如何寫出合格的電子郵件

做者：唐風

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記得我畢業時第一次到公司面試的時候，人事經理問我，你第一次到公司有些什麼印象？我當時回答她說，我從公司大門進入到面試的會議室，中間路過了辦公區（當時咱們公司還比較小），我看到大部分人的屏幕上顯示的都是Outlook（Foxmail）這樣郵件客戶端的界面，好像大部份人都是在處理郵件，我覺得一個技術公司應該是寫代碼，調板子的人比較多的。人事經理笑了笑，沒有作什麼回答。這些年過去了，回顧工做的這些年，才發現原來本身接觸最多的工具也是郵件客戶端，處理郵件雖然不必定能說是「最重要的」工做，但卻能夠說是「最常作的事情」。因此郵件的那些事，還真值得花時間整理整理。

不少剛入職的同事都寫的郵件都不太好，還有很多工做有些年頭的同事，寫郵件也不注意。這裏面有意識的問題，也與沒有比較好地培訓和教育有關。那麼怎麼寫出合格的郵件呢？

首先要注意的是標題。

一封郵件發過去，對方最早看到的就是標題，標題的好壞很是重要，但又經常被人忽略。郵件的標題應該有很強的歸納性，最好能讓對方看完以後就能準確地知道這個郵件要說些什麼內容，能準確判斷是否本身是否須要仔細閱讀這封郵件。爲何呢？由於通常郵件的收件人都不少，但不是每個人都須要仔細地閱讀郵件的全文。好的標題可讓對方節省不少的時間又不至於漏掉重要的信息。要知道，不少人（特別是領導們）一天收幾百封電子郵件。若是郵件標題寫得很差，極可能這個郵件會被誤判，並且也可能讓郵件的接收者感受不快。好的標題還有一個重要之處就是讓郵件便於分類和搜索。在工做中，郵件是很是多的（工做一兩年後郵件文件有幾個G都是很正常的），若是沒有好的分類的搜索，那麼一兩年後郵件會變得很是地混亂，並且找起來也很麻煩。不少人都會使用客戶端建立過濾和分類的規則以實現自動的分類，若是咱們發郵件時能讓標題比較清楚，有規律，那麼接收方就能比較容易整理郵件。

那麼，怎麼寫好郵件標題呢。我以爲，好標題應該有

1. 分類信息：好比在郵件最開頭寫上[技術討論][彙報][工做外][ProjectName][資料共享][通知]等等
2. who，when 和 what：寫清楚誰，在何時，什麼事（最主要是what）
3. 有規律：對於一些常常重複發的郵件，好比日報，週報，例會通知等等，應該保持一致的寫法。

舉個例子，一些合格標題：

• [NotePad++][通知] 2013年9月07日 13：30  項目組GroupLeaders在第三會議室召開項目定例會
• [WLW][彙報] WLW項目第4週週報
• [Sublime][Bug聯絡] Bug B098 重現步驟的確認

好的標題並無嚴格統一的標準，要寫好可能須要不斷地實踐和體會，下面我再舉一些我以爲不太好的標題的例子，只要注意檢查，這些問題是很容易能夠避免的。

問題 1. 沒有標題

沒有標題是最低級的問題，但確實是不少人都容易犯的問題。不用細說，但必定要杜絕。

問題 2. 「回覆」，「轉發」字符過分重複

當咱們回覆或者轉發郵件的時候，客戶端通常都會自動地在郵件標題最前面加上「回覆」「轉發」等字樣。不少時候咱們要在一個事情上討論不少次，來回反覆地確認。這時標題上就會出現一連串的「回覆」字樣，多到時候郵件列表標題中只有一串「回覆」而完成看不到原標題的內容了，這樣形成郵件閱讀者很是不方便。最好是在郵件客戶端進行設置，讓客戶端自動判斷，不重複增長標題的前綴。若是客戶端不支持，那麼最好手動刪除掉重要的前綴。

問題 3. 過於籠統和隨意

很多人把郵件當成即時聊天工具，不管是標題仍是正文都寫得至關地隨意。好比我常常會看到「問一下」，「請教」，「在不在」，「有個bug」這樣的郵件標題。郵件是一個相對比較正式的交流工具，如前面所說明的那樣，標題是有它特別的意義和功能的，這些內容並不太合適出如今標題中。

問題 4. 胡亂地回覆與轉發

針對一個問題咱們可能須要反覆地交流，你們會在這個郵件在進行回覆和轉發，這都沒有問題。但有些人喜歡偷懶，不想輸入收件人的地址，因而就直接用以前使用過的郵件，直接在這個郵件在進行回覆，標題也不修改，寫的內容倒是新的主題。文不對題，這是很是很差的作法，和問題2同樣，這樣作會顯得發件人不專業，不職業。並且會給收件人帶來很大的誤導。

