企業項目管理軟件選型指南

項目管理軟件將取代OA，成爲企業管理基礎業務平臺，這是大勢所趨。

OA，即辦公自動化系統，其使命是將手工的平常行政工做搬到軟件上實現，主要爲金字塔型組織單位解決無紙化和自動化辦公問題，而數據的積累和使用處於次要位置。

隨着信息化和社會總體管理能力的提高，實現量化管理和精細化管理將成爲企業獲取競爭優點的必要前提，量化和精細化的基礎是數據，所以數據將成爲企業的關鍵資源和核心競爭力，不少管理工做脫離了數據根本沒法開展，譬如資源分析、績效管理、項目預測、過程度量和優化等等。

項目管理理念最先興起於單個項目的管理，並逐步發展爲一門完整的學科領域，其理論、方法和工具也在不斷的演化和完善。項目管理理念的核心是數據以及基於數據的度量和控制，這正契合了當前企業管理的需求，而信息化能力的快速提高也使得整個企業實施項目化管理成爲了可能。

在此背景下，項目管理軟件獲得了飛速發展，從以前的專項輔助工具逐漸走向了通用化和集成化，在溝通、流程和對矩陣式組織架構的支持方面也快速提升，不斷向企業管理基礎平臺方向演化，國內比較典型的是統御至誠的oKit項目管理軟件。

最終項目管理軟件將實現企業管理的全程記錄和量化，造成企業內部大數據。基於大數據理論和工具，項目管理軟件將爲企業管理提供面支持和推動，成爲企業管理的基礎業務平臺。

目前，項目管理概念不是很統一，這也形成了項目管理軟件的定位差別。有些是用於計劃管理的，如微軟的Project，有些是用於問題跟蹤的，如Jira，有些是用於工程項目管理的，如甲骨文的P6。但實現對企業項目化管理的支持，項目管理軟件須要具有如下基礎能力：

1、 可以以項目爲核心，結構化記錄全過程數據。

彼 得德魯克說過，「不能度量就沒法管理」，度量依託數據，所以數據是管理的基礎，沒有數據就談不上積累、監控、統計、分析、評價和持續改進。但不是全部的數 據都能做爲管理的基礎，用做管理基礎的數據必須是真實的、及時的、完整的、結構化的，補錄的數據、片斷的數據、僞造的數據、不易使用的數據不但沒法用於管 理，還可能帶來負面影響。

做 爲一個管理系統，積累數據的最好方式是融入到每一個使用人員的業務中，在使用過程當中造成天然的數據積累，既不增長用戶負擔，又能得到有效數據。所以，項目管 理軟件須要具有足夠的支撐能力和易用性，不只爲整個組織的項目管理及相關工做提供支持，還能爲每一個使用它的人提供工做上的幫助，而不是負擔。

項目數據應該包含但不限於項目的基本屬性、狀態、進度、問題、缺陷、計劃、任務、成果、需求、溝通、團隊、預算、支出、風險、報告等等，不只是靜態數據，還應包含中間過程數據。項目管理軟件須要具有結構化存儲以上數據的能力。

2、 支持矩陣式管理模式，信息可以在多維度間流動。

資源部門和項目線交叉是一種高效的管理模式,但這種管理模式也會帶來管理上的挑戰,應對挑戰的前提是信息可以在多個維度快速共享和有序流動，做爲企業基礎業務平臺的項目管理軟件須要提供這種支撐，全面支持矩陣式管理模式。

信息主要來源於項目，但項目辦公室（PMO）、資源部門以及支援部門也都會產生信息，信息要可以按需受控的在各維度流動和呈現,這包括但不限於項目內部、PMO、資源部門、主管領導、支援部門等。項目管理軟件須要承擔起信息的收集、彙總、控制、分發和展示職責。

同時系統的權限機制要提供對矩陣式管理模式的全面支持，從功能和數據兩個維度進行有效控制。

3、 可以以流程來驅動業務，確保每項業務的有序和每一個環節的質量。

流程是企業管理的骨架，沒有必要流程支撐，管理會陷入混亂。企業管理中，各種項目的多頭並進將是一種常態。在達到必定量級後，若是保證每一個項目可以有條不紊的開展是一種挑戰，控制每一個項目的質量也會變得很是困難。

主要的業務都要有明確的流程和規範，項目管理軟件要能承擔起流程驅動和規範業務的職責。經過提供靈活的可配置的工做流引擎來驅動每項業務有序的開展，並結合質量控制措施，如檢查表來保證每一個項目，每一個環節的質量。

流程包括但不限於項目申報、立項、變動、跟蹤和驗收。

4、 可以進行高效協同，支持全面及時的溝通。

PMBOK中 建議項目經理要花75%以上時間在溝通上，可見溝通在項目中的重要性，沒有溝通，就沒有管理。項目溝通管理具備複雜和系統的特徵，著名組織管理學家巴納德 認爲「溝通是把一個組織中的成員聯繫在一塊兒，以實現共同目標的手段」。良好的項目溝通才能讓項目干係人獲取足夠的信息、發現潛在的問題、控制好項目的各個 方面。

