OA工做流規格--轉

工做流是整個OA系統的核心，也是BPM的核心，工做流到 底須要實現哪些功能，本文就此以用戶的需求爲藍本進行闡述。工做流表面看起來是很簡單的，無非是一個表單模板，一個流程定義，而後起草後根據設定的流程一 步一步走下出，可是因爲業務的差異以及變幻無窮的需求，實際上比須要實現的功能遠比上述功能要複雜得多，這也是不少的開源的工做流系統並無真正用到

OA中來的緣由。
一個基本的要求是：一個審批模板能夠供全單位使用，如請款單，全單位就一個請款單格式，其流程的設定能夠應用全單位而且可以正常流轉，這樣的要求實現看起來很容易，實際上難度極大。
OA工做流規格
1. 文檔模板和表單模板
模 板通常有二種類型，一種是文檔模板，一種是表單模板。如任免、公文等是標準文檔模板型工做流，其正文內容是文檔格式，通常是WORD或者EXCEL格式。 而請款單，請購單通常狀況下是表單模板。表單模板只能填每一個字段的內容，不能進行全文的修改。文檔模板和表單模板的工做流最大的區別點是需不須要對審批表 單內容進行統計和分析，文檔模板由於是基於文本的，因此對於審批單據是不能對其內容進行查詢的。而表單模板由於是預設了字段，字段內容是實時提取到數據庫 中的，因此能夠對單據的內容進行查詢。

如請款單，能夠根據請款金額、請款部門、請款人等進行查詢和統計。
文檔單據如：任免單是不能對其內容進行查詢和統計的。
文檔模板和表單模板根據單據的內容各有用途，視用戶的單據狀況來選定。
不管是文檔模板仍是表單模板，對於審批的過程通常都能查詢出來。對於一個成熟的工做流系統，必須同時提供文檔模板和表單模

板供用戶選擇。
2. 固定流程。
所謂的固定流程指的是對於某個審批模板，先設定好其須要審批的流程，在審批的過程當中，單據會按照設定的流程一步步走下去。

如：申請者-部門經理-總經理。
3. 自由流程
所謂自由流程說得簡單點就是上一步決定下一步，由上一步的審批人在審批完成後，根據須要選定下一步由誰去審批或者結束流程。對於單位某個流程不太明確或者可變性很是大的比較適用。
4. 固定流程和自由流程的結合。
固定流程和自由流程相結合指的是：原則上流程已經設好了，應該一步步走下去，可是在某個位置，審批人能夠選定下一步的審批

人，而後再按照預約的流程走下去。
如：申請者-部門經理-出納-財務經理，對於大一點的公司，有多個出納，哪一個出納在崗，就讓哪一個出納審，那麼就能夠把出納那步

設成自由流程，當部門經理審批完後，會自動列出全部的出納，部門經理選擇其中的一個出納而後提交。
5. 條件流轉
以請款單爲例：金額小於3000元，審批流程是：普通員工-部門經理。若是金額大於3000元的審批流程是：普通員工-部門經理-總經