選擇合適的收件人

郵件必定是有收件人的，收件人的選擇也是有一些講究的。最基本的就是合理地選擇TO（收件人）和CC（抄送）的對象。TO的對象中的人，表示你但願對方必定要閱讀本郵件。而CC中的對象則表示，可讀可不讀，當我把郵件發到您做爲參考了，若是對郵件的內容感興趣，或是之後再想確認的時候能夠查看。還有一類收件人，是「BCC（密送）」，密送的對象也會收到郵件，可是TO和CC中的收件人是不知道密送對象的存在的。密送基本上不會用到，我一次都沒有使用過，由於有點「打小報告」的心虛，並且可能對其它收件人也不是太尊重。因此建議你們慎用密送的收件列表。

上面是一些基本的準則。再具體一些說說選擇收件人的方法。

郵件只發給與郵件內容相關的人員，不要過於擴大化，也不要漏掉。好比項目經理（技術經理）公佈新的編碼規範，那麼項目組的全部開發成員都應該在To的列表中，而測試，集成，配置人員應該在CC的列表中，QA視狀況放在TO或是CC中均可以。這樣的郵件通常就不發給更上級（好比部門經理）了。漏發，可能會致使有些人沒有及時瞭解到必要的信息，而發給無關人員（部長，總經理）則給對方帶來垃圾信息，浪費對方寶貴的時間。與客戶交流的郵件，則通常最好都抄送給本身的上級，這樣當本身出現失誤之類的時候上級可能補充和指導，對客戶有些不在本身職權範圍內的疑問，要求也有上級來對應。

每次回覆和轉發的時候，必定要查看本身回覆或是轉發的內容是否是當前收件人和抄送人列表中的全部成員。特別是有時候郵件回覆的層級很深，中間有些內容可能不必定再合適轉發給新的收件者。這種狀況下，若是轉發，必定要查看確認後，把不合適發送的內容刪除掉再轉發。而若是本身在回覆的時候但願加上新的收件人（TO，CC），或是想刪除掉某些人再回復，那麼增刪完收件人之後，在回覆的郵件中要加上說明，說本身增長（刪除）哪些收件人，明示這一信息是對其它收件人的尊重，也避免對方誤會和誤判。

郵件正文

郵件正文詳細描述本次郵件想說明的內容。正文應該是一封郵件的主要部分，但須要說或是要注意的點卻很少。由於正文根據不一樣的狀況能夠有不一樣的形式，沒有統一的標準。好比行政部門的節日（生日）祝賀可能很歡快活潑，而人事發的調動通知、人事任命通知就須要很是嚴肅準確，每種類型都有本身的風格，我這裏只集中在寫項目中常寫的一些郵件，提一些咱們須要注意的問題。

若是寫郵件說明狀況、作彙報，最好避免寫大段落的文字，大部分人的寫做和閱讀能力都通常，對大量文字的控制和理解力也不算好。因此，大段文字的狀況下，寫出來的東西很容易內容不許備集中，而閱讀者也很辛苦，極可能看漏某些東西。因此通常建議把要說明的內容列成簡明扼要的點，列在郵件中，這樣會比較清晰，閱讀的人也看起來也容易把握。

一個郵件最好只有一個主題，所說的內容都與這個主題要相關，好比說彙報本週的Bug列表，那麼郵件中就只講本週Bug相關的事。有多件不相關的事要說明，就分紅多個郵件來寫。

寫郵件必定要特別注意標點，特別特別須要注意的是要慎用感嘆號，關於這一點，我曾經寫郵件這樣提醒一名同事：

我建議：發郵件的時候請儘可能不要使用感嘆號。感嘆號是特別強烈的感情表達：興奮，迫切要求，憤怒，大聲喊叫等等。從閱讀感覺來說，感嘆號表達的情緒會根據閱讀者，以及閱讀者對郵件發送者的瞭解程度不一樣而有很大的變化。很難控制。很是容易引發誤會和閱讀者不適。因此感嘆號在郵件中最好不要使用，給客戶的郵件尤爲不要使用。由於原本你們就不在一塊兒，溝通不順暢，因此要特別當心，我作BSE這幾年看到很多僅僅是由於感嘆號而使得事情無必要地複雜化的例子。

經驗之談，不必定對，請參考。

－－－－－－－－－舉個例子－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
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我建議：發郵件的時候請儘可能不要使用感嘆號！感嘆號是特別強烈的感情表達：興奮，迫切要求，憤怒，大聲喊叫等等！！從閱讀感覺來說，感嘆號表達的情緒會根據閱讀者，以及閱讀者對郵件發送者的瞭解程度不一樣而有很大的變化！很難控制。很是容易引發誤會和閱讀者不適！！因此感嘆號在郵件中最好不要使用，給客戶的郵件尤爲不要使用！！由於原本你們就不在一塊兒，溝通不順暢，因此要特別當心，我作BSE這幾年看到很多僅僅是由於感嘆號而使得事情複雜化的例子！

