企業工做流設計原則及注意事項

工做流是企業信息系統的核心和靈魂，在公司管理和運轉中引入審批工做流，替代本來的紙質申請和審批，能夠有效提升公司的運轉效率以及公司管理制度的規範化。

一般，工做流所包含的頁面內容基本上沒有大的差異，更多的是在內部邏輯數據的處理上，能夠關注一下幾點：

一．角色

在企業中，每一個人都會有本身的崗位職責和層級之分，不一樣的崗位和層級定位不同，須要完成的任務也不同。

在審批流程中，大體抽象劃分爲兩類：

1.發起人

流程的發起人是一個流程的全部者，也是比較關心審批進展的人，發起人完成的主要是事務性、操做性的工做。從發起人的角度來講，在建立完審批事項後，還須要完善相關信息、催促審批人及時審批、處理駁回修改意見、從新提交等。發起人角度設計的要點是：兼容統一發起入口和業務場景觸發經常使用的審批事項要方便找到有統一彙總的審批管理頁面。

2.審批人

審批人在流程中須要完成的主要是決策性的工做，所以在審批人的視角，內容和操做都應該儘可能精簡：

只看到最重要的信息，避免信息過多影響判斷只進行必要操做，不能有過多選擇或過多輸入，影響決策效率統一的頁面進行審批操做和管理須要有審批歷史，以便追溯。

二. 內容

1. 提煉最小集合

根據審批事項的不一樣，流轉內容也會有所不一樣。對於審批流程的設計來講，須要在實際業務中提煉出最核心的內容，一則能夠減輕發起人的工做負擔（發起一個審批要填一堆的資料相信沒人會開心），二則能夠提升決策的準確性和效率。

例如一個請假審批流程，核心就是請假時間、事由和請假類型；而一個立項投決的審批，則須要重點展現立項會的表決結果，同時還須要把會議記錄作爲附件帶上，以便在必要時能夠查看，在交互上，這裏一樣須要注意內容的歸類、收納。

設計要點總結以下：

內容儘量精煉有些內容是必要的，但系統能夠自行獲取就不要讓發起人再輸入一遍預置經常使用的內容，用選擇的方式替代輸入的方式，同時也提升了內容的規範性。

2. 查看和修改

在審批的過程當中，有時候須要讓不一樣的審批人查看不一樣的內容，且限定有些人有修改權限而有些人只有只讀權限，這都會在後面的「權限」裏總結。

三. 流程

1. 自主選定審批人流程

這是一種比較輕量、靈活的審批流程形式，適用於公司規模不大、流程沒有標準化的狀況。要點是發起人發起一個審批事項並提交時，須要自行選擇下一個環節的審批人。而下一個環節的審批人審批經過後，能夠選擇繼續流轉到再下一我的去審批，或者結束這個流程。

2. 串行流程

串行流程就是每個審批環節的人審批經過後，纔會進入到下一個環節。每一個環節的駁回，能夠根據業務須要，設計成駁回到發起人、駁回到上一個環節或駁回到指定環節從新審批，或兼而有之，作爲選項供審批人選擇。

3. 並行流程

並行流程是一個審批環節須要幾我的或角色審批經過纔算經過，能夠有如下兩種方式：

任意一我的審批經過即進入下一環節必須全部人審批經過才進入下一環節

上述第一個方式比較好理解，第二個方式和串行流程容易混淆，即一樣是要多我的審批，究竟是一個接一個、仍是同時經過纔算經過？到底用哪一種方式，區別是審批人是否是同一個級別，並行的方式其實相似於同級別的會籤，而串行方式適合有上下層級關係的狀況。

並行流程的駁回則相對簡單，通常是設計成有一我的駁回則該環節即算駁回。

4. 條件觸發流程

條件觸發流程在審批工做流中也比較常見，設計上就是某個審批環節要由誰/或哪一個角色審批，須要取決於條件判斷。例如金額低於1萬元由財務總監審批經過後即結束，金額在1萬元以上則由副總裁審批經過後即結束。

5. 混合流程

混合流程顧名思義就是混合了以上幾種流程，仍是以上述金額審批爲例，咱們修改爲：金額低於1萬元的，由財務審批經過後即結束；金額在1萬元到10萬元的，須要先由財務審批，以後交由副總裁審批經過後即結束；金額高於10萬元的，須要由董事長和總裁一同審批經過後才結束。

四. 動做

1. 經過

經過動做由審批人操做，是否須要輸入經過緣由、經過緣由是否必填須要根據實際業務狀況決定。總結就是：簡單申請不須要填寫經過緣由，或者緣由選填經過緣由須要填的話，可用於反饋或激勵發起人的狀況。

2. 駁回修改

駁回修改動做由審批人操做，和經過不一樣，爲了讓發起人知道如何修改，駁回緣由通常須要設定成必填項，不然發起人或上一個審批環節的人不知道爲什麼被駁回、以及要如何修改。

駁回修改可根據業務須要，在如下邏輯中選擇：

駁回到發起人駁回上一環節駁回到選定的以前的某個審批環節。

3. 從新提交

從新提交由發起人操做，和駁回修改是一一對應的。設計上要注意，審批人審批從新提交的內容時，須要附帶上一次駁回修改的緣由。

4. 取消

取消動做可選，通常來講是發起人取消，而不是審批人取消，緣由以下：

審批人只關心一個審批事務過來後，判斷並決策是經過仍是駁回取消和駁回含義容易混淆，區分不開

在設計上，咱們還能夠作到發起人是否可取消可由配置項進行配置。

五. 權限

權限的控制貫穿在審批流程的方方面面，上述的角色、內容、流程和動做都會涉及到權限的控制。權限體系的設計是一個大工程，在審批流程中，採用基於角色的訪問控制體系（RBAC）是一個不錯的選擇：

「基於角色的訪問控制體系，包括用戶、角色、目標、操做、許可權五個基本數據元素，每一個角色至少具有一個權限，每一個用戶至少扮演一個角色，能夠對徹底不一樣的角色分配徹底相同的訪問權限，用戶和角色是多對多的關係。」

設計要點總結以下：

操做和許可權內容，可區分爲功能權限和數據權限什麼人能夠發起什麼審批，由功能權限控制什麼人/角色在整個審批流程中可見什麼數據，由數據權限控制什麼人/角色能夠審批什麼環節，由獨立的審批配置控制。

六. 配置和擴展性

審批工做流的配置靈活度和開發複雜度成反比，具體要靈活到什麼程度，須要由業務需求決定。通常針對公司開發的中後臺系統，靈活性相對較少，而面向多個公司的商業化的系統，則靈活性要求大大提升。配置的靈活性體如今如下方面：

審批流程的類型可修改具體的審批環節可增刪改各個環節審批人/角色可配置審批相關的權限可變動

七. 效率

工做流的核心目標是提升企業運行效率，若是線上審批流程效率還不如原來的紙質操做，那這個流程的設計就是失敗的，也失去了意義。所以，在完成整個審批流程的設計以後，咱們還須要花大精力對流程的效率進行審視和優化。對於審批流程效率的提高，總結就是：審批的操做盡量精簡，且操做含義明確只要求輸入必要的表單待審批事項及時通知到審批人審批進展及時通知發起人發起人可選擇主動催促審批人作好下一步操做的引導。

總結

審批流程是中後臺工做流的基礎應用，咱們在設計的過程當中，把握的核心要點是「提升效率，規範管理」，在設計過程當中要時時回頭審視，以避免脫離了這個最重要的目標。

牧碼人.