嚴格把關ERP選型標準防止項目失敗

目前作EPR的軟件公司不少，大的小的、國內的國外的，參差不齊、各有所長。正由於如此，每個有必定規模的ERP項目基本上都會經歷招標選型過程。但招標過程稍有不慎，就可能會形成項目失敗。由於據有關資料統計，80% ERP項目失敗的根源就在於沒有作好招標工做。
　　 前不久，公司委派我負責啓動ERP項目招標選型工做，招標工做表面上看起來比較順利，一切都循序漸進的進行。可是如今回想起來，仍是有一些很值得和你們分享的細節和注意事項。原本項目招標體現的是要公平、公正、公開，目的是爲企業找一個比較優秀的ERP合做夥伴。可是因爲ERP項目的資金通常比較大，使得不少人蠢蠢欲動，各方人馬使出各類招數想要得到這個項目，使到在招標過程當中老是脫不開人際關係和人情的束縛。這不，咱們剛開始項目招標工做的準備，各類走後門和說情的人就來了。
　　 面對錯綜複雜的人際關係，咱們招標組產生了一個疑問：ERP招標怎樣作才能夠減小複雜的人際關係的影響，真正體現公開、公正、公平的原則。通過幾個通宵達旦的研究，咱們總結出一個作法：就是咱們先設置好必定的門檻，只要達到了這個門檻，到底跟哪一個ERP廠商合做就讓領導去拍板決定了。由於就算是經過人情得到了咱們這個項目，只要ERP廠商可以達到咱們精心設置的門檻，也可以保證項目的質量，咱們還能夠不得罪說情的人，巧妙的迴避了人情包袱。
　　招標書製做過程的常見誤區
　　招標很重要的一環是起草招標書。若是把招標過程比做「考試」，那麼招標書無疑至關於「考卷」。不只要提早發佈，並且還要把考試的具體要求準確地歸納並公示出去，以便吸引更多符合條件的ERP廠商前來「報考」，達到充分競爭的目的。但因爲咱們ERP招標經驗不足，在此次招標過程當中犯了一些誤區。主要以下：
　 （1）招標書需求寫的不夠細緻、深刻
　　通常來講，招標是指採起科學的程序將項目需求廣而告之，再擇優錄取，最終通過一系列接觸、談判等活動，完成合做、實現最優的過程。但ERP招標選型並不是和普通物品採購同樣是一錘子買賣，它須要綜合考慮ERP廠商的實施能力、二次開發能力等要素。在ERP招標書上企業需求是一塊不容忽視的內容。可是，咱們在製做招標書時在需求上存在一些過大過粗的錯誤，使咱們在招標過程當中不但出現風馬牛不相及現象，也浪費了大量的寶貴時間。
　　 例如，咱們在寫銷售管理需求時，只在招標書上說要實現「銷售訂單價格分級確認審覈」需求。這個需求大部分的ERP軟件均可以實現。可是具體如何實現則沒有說明清楚。如分級審覈要分幾個級別審覈，是分三個級別仍是五個級別?在後來的ERP廠商演示的過程當中，咱們發現許多廠商只可以實現對於價格的三級確認，而按照咱們企業的現實需求則是須要五級確認。最後發如今全部的投標廠商中只有五家廠商符合要求。這說明咱們在招標說明書上沒有寫清楚需求，結果把不少時間都浪費在這些基本功能的篩選上。若咱們可以把這些基本需求定義得再詳細一點，或許可能有部分ERP廠商就會自動退出了，咱們也就不會浪費過多的時間。
　　 從這個例子咱們能夠看出在招標書上把需求寫詳細、寫清楚是很重要的。由於能夠直接過濾掉一些不符合咱們要求的廠商。因此，在招標書書寫以前，要先進行需求調研、分析、研究。沒有準確、詳細需求的招標書，對於招標工做來講不可是浪費時間，並且很容易被對方鑽空子。所以，做爲招標企業首先要弄清楚本身的ERP需求，明白本身有什麼，沒有什麼，想要什麼，作到心中有數，而後再展開招標工做。
　　 （2）招標書只是對模板的簡單複製
　　 利用其它企業的ERP招標「模板複製」是咱們此次招標的另外一個誤區。原本「模板複製」是一個經驗借鑑、高效率和低成本的途徑和方法。所以，在進行ERP項目招標書製做時，不少企業ERP項目負責人都會耍個小聰明，在搜索引擎上查找ERP招標合同模板，而後對招標模板進行修改和再寫做。實際上這種取巧的「模板複製」會使咱們對本公司的需求未加以深刻的系統思考，結果是形成後來ERP廠商的投標內容與咱們企業真實的需求不一致。
　　例如，對於ERP來講重點在於管理流程，其核心思想在於管理模式。可是，不一樣企業之間即便是行業相同的不一樣公司，它的經營背景、管理人員的思惟都是不一樣的，故其採用的管理流程、管理模式也不多是相同的。可是，咱們又不能說誰對誰錯，由於管理模式沒有統一的評價標準。所以，不一樣的ERP項目所制定的招標標準、標書寫做標準都會多有不一樣。故咱們在寫ERP招標書的時候，不能簡單的把其它公司的招標書拿來複制拷貝一下，由於這根本不可以體現企業的真實需求，這種抄襲的招標書對於招標工做是沒有多大的指導意義的，並且或多或少還會給招投標工做帶來危害。
　　如何設置招標門檻，找到合適的合做夥伴
　　俗話說，林子大了，什麼鳥都有。在ERP項目過程當中，項目招標是一件很重要的工做，也是一件比較困難的工做。在這麼多的投標書中，咱們如何才能快速找到趁心如意的合做夥伴呢?爲了提升招標效率，咱們的經驗是在招標以前，就要設置一些硬性指標，先過濾掉一些不符合要求或不知足條件的公司，達到篩選的目的。結合此次的招標過程，分享一些或許對你們有所幫助的經驗和總結：