經驗之談，不必定對，請參考！

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－－－－－一樣是上面這個郵件，我把句號都改爲感嘆號，－－－－－－－－－－
－－－－－看起來是否是像是在指責和教訓？像每句話都是喊出來的？－－－－－
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當咱們回覆對方郵件的時候，若是是針對對方問題作出回答，那麼必定要標識清楚本身回答哪一部分。通常有兩種方式，一是在對方的郵件中直接inline地寫回答（用顏色區分標出本身回答部分），而後在回答郵件的正文部分說明「我已經inline地回答了你的問題（提出了個人意見），請參考」。另外一種方式是，把對方的問題，或是你對對方郵件有疑問的部分拷到你的郵件正文中，用必定的符號標出，而後再寫你的回答。好比

>>對方的問題（從對方郵件中拷出）
本身的回答

若是你收到郵件時，你在CC的列表中（這表示對方可能不期待你會回答或是回覆），或是在一個郵件會話中，你原本幾乎沒有發言，這時中間插話的話，最好能在郵件開頭先說一句「很差意思我從中間插一段，我想說……，」之類的，這樣不會顯得失禮。

若是對方是把郵件發給你的，由於郵件雙方通常是見不到面的，因此單獨回覆一個優先低郵件表示你已經收到了，大概會在何時去處理它，這樣會比較禮貌並且對方也比較放心。

還有就是要注意儘可能避免錯別字（慚愧，我是錯別字比較多的）。出現錯別字，輕則讓對方以爲不嚴謹，嚴重的時候會影響對郵件的理解。這點其實特別難檢查好，但也確實很容易出問題。

由於對日郵件寫得比較多，這裏也再加兩條對日郵件中常見的注意點。

通常日本人寫郵件都會在郵件正文中顯式地寫出TO XXX，CC XXXX，以示對收件者角色的強調，而且郵件打印的時候也可能會更清楚不丟內容。另外，日本人寫郵件的時候，習慣每寫30個字左右的時候就手動換行，他們以爲這樣閱讀起來會更容易些（這點我我的並不贊同，但寫日文郵件的時候通常都會尊重對方的習慣）。文本的格式也一般都使用TXT，而不多用富文本。

附件

附件也是常常出問題的地方，要注意的點其實很簡單：

1. 若是你的郵件中寫了請參考附件，那麼必定要帶附件。郵件遺漏是很是常見的錯誤，發出去也比較失禮。（如今不少工具都能對空附件和空標題進行檢查了）
2. 若是附件太大，那麼就分卷壓縮成多個發給對方，考慮到對方的郵件服務器的負載，實在太大的附件（超過15M以上），就最好是經過其它工具，好比FTP之類的來發送的。並且若是附件比較大，那麼要注意儘可能不要羣發，省得引發網絡的負載太高，若是對方是能夠經過內網共享，那麼就有選擇性地發給某一我的，再由他減小對方的負荷。
3. 私密的資料要加密壓縮，這就要注意了，必定要當心不要把壓縮密碼搞錯了，不然重發就特別浪費時間了。密碼最好不要在同一個郵件中明寫，通常狀況下雙方應該會有事前約定，若是沒有事前約定的狀況下，則另起郵件再發密碼。
4. 附件的名稱應該能講清楚這個郵件是什麼（不人少對「命名」很不講究）
5. 最好能在郵件正文中簡單說明一下附件講的是什麼，如今不少人已經習慣用手機收郵件，因此有一些信息幫助判斷這個郵件是否有必須收的話，對方會以爲很方便。

其它（簽名，回執，重要性設置）

其它還有一些邊邊角角的問題，好比說郵件的我的簽名，通常來講公司都是有統一要求的，按這個統一的要求來就好了。若是沒有統一要求，那麼能夠很簡單地寫上本身的經常使用聯繫方式（電話之類的）做爲簽名。注意工做的郵件簽名不要過於花哨和隨意（這不是QQ~！）儘可能地正式一點，至少不會帶來負面印象。

回執通常用得比較少，因此建議不要使用，特別是建議不要設置爲每一個郵件都要求對方回執，這樣作比較煩人。重要的郵件，要求收件人手動回覆可能更靠譜一些。

還有一個就是重要性的設置了，這個比較簡單，但有些人也習慣直接在標題中加上「重要！」或是「緊急！」之類的，也能夠。只是要注意不要每封郵件都標重要（我就見過這樣的人~！），不然別人慢慢會無視你的郵件的。

好了，此次寫得比較多，主要是怎麼避免出現一些常見問題使本身的郵件看起來不太專業，但確定也還有些遺漏，本身的想法也可能有些地方並不合適，歡迎你們補充和糾正。