職場必看！九段祕書，你在第幾段？

九段祕書

所謂「九段祕書」是指祕書在安排一次工做會議時，要作到發通知、抓落實、重檢查、勤準備、細準備、做記錄、發記錄、定責任、作流程，最後將整個會議過程作成標準化會議流程，讓任何一個祕書均可以根據這個流程，造成不依賴於任何人的會議服務體系。每段流程凸顯的價值不一樣，圓滿完成所有九個階段流程的祕書方可稱爲「九段祕書」。

示例

總經理要求祕書安排第二天上午九點開一個會議。在這件事下，什麼是任務?什麼是結果?
通知到全部參會的人員，而後祕書本身也參加會議來作服務，這是「任務」。但咱們想要的結果是什麼呢?下面是一至九段祕書的不一樣作法。

一段祕書的作法:

發通知——用電子郵件或在黑板上發個會議通知，而後準備相關會議用品，並參加會議。

二段祕書的作法:

抓落實——發通知以後，再打一通電話與參會的人確認，確保每一個人被及時通知到。

三段祕書的作法:

重檢查——發通知，落實到人後，次日在會前30分鐘提醒與會者參會，肯定有沒有變更，對臨時有急事不能參加會議的人，當即彙報給總經理，保證總經理在會前知悉缺席狀況，也給總經理肯定缺席的人是否必須參加會議留下時間。

四段祕書的作法:

勤準備——發通知，落實到人，會前通知後，去測試可能用到的投影、電腦等工具是否工做正常，並在會議室門上貼上小條:此會議室明天幾點到幾點有會議，會場安排到哪，桌椅數量夠用嗎？音響、空調是否正常？白板、筆、紙、本是否充分？個人準備，在物品上，環境上，能夠知足開會的需求了嗎？

五段祕書的作法:

細準備——發通知，落實到人，會前通知，也測試了設備，還先了解這個會議的性質是什麼?議題是什麼?議程怎麼安排，而後給與會者發與這個議題相關的資料，供他們參考(領導一般都是很健忘的，不然就不會常常對過去一些決定了的事，或者記不清的事爭吵）。提早的目的是讓參會者有備而來，以便你們開會時提升效率。

六段祕書的作法:

作記錄——發通知，落實到人，會前通知，測試了設備，也提供了相關會議資料，還在會議過程當中詳細作好會議記錄(在獲得容許的狀況下，作一個錄音備份)。
會議開完，就完了嗎？會議上你們討論的問題，作出的承諾，領導的安排，部門之間的配合，都有許多會議的成果，須要有人記錄下來。

七段祕書的作法:

發記錄——會後整理好會議記錄(錄音)給總經理，而後請示總經理會議內容沒有問題後，是否發給參加會議的人員，或者其餘人員。要求他們按照執行。

八段祕書的作法:

定責任——將會議上肯定的各項任務，一對一地落實到相關責任人，而後經當事人確認後，造成書面備忘錄，交給總經理與當事人一人一份，以紀要爲執行文件，監督，檢查執行人的過程結果和最終結果，按期跟蹤各項任務的完成狀況，並及時彙報總經理。

九段祕書的作法:

作流程——把上述過程作成標準化的「會議」流程，讓任何一個祕書均可以根據這個流程，複製優秀團隊，把會議服務的結果作到九段，造成不依賴於任何人的會議服務體系！