　　（1）對投標人行業資質作出嚴格門檻限制
　　 通常來講，爲了保證充分競爭，應儘可能使合格的ERP廠商都能來參加投標。但也要避免投標人過多，給雙方形成沒必要要的負擔。例如，如今能提供ERP軟件與實施服務的廠商和服務商不下數十家，若都讓他們進行投標的話，則咱們進行評標的時候要累死，並且也缺少針對性。所以，建議在ERP廠商進行投標以前，要先按必定的規則進行資質過濾。
　　例如，不一樣的行業通常會有不一樣的ERP版本，若把服裝行業的ERP軟件拿到機械製造業去實施的話，那顯然是馬頭不對牛嘴，會鬧笑話的。因此，第一個過濾條件就是要看企業自身所屬的行業，對投標人的資格、資質做出嚴格限制以初步篩掉一些不合格或不合適的ERP廠商。而把不適用本身行業的ERP軟件剔除出局後，就能減小招標的範圍，也能提升軟件的針對性。所以，在招標以前咱們建議要先對投標人的資格和資質進行限制過濾。雖然這項工做可能須要花費咱們一點時間，可是是很是值得的。
　　（2）設置關鍵需求門檻，明確實質功能符合性
　　 通過第一層篩選後，咱們還會收到不少的招標書，咱們篩選起來仍是比較麻煩。例如，在評標的時候，咱們發現了一個讓咱們啼笑皆非的現象，不少軟件公司在標書的製做上不惜血本，動輒花費上千元，又是銅版紙又是彩印，厚厚幾大本，給咱們的感受是印刷精美，很有分量。但惋惜的是內容是東拼西湊，胡編亂造,甚至不少投標書都是大同小異的。在一些基礎性的內容上都是你抄我，我抄你，沒有多少本身的創見。
　　爲此，決不能選那些公關好而實力弱，缺少行業需求實施經驗，拿到錢後你就得求他的廠商。所以，咱們必需要設置一些關鍵功能的考覈門檻，做爲進一步考覈他們的指標。這裏還有一個好處，是咱們看他們投標書的時候，就不須要再看厚厚的整本內容，只須要看這些關鍵功能是否知足就能夠了，能夠大大節省咱們的時間和精力。這個在招標上有一個專門的術語，稱爲「實質性響應」。
　　（3）把二次開發實力做爲項目招標的重要門檻
　　 如今大部分的ERP系統都是套裝軟件，套裝軟件每每不可以適合企業的所有需求。企業或多或少須要在原有套裝軟件基礎之上，進行一些必要的二次開發。而有時候二次開發的速度與效果將會直接影響到項目可否按時上線以及項目的效果。所以，對於二次開發有兩個最基本要求：一是要可以及時完成，不要由於二次開發而影響到項目的總體進度；二是要求二次開發的功能要跟現有功能緊密結合，不要出現明顯的漏洞等。
　 不要小看這兩個看似簡單的要求，其實這對於ERP廠商來講是有必定困難的。一方面，ERP廠商的二次開發人員每每是有限的，或者說客戶數量每每跟二次開發人員不成比例。當客戶數量多的時候，企業不得不排隊等候進行二次開發。有時光排隊就排了一個月時間，這就會大大的影響ERP項目進度。另外一方面，二次開發人員通常是不一樣於原設計的開發人員，這會產生技術能力的差別。因此，在ERP項目招標時，除了須要關注軟件功能、實施顧問、價格等因素以外，還須要考慮ERP廠商的二次開發的技術能力，要把二次開發做爲一個重要的門檻來設置。
　 （4）價格第二，價格所包含的內容纔是第一
　   在通常物品採購招投標工做中，多是價格低者優先。可是，在ERP項目角度來看，這是很不合理的。負責過ERP項目的人都知道，要讓某個ERP項目上線是沒有多大難度，可是要讓其取得不錯的效果是很是困難的。例如，有些不負責任的ERP廠商會把ERP軟件上線收到項目款就行了，至於後續這個軟件用的怎麼樣，他們就無論了。因此，在ERP招標過程當中不要過多的關注產品價格，而應該把目光放在投標價格中包含的內容。例如，有些ERP廠商是把軟件實施成本與軟件受權價格是分開的，而有些則是合併在一塊兒；有些會提供三年的免費服務，而有些則只提供一年免費服務，一年後必須收取合同款的百分之幾做爲維護費用。因此，在招標的時候咱們必定要明肯定義這個招投標價格中包含哪幾部份內容。大到是否包含軟件受權費用，小到實施顧問的住宿、車費等如何分攤都須要定義清楚。只有在統一的基準下，價格相互之間纔可以進行比較；如果在不統一的基準下，單純的價格比較是沒有意義的。
　　 通過這四輪的考覈之後，通常狀況下會只剩下三到五家備選合做夥伴。最後的工做，可能就是價格戰與人情公關了。這個固然是要讓領導去做最後的拍板決定了。其實，根據個人觀察，能順利經過精心設置的門檻考覈的ERP廠商，不管是哪家基本上均可以知足咱們的要求。也就是說，即便最後是經過人情關係或者價格優點取得咱們項目合做權的，也徹底有能力服務好咱們的ERP項目。
　　 總而言之，要想剷除ERP失敗的根源，就必需要作好ERP項目的招標工做。方法是：找到本身的企業特色和關鍵需求，並精心設置招標門檻，最大程度地規避ERP項目風險。同時，只要認真執行招標過程的每個環節，作到無私、公平、公正，那麼招標工做就必定可以高質量的完成。