項目管理軟件做爲基礎業務平臺，應該努力增長肯定的溝通，下降不肯定的溝通；應該在組織、項目、任務三個層面提供方便的溝通和協做手段；應該提供靈活多樣的高效的溝通手段，以提升溝通效率。

協同和溝通是項目最頻繁的工做之一,系統的便利性會很大程度上影響人員溝通的意願和質量,信息應該可以自動組織、按需呈現、主動通知、即時溝通,而不是須要用戶本身去找信息，處理信息和經過郵件或社交工具非系統化的發送信息。

5、 可以進行方便的擴展，確保系統的長期適用性。

企 業組織的業務不可能一成不變。管理系統是爲服務於組織管理的配套工具，隨着業務的不斷拓展以及企業管理水平的提高，對項目管理軟件的要求也會隨之調整和提 高。一旦上線後，管理系統使用越久，上面沉澱的數據越多，更換就越困難，成本就越高。所以項目管理軟件須要具有良好的擴展能力，可以在有限成本的約束下盡 可能長時間的知足業務調整和管理提高帶來的需求變化。

要 作到方便的可擴展，確保系統的長期適用性，項目管理軟件須要作到如下幾點：首先、系統必須是一個可控的開放式的系統，包括數據結構和源代碼，數據能進能 出，具有良好的可集成性，以上是未來擴展的基礎；其次、系統應該具有靈活可配置能力，包括標準、流程、報表、屬性、權限甚至界面；最後、系統的架構必須合 理，爲未來規模的擴展留有充分的餘量。

6、 可以對各種信息提供靈活強大的圖表展示和分析能力。

能 被人讀取和使用的數據才稱之爲信息，而將數據以各種圖例和報表展現是使用數據獲取信息的最有效手段。每一個項目都會涉及到大量的信息，包括項目基礎信息、工 做過程記錄、各種過程文件、項目日誌、項目計劃、以及各種報告，而圖表可以很是直觀的地將這些數據分析統計的結果表達出來，能夠說，展示是數據轉化成可用 信息的最後一步，所以，項目管理軟件須要提供一種靈活的報表機制和強大的報表平臺來從不一樣的維度呈現項目信息，經過報表平臺對項目信息進行統計彙總分析， 並以各種圖表的方式直觀形象地呈現給爲全部的項目干係人，爲管理和溝通提供強有力的支持。

7、 提供高效查詢和檢索手段，下降信息使用門檻，提升信息利用率。

做爲企業基礎業務平臺，項目管理軟件將存儲項目及相關業務的全過程數據，隨着時間的推移，將變成一個組織內部大數據平臺。數據是一種財富，特別是結構化的真實數據。經過數據的量化分析能夠持續改進管理過程，經過數據的複用能夠大大提升項目效率和質量。

在 海量數據中查找想要的相關數據沒有查詢和檢索功能是不可想象的，所以項目管理軟件須要具有兩種能力，一是數據結構化存儲，分門別類，層次分明，這在第一條 中已經說過。第二點就是必須提供快速高效的查詢檢索機制，包括按關鍵字查找和全文檢索，相似於組織內部的百度，但不一樣於百度的是內部項目管理軟件須要考慮 結果的權限控制，只有作到如此才能即有利於信息的使用又確保信息的安全可控。

8、 提供完善的知識管理能力，實現知識的沉澱和快速分享。

知 識不一樣於普通數據，是通過整理的有效的能夠直接使用的數據。知識資產是一個組織最爲重要的一部分資產，是知識經濟時代組織賴以生存和發展的根本動力，知識 管理平臺將成爲組織成長的重要基石。項目須要一個完善的知識管理平臺，以方便的使用和分享經驗和知識，實現知識的快速流動和價值的倍增，提升知識積累和復 用程度，提升組織的生產效率。知識包括但不限於經驗的總結、管理制度、標準規範、模板樣例、經常使用軟件、可複用數據等等。

9、 可以實現績效考覈，造成閉環，持續改進。

績效是對項目、部門和單我的員指定段時間內的評價，是持續改進PDCA環中重要環節，績效工做不到位，項目和組織管理過程就形不成完整的閉環，就沒法作到持續改進和不斷提升。

績效評價要想達到預期效果必須堅持公平公正的基本原則，同時也須要考慮實施成本。依託客觀數據的考覈是最公平的，但考慮到人與人的協做貫穿項目始終，所以主觀評價也應做爲績效的重要組成部分，作到量化的客觀加360°主觀考覈是理想狀況。

做爲企業基礎工做平臺的項目管理軟件，記錄了項目及與項目相關的全過程數據，是實現量化客觀考覈的最佳實現平臺。另外考慮到系統的溝通協同能力和報表處理能力，能夠將360°主觀考覈一塊兒歸入，作到客觀加360°主觀的方式對項目、部門和我的進行公平、公正的績效考覈。

企業項目管理軟件考覈還應該作到考覈方面、考覈維度以及權重可自定義，考覈全程無紙化、統計報表自動化，並可以進行績效對比分析和及時反饋。