理，那麼在流程定義的時候，須要根據單據的填寫值進行判斷，系統自動選擇流程。
6. 崗位跳轉
崗位跳轉指的是根據起草人或者審批人的崗位，自行選擇相應的流程。
崗位跳轉在選型的時候常常不被用戶重視，實際它是影響到工做流可否應用的關鍵因素。
舉一個例子：
起草者是普通員工的審批流程是：普通員工-部門經理-財務經理。
起草者是部門經理的審批流程是：部門經理-總經理-財務經理
起草者是總經理的審批流程是：財務經理
起草者是財務經理的審批流程是：總經理
流程設定的時候必需要有對起草者的崗位進行判斷，而後才能做出正確的流程選擇。若是沒有崗位跳轉的功能，以上的流程很難實現。
崗位跳轉和條件跳轉在使用的時候通常會一塊兒使用。常常在一個流程單中，即要崗位跳轉又要條件跳轉。
崗 位分爲絕對崗位和相對崗位，如：總經理、財務經理等都是絕對崗位，選定了某個絕對崗位至關於選定了某我的。絕對崗位比直接選人的好處是，當某人調崗或者離 職後，流程不須要從新設定，只要在崗位中把人換了就能夠了。若是在流程中直接設定人，那麼人事一旦變更，因此有的流程單都須要調整。
相對崗位如部門經理就是一個相對，也就是說一個崗位下有多人，職責並不同。
如起草者-部門經理-總經理。部門經理必定是起草者的部門經理，不能跳到其它部門的部門經理那兒去。
7. 跨級崗位跳
跨級崗位跳通常指的都是相對崗位，如：審批者（普通員工）-主管副總審批。
這個單子就比較麻煩，由於中間跳了一級，普通員上面還有部門經理，若是直接找主管領導的話，是找不到主管副總的。因此係統須要可以支持跨級崗位。
8. 一人多崗時的崗位跳
如： 起草者-部門經理，部門經理是一個相對崗位。若是起草者有二個崗位，他既屬於人事部，又屬於行政部。那麼他就的部門經理就有二個分別是人事部經理和行政部 經理，若是他是以人事的崗位發起的申請，應該自動提交到人事部經理，若是他是以行政的崗位發起的申請，就會提交到行政部經理。這就是一個多崗時的崗位跳。 一人多崗的崗位跳對於單位有一人多崗狀況是很是重要的，不然某些人的流程就會不正確。
9. 明細表單
請假單這種單據就是一條記錄，因此他只有主表，沒有從表。
可是對於請購單，除了請購人，請購總金額外，通常須要掛請購物品的明細、單價、金額等。
因此這些明細保存到數據庫中與請購單一塊兒構成了主從表結構。
有不少OA並不支持明細表單，這樣對於請購單這樣的單子，對請購物品的彙總等就難以談起。
10. 表單的域權限
在審批過程當中，單據上的全部內容應該有權限劃分，誰能看到哪些內容，誰能設定哪些內容均可以進行定義。
如銷售單通常有成本項和利潤項，成本項和利潤項通常員工並能不可以看到。稱之爲「讀」權限。
成本項和利潤項通常是財務填寫，經理只須看不須改，這就是寫權限。
表單的域權限控制很差的話，就會對單位的商業祕密產生極大的影響。
系統須要根據用戶的權限，自動差異單據的權限。
11. 傳閱、歸檔等的併發流
若有一個流程：申請者-副總經理的一張單子，申請者須要提交副總審批的一張單子，不須要部門經理審批，可是須要讓部門經理知曉，這相似於CC的概念，稱爲傳閱的併發流。同理有歸檔或者其它的併發流。這種併發流的特色是一個流程的執行過程當中，會產生另外的的流程，互不影響。
12. 數據查詢
審批流轉通常分爲三類工做，1） 審批模板的創建 2）審批的過程 3）審批後處理。數據查詢指的是審批後處理。對於請款單，審批結束後，相關人員能夠對請款單的內容進行查詢。如每月的某人發出的請款單。
13. 數據報表
相似於審批數據查詢，數據報表指的是對審批完成後的數據出分類報表。
如採購單：能夠出各部門分類彙總、增加曲線圖的餅圖、柱圖等。
14. 催辦
在審批過程當中，常常有人沒有及時審批單據致使單據積壓，能夠發起催辦信息，提醒及時處理。
15. 自動計算
對錶單中的數字內容進行計算，如錄入單價和數據，就會自動顯示金額。
16. 委託辦理
當某人不在時，能夠把本身的審批權委託給其它人進行審批，能夠設定委託期限，當到期後，自動回收委託權。
17. 表單的簽章
對於不少的單位而言，習慣於原來人工的操做模式，須要在單據上實現自動簽名或者自動簽章。
18. 分支選擇流
根據上一步的選擇，選擇不一樣的分支進行流程執行。
如：若是上一步是總經理審批的，會選擇一個分支進行流轉。如上一步是副總審批的選擇另一個分支進行流轉。
19. 模板和表單權限
對於某個審批模板，能夠設定誰能夠用這個模板來發起，誰能夠修改這個模板，誰能夠監督和管理這個模板做出限定。
20. 監控和管理
對於某個模板產生的單據，能夠設定監督人和管理人，這樣既使她沒有審批權，也能夠看到該單據，同時發送催辦信息。
當某個單據由於某種緣由須要臨時更改流程時，監督和管理人能夠修改流程，以免單據的積壓提升工做效率。
21. 歸檔
審批完後的單據須要可以歸檔，歸檔分爲人工歸檔和自動歸檔，自動歸檔能夠設定歸檔的期限，如三個月後能夠自動歸檔。
22. 審批人可以按人、按崗位、按相對崗位設置
指定審批人時，既要能夠按人選擇，對中小企業尤爲如此。同時能夠按照絕對崗位，相對崗位進行設置。關於絕對崗位，相對崗位上面有不少的描述。
23. 文檔的痕跡保留
對於文檔型的審批，能夠保持痕跡。這樣審批人可以一目瞭然知道原稿和審批稿的區別。
24. 附件在線編輯
對於WORD和EXCEL文檔的附件，提供在線編輯功能。有時須要把下載和打印功能屏蔽，以保證信息的安全。
25. 審批過程當中及申請時的附件功能
在審批過程當中，申請人和審批人均可以隨時上傳附件。
26. 公章
對於正規的文件，須要能夠加蓋電子公章。
27. 文檔模板的讀寫權限。
一樣是爲了保證信息的安全，對文檔是否可編輯、可打印、可下載做出定義。