使用VBA，優化處理Excel表格

前言

　　上週末，XX給我抱怨：由於計算績效獎金，把2我的的工資發錯了，還被扣了500元。問的原因得知，她每月要處理十來個excel表格，每次都要手動修改裏面的值，若是修改了一處，其餘地方也要修改，而後還要多處地方覈對。致使光這件事情就要消耗三四天，傷神費力。

我就問她，整個是否是都是機械性重複的工做，若是是的話，徹底能夠用電腦來代替。而後我就幫她找工具來優化她的工做，減小出錯機會。

現狀

1. 目前他們公司總共有四五十人；
2. 須要整理的excel有12份；
3. excel間有不少重複數據，一樣的數據存在在多分表中；
4. excel之間相互引用數據很頻繁，雜亂，牽一髮而動全身。

兩種方案

1. 使用HRM管理系統，在網上找到三套有源碼的軟件：
   • 僅僅在github上面找到一箇中文的系統 hrms(github大量英文系統)。--須要本身找服務器部署
   • 悟空HRM，PHP開源，文檔也比較詳細，中文。試用了一下在線版本，功能沒法知足需求，須要二次開發，同步須要服務器部署。
     
   • OrangeHRM，是阿里雲市場裏面，也須要購買服務器。

   總結：如今目前找到的都是web版的系統，都須要在線部署。沒有找到桌面版本，能夠當即使用的那種。都不太適合目前的狀況。

2. 使用Excel自帶的函數和宏，來實現簡化實際工做的，最終實現此方案：
   • 從新梳理Excel間的關係，提取出：原始數據、規則(函數計算後的數據)；
   • 原始數據，抽取出來做爲獨立的Excel，相似於數據庫的概念：
     • 穩定數據：不常常變更的數據，如：人員基本信息，固定工資等；
     • 月數據：每個月統計都會發生變化的數據，如：考勤數據，績效等；
   • 規則，編輯成Excel模板文件(*.xltx)，裏面必定不存在原始類的數據：
     • 引用：引用自原始數據，全部引用只能來源原始數據，不能出現引用引用的數據；
     • 計算公式：使用excel的函數，如：=sum()等；
   •  使用VBA宏，根據原始數據和模板文件，生成不帶公式的純xlsx文件。目的，不依賴其餘文件。

宏代碼

　　實現功能（下載demo）：

1. 批量讀取模板文件，生成xlsx文件；官方文檔另存的枚舉類型
2. 替換掉excel中的公式，只顯示值。

 

 1 Sub ChangeFileFormat(xltxFolder, xlsxFolder)
 2 
 3     Dim strCurrentFileExt   As String
 4     Dim strNewFileExt       As String
 5     Dim objFSO              As Object
 6     Dim objFolder           As Object
 7     Dim objFile             As Object
 8     Dim xlFile              As Workbook
 9     Dim strNewName          As String
10     Dim strXltxFolderPath       As String
11     Dim strXlsxFolderPath       As String
12 
13     Set objFSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
14     
15     strCurrentFileExt = ".xltx"
16     strNewFileExt = ".xlsx"
17 
18     strXltxFolderPath = ThisWorkbook.Path & "\" & xltxFolder & "\"
19     strXlsxFolderPath = ThisWorkbook.Path & "\" & xlsxFolder & "\"
20 
21     If Not objFSO.FolderExists(strXltxFolderPath) Then   '判斷指定文件夾是否存在
22         MsgBox "【模板文件】文件夾不存在"
23         Exit Sub
24     End If
25     
26     If Not objFSO.FolderExists(strXlsxFolderPath) Then   '判斷指定文件夾是否存在
27         fs.CreateFolder strXlsxFolderPath
28     End If
29     
30     Set objFolder = objFSO.getfolder(strXltxFolderPath)
31     For Each objFile In objFolder.Files '循環全部的模板文件
32         strNewName = objFile.Name
33         If Right(strNewName, Len(strCurrentFileExt)) = strCurrentFileExt Then
34             Application.AskToUpdateLinks = False     '關閉程序詢問更新連接提示
35             Application.DisplayAlerts = False
36             ThisWorkbook.UpdateLinks = xlUpdateLinksAlways  '更新連接
37 
38             Set xlFile = Workbooks.Open(objFile.Path, , True) '讀取模板文件
39             For Each sh In xlFile.Sheets  '替換文件中的公式
40                sh.UsedRange.Value = sh.UsedRange.Value
41             Next
42             
43             strNewName = Replace(strNewName, strCurrentFileExt, strNewFileExt) '替換文件名爲新的文件名
44             Select Case strNewFileExt
45             Case ".xlsx"
46                 xlFile.SaveAs strXlsxFolderPath & strNewName, XlFileFormat.xlOpenXMLWorkbook '保存爲不帶宏的excel
47             Case ".xlsm"
48                 xlFile.SaveAs strXlsxFolderPath & strNewName, XlFileFormat.xlOpenXMLWorkbookMacroEnabled '保存爲帶宏的excel
49             End Select
50             xlFile.Close
51             Application.AskToUpdateLinks = True
52             Application.DisplayAlerts = True
53         End If
54     Next objFile
55 
56 ClearMemory:
57     strCurrentFileExt = vbNullString
58     strNewFileExt = vbNullString
59     Set objFSO = Nothing
60     Set objFolder = Nothing
61     Set objFile = Nothing
62     Set xlFile = Nothing
63     strNewName = vbNullString
64     strFolderPath = vbNullString
65 End Sub

 

 

 

總結

　　在這個過程當中，考慮的時候，使用到了：模塊，數據惟一性，避免交叉引用，這些開發中的經驗。

　　其實我以爲，整個過程當中，VBA的編寫佔據了我最多的時間。查資料，找文檔。（百度就是個大坑！！！）

　　不熟悉Excel函數致使，當我寫完一個宏的時候，發現VLOOKUP已經早就實現這個功能了。