爲何要使用工時表管理，可帶來哪些好處？

工時表清晰地闡明所用時間的指望和結果。實際上，對於僱主和員工來講，實施工時表管理有不少好處。

對僱主的好處：

一、改善成本和預算編制

從工資單的角度來看，辦公室職員花費的時間是一項相對固定的成本，但工做類別可能有所不一樣。員工可能在處理不一樣的項目，可能在爲不一樣的客戶或不一樣的部門工做。

爲了優化工資單及其餘方面的預算編制和成本計算，你須要知道員工的工資具體花在哪些方面。若是不跟蹤實際工時，企業只能靠猜想估算員工工時，這反過來會影響編制項目、客戶工做等方面預算的精確度。

二、改善績效
在許多辦公環境中，員工機械式地應對沒完沒了的任務和會議。他們在午休時間爭分奪秒，下班時也不考慮花在其餘活動上的時間。
經過引進機會，跟蹤員工在各項活動上所花的時間，僱主能溫和地驅動員工思考效率問題。同時，員工也開始評估自身花費時間的方式，並可能作一些改進和調整，幫助員工更好地規劃他們的工做日。這二者結合將巧妙地提升績效。

三、改善開票流程

在沒有嚴格「計費工時」政策的企業中，處於辦公時間的員工一般不向客戶收費，或根據估算值或商定的總額進行收費。此方法可能有一些優勢，但也是形成收入損失的潛在緣由。

高級管理人員一般會得到更高的福利待遇，所以他們的時間更加昂貴。若是不跟蹤他們的工時，企業可能會陷入這樣愚蠢的境地：

「一名時薪爲150元的初級顧問花了4個小時幫助客戶，這是客戶須要付費的時間。然而，這位顧問須要經理的幫助，時薪爲300元的經理花了2個小時幫助他的初級同事。」

在最好的狀況下，若是不考慮經理在此特定交易上花費的時間，提供服務的成本就會遭歪曲。但可能的狀況是，客戶應該爲這項服務支付兩倍的費用，由於還有更多的工做要作。

四、改善計劃

從審批和管理的角度來看，不斷增長的員工數也是個問題，尤爲是大型公司。若是對辦公室職員的時間分配沒有確切地瞭解，你就很難爭論爲何須要增長人手。

若是公司計劃經過增長更多的項目、客戶等來進行發展，那麼就須要評估可用資源。若是現有資源客觀上具備95％的容量，那麼在額外資源不增長的狀況下，接收更多的工做可能會形成災難性後果。公司最終可能會對客戶過分承諾，而後在聲譽和收入上形成更大的損失。

五、下降成本

這不是跟蹤員工時的主要目的，但認可這一點仍然很是重要。彈性工做時間會增長員工懈怠的風險。可是，企業不但願向僞裝全心全意工做、實際只有一半時間在工做的員工支付全職薪酬。

對於辦公室職員來講，使用匯總的工時是個很是好的選擇。若是你的員工意識到，他這個月的工做時間少了，那麼他就應該在下個月進行補償，不然薪資就會稍微受到影響。

這樣能平衡工做環境，但重要的是建立開放性對話。若是員工意識到本身每月工做的時間在減小，那麼他可能會進行調整，進而下降工資成本。

對員工的好處：

一、更明確的指望

辦公室裏關於時間的廣泛觀點是，全部事情都應該在必定的期限內完成。但未完成的工做堆積如山，優先級逐漸變得模糊，員工開始糾結該作什麼。他們必須不斷爲下一步作決定，這反而是壓力的另外一個來源。

經過向經理提供活動相關信息，他們能夠找到決策的來源。一段時間的工時有限，在決定什麼能夠作和將要作什麼時，保持坦誠是必須的，雙方要明確需求。
二、加強的時間控制

若是不加以衡量，就沒法改進。這樣作，你就能更好地計劃、安排和控制活動。
彈性工做時間和附帶項目當然很好，但若是你有幾項任務，須要幾個小時來完成，但離交付只剩下一週的時間，那麼顯然你須要增強對時間的控制。

三、更好的晉升/獎金論點

天天早到晚走就能代表你對公司的奉獻嗎？還有什麼比一份工時表報告更能證實那些額外時間花在重要的項目上呢？

員工能夠利用他們的活動信息來更好地辯論，他們爲何有資格升職或者得到獎金。其次，員工的戰略性和紀律性代表他們對我的目標和公司目標的投入。

四、工資與勞力相匹配

勞動力短缺問題愈來愈嚴重，加班再也不是可選項，在某些公司中反而是必選項。在某些狀況下，這很是不幸，也不可避免。
當員工決定犧牲我的時間，花更多時間工做，他們就應該獲得相應的報酬。這不只僅是公平的問題，並且是公司和員工之間創建信任忠誠關係的問題。

許多狀況下，加班工資微不足道，但認可這種加班所帶來的影響，多是敬業員工留下或離開到壓力較小的地方的區別。

雙方都受益於透明度的提升

綜上所述，僱主和員工都能受益於跟蹤辦公室職員和按月計工資員工的工時表。這種方法的最大好處是，能夠更清楚地瞭解時間支出。掌握這些信息有助於就績效、薪酬、目標等進行認真而誠實的交談。
一家公司從未跟蹤過固定員工的工時，這並不意味着就應該保持這種狀態。對於外派僱員來講，跨地區、跨部門的開展平常工做，甚至穿插於多個項目執行任務的狀況是常有的事，用傳統方式向上級彙報工做的辦法非常複雜。
與此同時，企業管理者也經常因沒法隨時監控該員工的時間管理及項目進度，以及財務單據的遠程低效傳輸而倍受困擾，這些問題都須要一款專業管理軟件來解決。

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