任務優先級，可是對於同級的任務誰先作誰後作，你卻沒法把控，只有看App上哪一個排前面就先作哪一個。

我曾經有一篇文章，就是由於考慮到Teambition的這個問題，因此把Teambition與大綱工具Workflowy結合起來使用。文章地址爲：TeamFlowy——結合Teambition與Workflowy

項目管理

正是因爲任務管理App存在諸多不便，因而在規劃一個項目的時候，必需使用一些項目管理的方法或者軟件來提升效率。

關於項目管理，我我的最推崇使用甘特圖。在個人另外一篇文章不用甘特圖，你作什麼項目管理中，我講到了從一張甘特圖裏面，你將會額外得到哪些信息。

甘特圖是一張二維的圖表，它的橫軸是時間，縱軸是任務。從甘特圖上能夠一目瞭然看到一個任務從何時開始何時結束，不一樣任務之間是否有時間重疊，以及哪些任務能夠同時作哪些任務必需有前後順序。

我我的認爲，在項目管理中，任務週期是很是重要的，任務的開始時間和結束時間必定要把控好。使用甘特圖就能夠實現這樣一個目的。

對於規劃任務的人，在用甘特圖規劃任務的時候，若是你發現一個任務時間太長，不管怎麼調整都會和後面的任務有重疊，那麼你就會發現這個任務可能須要拆分爲更小的任務。並且因爲甘特圖立足於項目的總體，你也能夠更容易發現是否有任務漏掉了。

對於作任務的人，甘特圖也能夠幫他們瞭解到他們所作的任務在整個項目中處於一個什麼樣的位置，從而讓他們知道本身正在作的任務是否是很是重要必需按時完成。

若是你是要開發一個App，或者是要寫一本書，或者是要作一個其餘什麼項目，只要它是由一系列不一樣的任務構成的，那麼你就能夠考慮使用甘特圖來幫你提升效率。

目標管理

今天是2018年第一天，不知道有多少人把2017年第一天許下的新年願望原封不動的搬到了今天。爲何不少人的目標老是不能實現呢？由於他們沒有作好目標管理。

關於目標管理，我推崇的是OKR系統。這雖然是一個發源於Intel後被Google發揚光大的企業管理系統，可是對我的依然有用。OKR的意思是Objective and Key Results目標和關鍵成果。不少人的目標之因此沒有實現，是由於他們只設定目標，卻不設定成果檢查。例如一我的的目標是打算學好英語，可是因爲沒有設定結果，那麼他在設定目標的次日背了三個單詞，在他的潛意識裏面就會認爲本身已經完成了這個任務，天然後面就會愈來愈鬆懈。但若是一我的設定目標爲學好英語，再設定幾個關鍵成果，例如：

• 4月1以前，與10個以上美國人聊天
• 在3月10日節以前，單詞書隨意翻開一頁，這一頁的單詞至少認識90%
• 在4月1日前面試三個國外的公司，不爲工做就爲面着玩

這樣的目標，就更容易實現了。

使用OKR方法，用紙和筆就能夠完成，在設定目標關鍵結果的時候，必定要使用Smart法則：

• Specific-具體的
• Measurable-可衡量的
• Attainable-可實現的
• Relevant-相關的
• Time-based-有時限的

關鍵結果要足夠具體，這樣它纔是可衡量的。而所謂的可衡量，天然就是能夠量化的，能夠用數字來定量的檢查這個關鍵結果是否完成，若是沒有徹底完成，那麼完成了多少。若是目標是學好英語，那麼關鍵結果裏面確定不能是「每月吃一次素菜」。由於這個關鍵結果和這個目標無關。最後也是很是重要的一點，設定Deadline，防止拖延。

若是你基於OKR系統訂好了幾個目標和他們的關鍵結果，而後你100%完成了全部目標。那麼恭喜你，你的這個OKR系統是不成功的。100%完成的基於OKR系統的目標對你的幫助不會太大，由於你設定得太簡單了。一個完美的OKR系統，應該是在你用盡全力絞盡腦汁的狀況下，完成了70%的目標。這樣它纔會促使你不斷挑戰本身的極限，不斷變得更好。

基於OKR系統的目標，時間也不該該設置太長，以季度爲節點檢查一次，增長新的目標或者關鍵結果。最長也須要保證半年至少檢查一次，不然很容易出現趕Deadline的狀況。

結合

一個目標，最終會被拆分爲一個或者多個項目，每一個項目又會被拆分爲一個或者多個具體的任務。因此在我本身的實踐中，我會把本文講到的三個東西結合起來。經過OKR系統制定個人目標，使用甘特圖來規劃個人項目，而使用Todoist來作任務管理。

當我造成了這樣一個工做流之後，我發現他們之間能夠合做得很好，並不會讓人手忙腳亂。我在季度開始的時候制定OKR，而後每週檢查一次。在繪製好甘特圖之後，我天天也只在下班的時候看一次，更新好項目進度，而後把明天要作的任務添加到Todoist裏面。因此我天天使用最多的，更新得最多的仍是Todoist。

個人公衆號：未聞Code